Gestionar la plantilla es una de las tareas más complejas en la empresa, especialmente en los establecimientos cara al público, donde la necesidad de personal puede variar en función de la demanda -rebajas, Navidad, temporada estival en la costa-. Pero no solo ahí, gestionar turnos en una fábrica o en el canal de distribución, nóminas, cuadrar vacaciones… la lista es interminable. En períodos de alta demanda, empresas como Amazon casi doblan su plantilla.
Las contrataciones temporales son una solución, pero también pueden suponer grandes retos, no solo a nivel de formación, sino de gestión. Retos que los directores de Capital Humano (HCM) y sus equipos deben conocer en profundidad y ser capaces de gestionar de forma integrada, sin datos aislados y sin necesidad de cruzar información entre diferentes sistemas.
Cuadrar a mano la plantilla, la carga de trabajo, las nóminas, libranzas… son tareas arduas y que exigen precisión, consumiendo tiempo y recursos. Consolidar los datos o tener información del ROI de la fuerza de trabajo se convierte en algo casi imposible si no se dispone de las herramientas adecuadas.
Múltiples sistemas y hojas de cálculo, tareas tediosas y repetitivas como asignar roles, gestionar las localizaciones, controlar la asistencia… todo ello en un único sistema te permitiría dedicarte a lo que realmente importa.
Identificar cuándo los empleados están infrautilizados o sobrepasados, conseguir el equilibrio en la plantilla en diferentes períodos y en función de las exigencias -demanda, producción, etc.- son tareas que sin un sistema adecuado pueden suponer un grave problema. La falta de visibilidad lleva a la incapacidad de prever los picos y actuar antes de que el problema surja.
La asignación de horarios y comunicación a los empleados para su organización -y, por tanto, para su satisfacción-, comunicación de cambios y ajustes… ¿Cuánto tiempo consume?
Cuadrar los períodos vacacionales con los horarios partidos puede ser un auténtico dolor de cabeza
El sueño del departamento financiero y de RR. HH. es tener el coste exacto de la mano de obra y el ROI, sobre todo si es posible hacerlo en tiempo real.
Muchas veces los empresarios asumen que el software de monitorización y planificación de la plantilla son demasiado caros y una pérdida de tiempo para su negocio, pero calcula cuánto tiempo dedica tu empresa a estas tareas. Las horas, días e incluso semanas pueden reducirse a unos minutos. Utilizar un ERP para empresas de servicios permite optimizar la planificación y gestión de la plantilla, mejorar la eficiencia en la distribución de tareas y ofrecer visibilidad en tiempo real sobre el rendimiento de los empleados. Tomemos un ejemplo: el trabajador A solo puede trabajar 3 sábados al mes porque está estudiando, el empleado B es un menor y solo puede trabajar cierto número de horas y nunca más allá de las 10 de la noche; el trabajador C va a casarse y estará de vacaciones 15 días. ¿Cuánto tiempo necesitas para cuadrar la plantilla de modo que no afecte al rendimiento y tus empleados estén satisfechos porque sus necesidades se han tenido en cuenta?
Un software de monitorización y planificación de la plantilla, junto con la capacidad de gestión y análisis de SuitePeople de NetSuite agilizan la introducción de información de los empleados, nuevas contrataciones, incorporación de empleados, nóminas, promociones, modificaciones en las compensaciones, organización de la plantilla desde un sistema integral. Al tiempo que brinda a los empleados la posibilidad de solicitar permisos, acceder a los directorios de y organigramas, monitorizar los próximos calendarios de vacaciones, e incorporaciones o reconocer públicamente a sus compañeros por el buen trabajo.
Aparte de los problemas relativos a la gestión del capital humano, los responsables de recursos humanos también deben superar las barreras que sus propios sistemas tienen y que impiden una gestión eficiente, aunque exista automatización.
La integración de sistemas es uno de los puntos más preocupantes para los departamentos de RR. HH. La integración de un CRM para fabricación con NetSuite permite gestionar toda la información sobre la fuerza de trabajo, optimizar el proceso de contratación y mejorar la visibilidad de las operaciones. Para que HCM tenga éxito, todo, desde la nómina y la contratación hasta la gestión de beneficios y la planificación de recursos, debe estar alineado y coordinado. Es muy frecuente en las empresas utilizar soluciones aisladas que operan en silos, lo que impide tener una visión holística del capital humano.
Entre las 3 principales preocupaciones de HCM figura la falta de visibilidad. No todos los sistemas son capaces de garantizar que los datos son fácilmente accesibles, visibles y que se pueda hacer un uso compartido. NetSuite y Zuus te dan visibilidad y acceso a la gestión desde cualquier lugar, dispositivo y momento.
Cuando los datos relativos al capital humano están alojados en diferentes aplicaciones gestionadas por departamentos distintos, es inevitable que se produzcan inconsistencias. Depender en diferentes personas y aplicaciones garantiza la falta de fiabilidad y, por tanto, imposibilita una estrategia HCM efectiva. SuitePeople garantiza que la información está disponible de forma universal y transversal, de modo que todos los interesados pueden disponer de la información y analizarla para alimentar, proteger y desarrollar el talento.
Se trata de la principal preocupación de los profesionales de RR. HH. señalada en el estudio. Es un problema que afecta a todas las áreas de una empresa, pero especialmente a HCM debido a la cantidad de datos y operaciones que este departamento debe llevar a cabo. Solo consolidar los datos de diferentes aplicaciones puede llevar cientos de horas, por no mencionar el tiempo y esfuerzo que hay que dedicar a cargar esa información.
Según un estudio de la Sociedad para la Gestión de RR. HH., el 70% de los profesionales opinan que «ejecutar los procesos de gestión del tiempo, personal y finanzas de forma eficiente y sin sobresaltos con recursos tecnológicos limitados es un auténtico reto”. Por eso, utilizar un software complete y capaz de gestionarlo todo de forma rápida, eficiente y económica alivia las preocupaciones de los empresarios y gerentes. Y lo que es más importante, permite que se centren en la estrategia y el negocio, y puedan delegar las tareas imprescindibles para el funcionamiento, pero que no añaden valor a su negocio.
Si te identificas con esta situación y además quieres un software con una avanzada seguridad, gestión universal de los datos y capacidad global para tener el control no solo de tu central, sino de las delegaciones internacionales que tengas o vayas a tener en un futuro, contáctanos. Estaremos encantados de mostrarte toda la capacidad de NetSuite y Zuus para la gestión de tu capital humano.
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Este artículo parte del debate compartido durante el Insights Day de NoBlue2. Mientras esa presentación mostraba cómo la tecnología está aprendiendo a pensar y actuar de forma inteligente, este artículo aborda el otro lado de la ecuación: cómo las personas y las organizaciones deben evolucionar para adaptarse — del IQ al EQ y al AQ.
