A menudo se comenta que cerca de la mitad de las nuevas implantaciones de ERP fracasan. Cómo se llega a esta cifra y qué se entiende exactamente por fracaso son cuestiones discutibles.
Pero es un hecho que la implantación de un ERP es un proyecto laborioso y transformador además de costoso. Por eso, no puede permitir que fracase. Es fundamental que se haga bien para optimizar el dinero, tiempo y esfuerzo del personal que requiere.
Con ese fin hemos elaborado una lista de siete aspectos clave que garantizarán que la implantación de su ERP sea un éxito.
Completar su proyecto de implantación de ERP en un número determinado de semanas o meses dependerá de que todo el mundo esté disponible para afrontar las etapas clave en el momento adecuado. Si no puede completar las etapas clave a tiempo, debido a que alguien está enfermo o de vacaciones, los plazos del proyecto se retrasarán y es posible que no se cumpla el calendario final.
Es posible que haya elaborado su calendario de acuerdo con una visión idealizada y perfecta de la gestión de proyectos. Pero el mundo no suele ser perfecto y los retrasos y cuellos de botella desbaratan los planes mejor trazados. Establecer plazos realistas, con tiempo extra, es mejor que intentar terminar a tiempo recortando gastos o precipitándose.
Los problemas pueden aumentar los costes. Un retraso en cualquier fase tendrá un efecto dominó, lo que significa que se tardará más en completar el proyecto. Esto puede implicar costes adicionales de consultoría o puede suponer una pérdida de costes de oportunidad si su personal no puede pasar a otras tareas.
Pero hay otros aspectos que pueden hacer que los costes se incrementen. La ampliación del alcance es una de ellas. Es mejor ceñirse al enfoque del proyecto trazado al inicio a menos que también esté preparado para que la implantación de su ERP dure y cueste más.
Lo mejor es reservar una cantidad presupuestaria para contingencias con el fin de hacer frente a los imprevistos. Si las expectativas de costes son realistas, es más probable que se alcancen los parámetros del proyecto y, por lo tanto, se reduce la posibilidad de que el proyecto fracase.
La implantación de un nuevo software ERP impacta en toda la empresa. Por lo tanto, es fundamental que el director del proyecto consiga el compromiso de toda la empresa. No se trata sólo de que los altos cargos, el consejo de administración o el equipo directivo se comprometan con el proyecto, sino también de involucrar a otros jefes de departamento, gerentes y personal.
Cuando todo el mundo se compromete, se implica plenamente en el éxito del proyecto. Así se consigue un mayor sentido colectivo de la importancia del proyecto, lo que garantiza que todos los implicados le den prioridad y se motiven a sí mismos y a su personal para lograr los mismos fines.
Lo más indicado para conseguir el éxito en un proyecto de implementación de un ERP es contar con un jefe de proyecto con experiencia para dirigirlo. Su experiencia en proyectos anteriores le hace consciente de los posibles escollos que hay que evitar y sabrá cómo sacar lo mejor tanto del equipo interno como de la consultoría encargada de la implantación.
Con su experiencia previa en implantación de ERPs, también serán capaces de gestionar las expectativas de las principales partes interesadas al tiempo que mantienen el proyecto controlado y bien encaminado.
Si no tiene a nadie que haya dirigido antes un proyecto de este tipo, puede que le corresponda a usted supervisar y dirigir el proyecto o bien recurrir a una consultoría empresarial, que además le ayudará a optimizar los procesos de la empresa y aplicarlos. Asegúrese de elegir internamente los mejores gestores, los más concienciados y orientados al proyecto.
Un cambio generalizado como el que supone la implantación de un nuevo ERP puede enfrentarse a dudas y resistencia al cambio. Es normal que los empleados estén acostumbrados a sus procesos y sistemas actuales y no que no estén dispuestos a aceptar el cambio.
Por lo tanto, es fundamental planificar la mejor manera de gestionar el cambio cuando se implanta un nuevo software. Una comunicación exhaustiva es clave en la gestión del cambio y debe ser la base de todo el enfoque.
El director del proyecto debe proporcionar actualizaciones periódicas y detalladas sobre el proyecto y su estado a todas las partes interesadas. De este modo, se gestionan mejor las expectativas y se fomenta el diálogo, lo que hace que el equipo del proyecto pueda resolver cualquier problema con mayor rapidez.
La implantación de un nuevo software en su organización es una excelente oportunidad para racionalizar sus datos. Es posible que en el momento de cambiar disponga de sus en diferentes plataformas o sistemas y que estén en distintos formatos. Es más, puede que no sean en absoluto coherentes o precisos.
La transición a un nuevo sistema es la oportunidad de racionalizar y ordenar, de unificar la información y hacerla consistente. Podrá localizar, limpiar, de-duplicar y formatear -incluso borrar alguna información obsoleta- para que esté racionalizado y optimizado para su uso.
La migración de datos desde varios sistemas también permite elegir la mejor manera de formatearlos. Conseguir un acuerdo sobre cómo hacerlo suele ser difícil, ya que implica a usuarios con prioridades y necesidades distintas. Pero una vez que se acuerda un formato estandarizado, la integridad de los datos está garantizada, lo que hace que la migración sea una tarea mucho más sencilla.
Para garantizar la adopción generalizada de su nuevo sistema y vencer la resistencia al cambio, es necesario formar a sus usuarios lo antes posible.
Impartir formación durante la implantación ayuda a identificar cualquier pequeño problema que puede solucionarse antes de que el sistema entre en funcionamiento. Además, disponer de usuarios con formación previa, le permitirá desplegar un plan de formación para el resto de la plantilla, de modo que, una vez que el nuevo ERP se ponga en marcha, contará con gran parte del equipo preparado para utilizarlo desde el momento cero.
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