8 Consejos para Maximizar el Valor al Elegir un Proveedor de ERP

Cuando estás haciendo un tender entre diferentes softwares ERP para la gestión de tu negocio, es habitual y aconsejable crear algún tipo de documento que enviar a las consultoras de software para cumplimentar, de modo que sea posible comparar las ofertas:

• Relación de Requerimientos
• Documento de Especificaciones
• Solicitud de Información
• Presupuesto
• Preparación de Oferta

Su objetivo es que los requerimientos y la oferta incluyan todas las áreas de negocio claves que necesitas que el sistema gestione y mejore, así como la funcionalidad deseada y todo aquello que el software debería cubrir. Todo ello separando la parte funcional de la parte económica, de modo que sea posible comparar de modo adecuado.

Cuando prepares los requerimientos para poder hacer un tender de software, asegúrate de que incluye las áreas y funcionalidades clave que necesitas, y separa la parte económica de la funcional.

Asegúrate de que entienden tus necesidades

Incluso el documento más completo tiene vacíos de información que no es posible completar por parte de la consultora. La mejor forma de que las diferentes consultoras que entran a concurso entiendan lo que realmente se está pidiendo, incluidos los matices y requisitos para el cambio de procesos, es invitarles a ver el negocio en acción, antes de que tengan que enviar sus propuestas.

Invita a las consultoras en concurso a ver el negocio en acción para conseguir una propuesta más detallada y precisa.

No solo proporciona más información a las consultoras invitadas a participar, sino que a menudo, al escuchar las dudas y el feedback de los invitados, aparecen nuevas necesidades, flujos de trabajo o consideraciones que hasta entonces no se habían planteado.

¿Qué Software es Mejor? Coste vs. Funcionalidad

A la hora de puntuar las diferentes respuestas relativas a funcionalidad y coste, hay una serie de factores que deben considerarse, de modo que la comparativa se estructure de forma adecuada.

• Debes especificar desde el principio cómo deseas que te pasen la propuesta. Puedes preferir que presupuesten la mejor configuración posible, o que hagan la oferta que el proveedor considere el mejor trato. Debido a la complejidad de evaluación y los diferentes factores que influyen en las últimas fases de la negociación, es necesario definirlos claramente, para facilitar la comparativa.
• Cuando sea posible, determina el presupuesto. Ahorra gran cantidad de tiempo asegurándose que todos están alineados y no hay margen de error.
• Separar los requisitos en “Debe tener”, “Podría Tener”, “Me Encantaría que Tuviera”. Esta separación te permitirá no sólo saber el coste de cada requerimiento, sino planificar y entender el TCO (Total Cost of Ownership) y la propuesta de valor de cada elemento. Hay empresas que diferencian el comercio B2B de los Configuradores de Producto, por ejemplo, siendo la propuesta más rentable es implementar ambas desde el principio.
• Mira más allá, haz preguntas difíciles… ¿Qué pasa si quiero hacer una actualización o una mejora? ¿Qué pasa si el sistema se cae? ¿Y si lo tenemos alojado en servidores? ¿A quién puedo llamar para entender si el problema es del sistema o del alojamiento?
• Piensa en el largo plazo. ¿Es mejor un soporte self-service o contratar mantenimiento estándar y paquetes? Realmente quieres tener que llamar a un consultor cada vez que quieras generar un nuevo informe o solicitud, o cuando quieras cambiar el diseño/disposición de una transacción o añadir un campo nuevo? ¿Cuál es el coste y trabajo que te genera?
• ¿Cómo está de maduro el producto? ¿Es el mismo software con otra marca? ¿Está probado? ¿Cuántos clientes han implementado?… En el Desarrollo del ecosistema ERP se ven muchos “espejos y humo” para que la discusión gire en torno a sistemas propios o en la nube, así como promocionar productos como nuevos, cuando simplemente han hecho un lavado de cara y de imagen con una nueva marca.
• ¿Qué vía es la solución? ¿Encaja con la visión de tu negocio en el futuro? ¿Cómo es de ágil?
• Asegúrate de tener un equipo interno para el Proyecto, ya sean recursos propios, traer un consultor que lo lidere o usando una firma de consultoría independiente para asesorarte en el proceso y en la implantación.

Conclusión

Cuando afrontas la tarea de implantar un software de gestión empresarial ERP, habla internamente con los dueños de los procesos y haz que estén presentes en el análisis del negocio y la recogida de necesidades. Para la implantación es fundamental saber qué hay que pedir, que entiendan lo que se pide y por qué. Una vez decidido es posible que no sea necesaria su presencia, pero es necesario que, tanto internamente, como la consultoría que haga la implantación entienda el porqué de cada proceso y qué resultado se espera de él.

Plantéate contactar con una consultoría de negocio, hay muy Buenos profesionales que aportarán objetividad a tus requisitos y años de experiencia en procesos similares. El costo se verá compensado con el control y recorte o mejora de procesos.

Conoce a tus proveedores, visítales si es posible. Durante el proceso pasarás mucho tiempo con ellos y no debes menospreciar la importancia de la empatía y nivel de confort con el equipo que estará ligado a ti durante el proceso.

Por último, independientemente de quién resulte seleccionado, cuando tengas picos de trabajo y de cambios, recuerda los motivos por los que estás llevando a cabo este proceso. Es clave tener en mente las razones y objetivos para mantener motivado al equipo al tiempo que les exiges un esfuerzo extra añadido a sus ya exigentes tareas habituales.

Conoce los procesos, analiza la empresa, habla con una consultoría de negocio, conoce a tus proveedores y, sobre todo, recuerda los motivos del cambio.

¿Has pasado ya por un proceso de selección? Nos encantaría oír tu opinión y qué obstáculos has encontrado.