Cómo Gestionar el Cambio en la Implementación de un Nuevo Software

Comparado con el software en servidores locales, los sistemas en la nube son más rápidos y sencillos de implementar. Pero incluso los planes mejor diseñados deben considerar gestionar el cambio en la implementación. La adopción de un nuevo software puede resultar difícil para los usuarios, por lo que ayudarles en el proceso es vital.

Veamos cómo es posible incorporar la gestión del cambio en la planificación de implementación de un nuevo software.

1. Asegúrese de Involucrar a los Usuarios desde el Principio

El equipo a cargo del proyecto puede haber necesitado meses para elegir el software adecuado, buscando proveedores y distribuyendo presupuestos, planificando la migración de datos y diseñando el calendario y tiempos. Habrán invertido cientos de horas para asegurar el éxito, pero no es el caso del resto de futuros usuarios.

Cuando se implementa un nuevo software, algunos pueden pensar que se los ha dejado de lado. Quizá les resulta fácil usar el sistema y procesos actuales o es posible que simplemente se resistan al cambio. Si no ven un motive para cambiar, será más difícil motivarles. Para gestionar el cambio, es necesario involucrarles en la planificación y construcción del lanzamiento, de modo que lo apoyen.

Es fundamental consultar a los usuarios clave de la empresa -incluso desde el inicio del Proyecto. Si pueden aportar al diseño del sistema, se asegurará de que obtendrá una solución excelente que cumple sus expectativas y soluciona sus problemas actuales.

2. Esté Abierto a Cambios en la Configuración

Cualquier implementación de un nuevo software viene acompañada con planes detallados que profundizan en los detalles específicos del proceso, diseñados para cubrir las necesidades y requerimientos.

Su equipo habrá confirmado y aprobado el plan, pero cuando llega el momento de configurar el sistema, es muy posible que aparezcan opciones alternativas que sean más operativas. Su consultoría de implementación puede aconsejarle, por ejemplo, que para facilitar o acelerar un proceso es mejor usar otro flujo. En resumen, puede ser necesario hacer cambios -dentro del cambio que supone migrar a un nuevo sistema.

Si su equipo de implementación tiene la mente abierta a los cambios, estas modificaciones podrán implementarse sin gran impacto en el plan global.

3. Proporcione Formación para Empleados Antes de la Implementación

La correcta adopción de los usuarios es clave para el éxito, por lo que es fundamental formar a los usuarios antes de que el sistema entre en uso.

Necesitan saber usar el nuevo sistema antes de su implementación. Esto ayudará a vencer la Resistencia de los empleados y minimizar la disrupción, asegurando un cambio sin sobresaltos cuando el sistema esté preparado para usarse.

Con un cambio tan grande -cuando se trata de un software de gestión empresarial normalmente involucra a toda la organización- planificar la formación es importante. Si su negocio es grande, es posible que no pueda formar a todos los usuarios por adelantado. En su lugar, dé formación a los usuarios clave y planifique formación para otros en cascada.

4. Facilite la Transición con Comunicación Bidireccional

Garantizar la adopción del nuevo software por todos los usuarios de la empresa es fundamental para garantizar un retorno de la inversión positivo.

Pero un cambio de software a menudo implica cambiar la forma en que se gestionan las actividades diarias de la empresa, ya que puede ser necesario cambiar algunos procesos empresariales. Mientras que los implicados en la configuración habrán participado en el rediseño de los procesos para mejorar la eficiencia, los usuarios finales tienen que comprender cómo debe hacerse ahora, y es posible que les resulte duro adaptarse.

Durante la fase de ajuste los efectos secundarios pueden causar impactos no deseados. Esto puede llevar a usuarios insatisfechos, costes adicionales o demoras. Para reducir el riesgo de que ocurra, las empresas deben planificar la comunicación de los cambios, incluyendo el feedback de los usuarios

No es suficiente comunicar los cambios sin saber qué piensan de ellos los usuarios y si tienen alguna sugerencia de mejora o detectan algún aspecto que no se ha considerado. Es posible que al involucrar a los usuarios clave en el diseño y la planificación se hayan contemplado todos los problemas posibles, pero no se puede descartar que se hayan pasado por alto algunos detalles que deberán afrontarse durante la implementación.

5. Utilice el Servicio de Soporte tras la Implementación

Después de ir a producción, es importante seguir gestionando el cambio, y cómo puede ayudar a su empresa y empleados a adoptar y capitalizar el nuevo sistema de software.

Podría mantener un calendario de formación continua, de modo que se mantengan los niveles de competencia de su equipo.

La mayoría de las consultorías de implementación proporcionan servicios de soporte, como manuales de usuario o servicio de atención. Aprovechar al máximo este soporte hace que la confianza del usuario en el nuevo sistema se mantenga y garantiza que los pequeños problemas del día a día se solucionen rápidamente.

Gestión del Cambio en una Implementación de Nuevo Software

Una empresa que puede adoptar y gestionar el cambio está mejor posicionada para el éxito. Puede conseguir una implicación y participación más fuerte de los usuarios a través de la comunicación y formación.

Un proyecto que consigue involucrar a los usuarios antes de la implementación tiene mayor posibilidad de conseguir su apoyo y anular la resistencia.  

NoBlue puede ayudarle y guiarle en la gestión del cambio. Si está pensando migrar a NetSuite ERP, contáctenos para una sesión de consulta o presupuesto sin compromiso.