Consejos de Uso NetSuite – personalizando KPIs (Indicadores de Rendimiento)

Continuamos con nuestros consejos de uso NetSuite, diseñados para facilitar el uso de la herramienta y sacar el máximo provecho.  Hoy veremos cómo pueden personalizarse los KPI de modo que, de un solo vistazo la información que consideras importante para el desarrollo de tu actividad.

Ya hemos comentado otras veces que una de las ventajas de usar NetSuite es su capacidad para reunir en una sola pantalla la fotografía de los resultados de la empresa, algo fundamental para ver la situación e identificar posibles vías de mejora.  Ya explicamos cómo añadir KPI al panel de control en nuestro anterior post “Entender el Panel de Control”.

Además de los KPI que NetSuite ofrece por defecto, es posible crear informes propios, que son las búsquedas guardadas. Continúa leyendo para saber cómo hacer que una nueva búsqueda y convertirla en un KPI personalizado, así como añadirla a la cesta de KPI disponibles.

Convertir una nueva búsqueda en KPI

1. Elegir informe > Búsquedas guardadas > Todas las búsquedas guardadas > Nuevo (si no tienes acceso a la pestaña de informes, solicítalo a tu administrador)

2. En la lista Nueva Búsqueda Guardada, selecciona el Tipo de Búsqueda..
3. En el formulario de Búsqueda Guardada, introduce el título de la búsqueda. (Este título aparecerá en el desplegable de KPI personalizados en el pop-up “Configura Key Performance Indicators).

Define las características de la búsqueda, como Criterios que restringen los resultados obtenidos, Resultados que aparecerán en el resultado mostrado, y Filtros Disponibles que permitiendo filtrar de nuevo los datos en la página de resultados.

• Si solo quieres desplegar una cuenta del número de resultados de búsqueda para un KPI, cualquier búsqueda guardada funcionará.
• Pero si quieres desplegar un resumen de los kpi, como la suma (total), media, mínimo o máximo, debes seleccionar de la pestaña Resultados, debes seleccionar un campo (como Cantidad), y después elegir Tipo de informe, y Aceptar/Hecho

Nota: Los KPI no pueden trabajar con los filtros de búsqueda resumen porque los cálculos no incluyen agrupaciones.  Si una búsqueda guardada incluye un filtro de búsqueda resumen, el resultado del KPI puede variar respecto a los resultados de la búsqueda cuando ésta se ejecute.

• Si quieres mostrar una comparativa de datos guardados para diferentes períodos de tiempo, o mostrar los datos en un gráfico de tendencia, en el tablero de KPI o en el medidor, debes:

– Eliminar el rango de fecha de los criterios de búsqueda.
– Marcar un solo campo en tipo de resumen (como grupo, suma o cuenta)..
– Tener una columna definida como Filtro en la pestaña de Filtros Disponibles del formulario de búsqueda guardada.

Nota: Si el tipo de búsqueda que has seleccionado no incluye una columna de fecha como filtro, puedes usar otros tipos de búsqueda, por ejemplo, buscar una operación.

5. Cuando termines el diseño de la búsqueda, pincha Guardar (también puedes elegir Guardar y ejecutar para verificar que los resultados son los que esperas.)

Seleccionar una búsqueda existente como KPI

1. Elige Informes>Búsquedas Guardadas>Todas las búsquedas (si no tienes acceso a la pestaña de informes, solicítalo a tu administrador

2.En la lista de búsquedas guardadas, pincha Editar junto a la búsqueda que quieres.

Ten en cuenta que: Necesitas asegurarte de que la búsqueda se ha definido correctamente para mostrar los datos del modo que deseas.

• Si solo quieres desplegar una cuenta del número de resultados de búsqueda para un KPI, cualquier búsqueda guardada funcionará.
• Pero si quieres desplegar un resumen de los kpi, como la suma (total), media, mínimo o máximo, debes seleccionar de la pestaña Resultados, debes seleccionar un campo (como Cantidad), y después elegir Tipo de informe, y Aceptar/Hecho

Nota: Los KPI no pueden trabajar con los filtros de búsqueda resumen porque los cálculos no incluyen agrupaciones.  Si una búsqueda guardada incluye un filtro de búsqueda resumen, el resultado del KPI puede variar respecto a los resultados de la búsqueda cuando ésta se ejecute

• Si quieres mostrar una comparativa de datos guardados para diferentes períodos de tiempo, o mostrar los datos en un gráfico de tendencia, en el tablero de KPI o en el medidor, debes:

– Eliminar el rango de fecha de los criterios de búsqueda..
– Marcar un solo campo en tipo de resumen (como grupo, suma o cuenta)..
– Tener una columna definida como Filtro en la pestaña de Filtros Disponibles del formulario de búsqueda guardada.

Nota: Si el tipo de búsqueda que has seleccionado no incluye una columna de fecha como filtro, puedes usar otros tipos de búsqueda, por ejemplo, buscar una operación.

3. Una vez editada la búsqueda según tus necesidades, vuelve a guardarla. (Nota: si no puedes editar y guardar, puedes pedirle al propietario de la consulta que la edite, o puedes crear una nueva, similar a ella.)
4. Fíjate en el título de la búsqueda. Aparecerá en la lista de KPI personalizados, en el pop up Configura Indicadores de Rendimiento Clave.

Añade tus KPI personalizados al portal de KPI

Para ver cómo agregar el portal KPI al panel de control, consulta nuestro post de consejos anterior “Entender el Panel de Control”.  Para añadir un KPI personalizado al portal, sigue estos pasos:

1. Sitúate en la fleche de la esquina superior derecha del portal KPI y selecciona “Configurar“.

2. Pincha Agregar KPI personalizado para abrir el pop up “Elige Indicador de Rendimiento Clave personalizado”

3. Selecciona una búsqueda guardada de las que aparecen en la lista de la izquierda para moverlo a la derecha. Puedes elegir hasta un máximo de 10 KPI personalizados.
4. Cuando termines, pincha Hecho. Los KPI personalizados aparecen identificados con “c”.
5. Configura el rango de fechas de tu elección para cada KPI.
6. Si lo deseas, puedes configurar el KPI de modo que aparezca destacado si el indicador es mayor o menor de cierto rango. De ese modo estarás informado si algo no está funcionando.
7. Elige si te gustaría comparar resultados, y en ese caso, selecciona en “comparar rangos” de la lista de datos disponibles.
8. Pincha Guardar.

Si quieres saber más acerca de las características de NetSuite, no dudes en ponerte en contacto con uno de nuestros consultores expertos o suscríbete a nuestra newsletter.

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