Sabemos que muchos usuarios utilizan NetSuite como su sistema de gestión y administración (back office), pero es posible que no tengan un sitio web de SuiteCommerce, por lo tanto, la transferencia de datos entre el sitio web y su sistema NetSuite no se realiza de forma nativa.
La integración de los formularios de contacto con NetSuite ofrece muchas ventajas. Entre ellas algo fundamental, y es que los datos queden alojados en tu sistema de gestión, de modo que no es necesario hacer copia manual de los datos o importaciones de csv. El lead rellena el formulario y automáticamente el sistema registra los datos de contacto, permitiendo activar las acciones de marketing que quieras, drip email, newsletters…, en fin la automatización del marketing y del proceso de ventas.
Al estar automatizado, podemos hacer el seguimiento del lead: Cuándo convierte en prospect, momento en que se le hace una oferta y finalmente si convierte o no,transmitiendo toda esa información a la parte financiera de la empresa!
La forma más sencilla de hacerlo es crear un formulario de contacto en NetSuite y agregarlo a su sitio web a través de un iframe, sin embargo, estropea la apariencia de la página, es posible bloquearlo por parte del usuario e incrementa el tiempo de carga de la página, lo que puede llevar a que no vean el formulario o incluso al abandono de la página.
Antes de crear un formulario de contacto en NetSuite o en tu sitio web, necesitamos crear una campaña y las acciones asociadas para que el sistema identifique la fuente de tráfico, de modo que podamos medir el retorno de cada una de las actividades que llevamos a cabo. A lo largo de este blog, haremos un recorrido por los pasos para crear un formulario de contacto, explicando cada uno de ellos, de modo que podáis crearlos de forma autónoma. Primero debemos navegar a Campañas> Marketing> Campañas> Nuevas
Rellenaremos los campos de información de la campaña. El campo URL es donde insertaremos la URL del formulario. En este artículo encontrarás una descripción más exhaustiva de los campos y cómo usarlos.
Una vez creada la campaña y el formulario, es recomendable automatizar una respuesta. Es difícil personalizar un email automático, pero sí darle cierta proximidad y hablar directamente de su empresa/necesidad/ herramienta y para ello utilizaremos los campos que ha completado en el formulario, siempre teniendo en cuenta que no debe ser demasiado extenso para evitar el riesgo de abandono antes de enviarlo.
Un ejemplo de un email menos “frío” sería obviamente utilizar en el saludo el nombre de la persona a la que va dirigido, presentarse como el responsable del equipo que va a contactar con él, mencionar que tu producto / servicio X es la solución para Z-nombre de su empresa-, facilitarle algún enlace a un vídeo relacionado y siempre, poner en la firma los detalles de la persona que ha escrito el correo, no sólo nombre, cargo y teléfono, sino también perfil de LinkedIn u otra red relacionada con su actividad profesional. Y sobre todo, aprovecha el título del email para captar la atención y si puedes, incluir tu USP.
También es un buen momento para ofrecer un descargable, un código de descuento o una venta cruzada de algo relevante.
Un ejemplo de un email podría ser:
Próximamente tendrás a tu disposición otro consejo NetSuite profundizando en esta área, pero de momento aquí tienes la ruta a la plantilla del correo: Documentos> Plantillas> Plantillas de correo electrónico> Nuevo.
Ve a Campaigns > Marketing > Online Customer Forms > New Al crear un formulario de contacto, siempre utilizo la Plantilla Predeterminada (Default Form Template), simplemente porque la configuración HTML y el estilo / CSS los configuraremos más adelante. Ten en cuenta que ahora mismo sólo estamos determinando qué campos del formulario queremos recoger.
Se abrirá una nueva pestaña, donde verás que ya hay dos campos: Canal (Channel Tier) y Subsidiaria. Pon nombre a tu formulario, de modo que puedas reconocerlo fácilmente cuando necesites buscarlo. Por ejemplo: “Formulario página de contacto web”, “formulario solicitud demo”, “formulario Adwords Campaña Otoño 2018”, etc… Deja en blanco el campo del mensaje, ya que esta es la “ficha” del formulario, no lo que el cliente verá, algo que crearemos más adelante.
En la pestaña Seleccionar campos, añade todos los campos que quieres que aparezcan en el formulario, ya sean obligatorios u opcionales para el cliente. Para este ejemplo, he creado Nombre, Apellido, Correo electrónico, Comentarios y Suscripción, para replicar un diseño de formulario de contacto muy sencillo y efectivo. Si por tu actividad o interés necesitas incluir más campos, puedes hacerlo. Tienes múltiples opciones, como puede ser industria de actividad, número de teléfono o incluso los campos personalizados que hayas creado para tu empresa. Piensa qué es lo menos “comprometido” que el cliente puede rellenar, para evitar el abandono, y siempre, ten en cuenta que cuantos más datos solicites, más riesgo tienes de perder ese lead.
Para que el formulario funcione es imprescindible que, bien el campo Empresa, Nombre o Apellido esté cumplimentado, por lo que deberás marcarlo como obligatorio. El campo Subscripciones (Subscriptions) debe incluirse si quieres cumplir con la RGPD y mostrar a los usuarios, de modo transparente, cómo usarás sus datos.
Una vez completado el formulario deberías ver algo como esto:
Revisa que no te falte ningún campo en el formulario. Una vez comprobado, ve a la pestaña Configurar flujo de trabajo (Create Workflow). Desde ahí configurarás lo que sucede una vez completado el formulario de contacto y puedes seleccionar el correo electrónico de respuesta automática que creamos anteriormente. Mucha de la información que introduzcas aquí dependerá de tus preferencias, pero de momento, recomiendo que todos los contactos creados a partir del formulario los asignes como No Cualificados y que indiques la fuente (origen del formulario), que corresponde a la campaña que hemos creado al inicio de este artículo.
Si tu empresa tiene varias filiales, puedes seleccionar la correspondiente a la campaña y también redireccionar al usuario a una página final -por ejemplo una página de confirmación de envío con un vídeo relacionado-, una vez que el formulario html que crearemos después, se ha completado.
En el apartado Notificación al cliente (Customer Notification), seleccionar del menú el título del email que hemos creado. Es posible también notificar al equipo de ventas la generación de un nuevo lead -se puede configurar un email para ello. Esos campos pueden usarse para abrir casos de soporte, notificar cuentas o lo que considere relevante.
En la imagen anterior puedes ver cómo hemos configurado la redirección a esta publicación de blog y seleccionado todo lo que ya hemos creado. Una vez que estés satisfecho con la configuración, haga clic en guardar y el formulario online estará creado.
Una vez guardado, el sistema te llevará al formulario. En la pestaña External aparece la URL del formulario. Está identificada como Publishable Form URL. Copia esa URL.
Ahora configuraremos la “parte visible al público” de nuestro formulario, la que se usará en la web. En el caso que nos ocupa haremos un formulario muy básico en HTML. Algo parecido a esto: En el navegador verás esto: Como puedes ver en el Código HTML, la acción =”” tiene que incluir el enlace que has copiado anteriormente, de modo que los datos alimenten los campos deseados en NetSuite. Esta es la parte más importante de la integración. Si es una agencia la que te hace la configuración de la web, debes facilitarles el enlace que hemos copiado para que el formulario web alimente a NetSuite: En la pestaña del navegador que has abierto con la url del formulario creado en NetSuite, con el botón derecho del ratón selecciona inspeccionar element. Verás que cada campo tiene un ID. Los ID del formulario HTML deben coincidir con los id de NetSuite. Por ejemplo, en la imagen anterior, el ID para Nombre es id=”firstname_fs”, que debemos trasladar a nuestro Código HTML, tal y como aparece abajo: <label>Nombre*</label>
<input name=»firstname_fs» type=»text» /> Una vez cambiados los ID, debemos añadir las opciones de comunicación que el cliente debe aceptar para cumplir con la RGPD. Es algo más complicado, ya que todas las suscripciones en el formulario de contacto corresponden a un único campo en NetSuite, por lo que tenemos que “dividirlo” y convertirlo en casillas seleccionables. Podemos usar el siguiente Código para mapear el HTML con el formulario en NetSuite: Lo que debería mostrarte: “subscriptions_fs” se refiere a las suscripciones, y cada valor representa una de las opciones seleccionables.
Con todos los campos mapeados entre NetSuite y el HTML, ya puedes centrarte en darle estilo CSS. Así queda el nuestro:
Una vez que tu formulario de contacto esté activo y enviando datos entre tu página web y el backoffice de NetSuite, puedes planificar las actividades de marketing de modo más eficiente y llevar el control sin necesidad de cargas manuales.
Las indicaciones que te hemos dado pueden utilizarse también para abrir casos de clientes, actualizar preferencias o información, encuestas, etc.
Si tienes dificultades creando un formulario de contacto y te gustaría recibir asistencia o información adicional sobre cómo hacerlo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros o visita nuestra página de Formación y Soporte. o visitar nuestra página de capacitación y asistencia de NetSuite para obtener más información. Además, deje un comentario con sus formularios NetSuite integrados, nos encantaría ver más ejemplos de esto y ver algunos usos creativos para ellos.
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