Intercompany son las transacciones entre empresas vinculadas. La contabilidad intercompany es una parte importante de la economía global. Grant Thornton estima que supone entre el 30 y el 40% – unos $40 trillones al año. Pero está llena de dificultades. En los últimos años, las irregularidades contables han llevado a las empresas a tener que revisar sus cuentas. Esto puede dañar la reputación, tener inversores reticentes y atraer la atención de las autoridades.
Debido al crecimiento de la globalización, las fusiones y adquisiciones cada vez hay más demanda de contabilidad intercompany. Pero la falta de precisión o los errores incrementan el riesgo empresarial. Para evitarlo, es importante que las empresas lleven a cabo una contabilidad intercompany adecuada.
Contabilidad Intercompany se refiere a las transacciones financieras entre entidades empresariales vinculadas. Las ventas realizadas entre dos subsidiarias son internas y por lo tanto no son válidas para la matriz. Esto significa que las pérdidas o ganancias de estas ventas no pueden incluirse en los estados financieros consolidados. Por ese motivo, estas transacciones deben identificarse y contabilizarse como tal.
Las transacciones intercompany pueden deberse a la compra de bienes o servicios de una a otra, o puede tratarse de facturación compartida, royalties, o costes asociados a compras y ventas.
Incluso si cada una de las empresas cuenta con un equipo financiero, pueden estar utilizando diferentes sistemas IT y procedimientos. Si una subsidiaria utiliza una hoja de cálculo para gestionar su contabilidad mientras otras están usando un ERP, entonces existirán inconsistencias que pueden causar problemas. En este caso, el proceso de reconciliación tendrá que ser manual, lo que supone un tiempo y esfuerzo prolongado para hacer balance de las cuentas intercompany.
Esto puede llevar al equipo financiero a no priorizar la tarea. Sin el foco necesario, puede acabar haciéndose en el último momento, provocando errores y más aún ser la causa de tener que revisar y corregir los estados financieros.
O peor aún, es posible que la reconciliación intercompany no se haga, lo que provocará problemas legales.
Para un reporte preciso, la Contabilidad intercompany de transacciones entre empresas vinculadas es esencial. Este enfoque en 3 pasos puede ayudarle a gestionarlo más fácilmente.
Para empezar, es fundamental establecer procedimientos estándar. Debe establecer un enfoque sólido en el que cada empresa identifique, apruebe y libere transacciones intercompany.
Debe documentar qué productos y servicios pueden venderse en el grupo, a qué precio de transferencia y quién aprueba las transacciones. También es posible que quiera establecer unas pautas de cómo se identifican y cierran estas transacciones, junto con fechas límite para realizar el balance.
La automatización es fundamental para reducir el tiempo que el personal dedica a tareas de contabilidad manuales. Hacer el seguimiento, la identificación y la identificación de cientos – o incluso miles – de transacciones mediante hojas de cálculo resulta pesado y abre la puerta a errores y fallos de cálculo.
La situación se complica más si tiene subsidiarias en varios países, cada uno trabajando en una moneda, con impuestos y regulación financiera específica.
No todos los sistemas contables tienen la capacidad de gestionar múltiples empresas. Por lo que, si está buscando un nuevo software y está en esta situación, debe considerar este requerimiento una prioridad. El software que elija debe ser capaz al menos de identificar las transacciones intercompany cuando se originen. De este modo, si abre una orden de compra, por ejemplo, quedará identificada como transacción intercompany y podrá ser mapeada automáticamente, siendo más fácil de identificar.
Automatizar también ayuda en el proceso de cierre contable. Los sistemas pueden eliminar automáticamente de la contabilidad consolidada los ingresos y costes asociados a las transacciones intercompany. El Sistema ideal debería automatizar la compensación intercompany, eliminando la mayoría de los pagos internos y, por tanto, ahorrando tiempo y dinero al generar menos facturas y pagos.
Es responsabilidad de la matriz asegurar un reporte preciso de los estados financieros. Sin embargo, esto significa añadir presión en los períodos de cierre. A menudo, los ciclos de cierre se alargan por el proceso de eliminación – especialmente si tiene que hacerse manualmente – y puede requerir días adicionales. La presión por un cierre rápido puede llevar a errores.
Centralizar el proceso, idealmente con un responsable o un pequeño equipo si el volumen es grande, puede mejorar significativamente el proceso. Más aún si todas las empresas del grupo utilizan el mismo sistema contable.
Con NetSuite, la Contabilidad intercompany está automatizada, permitiéndole reconciliar y eliminar transacciones de modo más eficiente y reduciendo los errores.
Las órdenes de compra y venta están identificadas como intercompany desde su creación. Esto permite agruparlas para facilitar el seguimiento. En el momento de facturación, NetSuite identifica las transacciones que deben eliminarse y crea los asientos contables correspondientes.
El neteo de cuentas a pagar y cobrar intercompany le permite combinar balances y automáticamente liquidar transacciones. NetSuite OneWorld usa asientos contables intercompany avanzados para ajustar los balances de las cuentas entre subsidiarias y no utiliza facturas. Seleccione la subsidiaria de origen y visualizará la lista de subsidiarias de destino, pudiendo hacer una selección múltiple. La moneda por defecto es la de la subsidiaria de origen, pero puede cambiarse a cualquier divisa que utilice su sistema. La primera línea del asiento empieza con la subsidiaria de origen y continúa con la de destino. El importe neto de los débitos y créditos de la empresa de origen debe ser igual al neto del conjunto de subsidiarias.
Trabajar con cuentas intercompany en NetSuite requiere mucho menos esfuerzo manual y proporciona mayor control financiero, ahorrando tiempo y dinero.
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