Hoy en día, la amplia variedad de aplicaciones informáticas destinadas a la gestión de las finanzas de una empresa ha provocado que las diferencias entre un ERP y un software contable sean algo difusas. De hecho, mucha gente emplea a menudo ambos términos como sinónimos, cuando técnicamente no lo son.
Resulta importante conocer en qué se diferencian porque, a la hora de comparar productos, sólo podremos hacerlo de manera adecuada si corresponden a la misma categoría. Lo contrario sería similar a intentar elegir entre una moto o un avión, difícilmente equiparables. Conviene analizar entonces las funcionalidades de cada uno.
Tradicionalmente, el software contable se ha empleado para, como su propio nombre indica, gestionar las tareas de contabilidad de una empresa, o cómo se mueve el dinero: el libro mayor, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, los gastos… Según la versatilidad del programa, también puede incluir la capacidad de controlar la facturación, las nóminas, los impuestos, las órdenes de compra y venta…
Por su parte, un software ERP, integra todas las funcionalidades de un programa de contabilidad y va un paso más lejos. Como «sistema de planificación de recursos empresariales» (traducción del concepto en inglés del que recibe su nombre: enterprise resource planning), esta herramienta controla, además de las finanzas de una empresa, sus bienes tangibles e intangibles, sus recursos humanos y materiales.
Algunos parámetros intangibles pueden ser las horas de trabajo, el ciclo de vida de los productos o la relación con los clientes. No suponen un concepto que aparezca registrado en las finanzas, pero es evidente que tienen una gran influencia sobre las mismas, de ahí que el hecho de poder controlarlos junto con el resto de la contabilidad sea un factor de provecho para cualquier empresa.
La forma en que los programas ERP consiguen esta flexibilidad es su configuración mediante módulos, que pueden incluirse de forma individual, cada uno de ellos aportando diferentes funcionalidades específicas, pero con la ventaja de que la información de todos los departamentos se comparte y gestiona desde una única base de datos.
Además, el grado de especialización de esos módulos hace que prácticamente cada sector disponga de herramientas específicas para su actividad, o al contrario, una única compañía con una extensión muy horizontal, esto es, muchas áreas de negocio.
Así, además de la contabilidad, pueden emplearse para la gestión de presupuestos y pedidos, la gestión de órdenes de compra y envíos, la de envío y recepción de facturas, de la gestión planificación financiera, de las compras y gestión de proveedores o de la gestión de pagos.
Por esta razón, este tipo de sistemas no está reservada exclusivamente para las grandes compañías, casi cualquier pyme puede beneficiarse de una de estas herramientas gracias a su flexibilidad y escalabilidad. Por que esta es otra de sus ventajas, puede adaptarse en cualquier momento a la demanda de procesos de cada empresa.
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Un beneficio adicional para las empresas de tamaño medio, es también la solución a uno de los problemas más comunes que encontramos en las mismas: emplear un programa informático para cada función. Cada aplicación requerida para controlar las finanzas supone un eslabón más de información duplicada, con el consiguiente gasto innecesario de esfuerzo y tiempo.
Otra consecuencia de emplear varias herramientas es la de que esa información está diseminada por distintas bases de datos, que probablemente sean estancas y en el mejor de los casos tienen que fusionarse, así que realizar cualquier tipo de análisis resulta mucho más laborioso que con un ERP, donde la base de datos es única y cualquier departamento puede acceder en tiempo real a todos los datos que necesiten para la toma de decisiones operativas. Más aún si tenemos en cuenta que muchas de estas plataformas emplean la tecnología de información en nube.
Si pensamos en el control de inventario, el principal interés de cualquier empresa consiste en disponer de la cantidad de producto adecuado en el momento preciso. Cuando los datos de las ventas, los clientes y el propio stock están separados, llevar ese control resulta más complejo.
Otro problema que se observa de forma recurrente en las empresas de tamaño medio se encuentra, precisamente, en el proceso de gestión de la contabilidad. ¿Cuánto tiempo se dedica a introducir los datos de facturas y pedidos en los diversos sistemas? ¿Y comprobando los posibles errores? Nuevamente, a diferencia de muchos softwares contables tradicionales, una solución ERP permite agrupar toda la información de las finanzas en una sola base de datos, y como comentábamos en nuestro artículo de la semana pasada, una buena configuración puede reducir los tiempos de cierre contable a la mitad.
En el momento de arrancar, es muy posible que una herramienta sencilla cumpla su función sin problema; pero según va creciendo la empresa también se crean necesidades más específicas, todos los procesos tienden a volverse más complejos, y tomar esta medida no hará sino facilitar su control.
Los EPR ya cuentan con sus propias herramientas de contabilidad, y con la opción de adaptarse a las necesidades de sus clientes, un programa de contabilidad pierde su sentido. Los nuevos software ERP en la nube como el de NetSuite son cada vez más versáitles, potentes y fáciles de usar, superando de forma inexorable al software contable tradicional.
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