¿Está Preparado para Afrontar un Proyecto ERP?

La disponibilidad de sistemas ERP en la nube adecuados para empresas de todos los tamaños – no solo grandes multinacionales – ha hecho que muchas empresas estén evaluando implementarlo. Pero ¿Cómo saber si es el momento de afrontar un proyecto ERP?

Si se encuentra en esta fase, es importante determinar si está realmente preparado para un Proyecto ERP. Si actúa demasiado pronto, el Proyecto puede muy bien fallar. Para evitarlo, es mejor afrontar la implementación de un nuevo ERP una vez que está en posición de hacerlo.

Hay varios factores que pueden afectar. Para evaluar su situación, le recomendamos que considere las siguientes cuestiones:

¿Ha Realizado una Auditoría Completa de sus Sistemas y Procesos Actuales?

Es necesario realizar una auditoria complete de los sistemas y procesos de la empresa antes de pensar siquiera en un nuevo software ERP. Evaluar los sistemas y decidir cuáles quiere mantener y cuales sustituir es una parte esencial del trabajo de base. Además, para aquel software que decida mantener, necesitará determinar cómo quiere que se integre con su nuevo sistema ERP.

Dado que un ERP gestiona todas las áreas funcionales de la empresa, querrá optimizar los procesos como parte de la implementación. Por eso conviene considerar también si mantendrá los dos sistemas funcionando en paralelo temporalmente o cambiará de uno a otro sistema directamente.

Un buen ejemplo es el software CRM. Muchas empresas gestionan el CRM de modo independiente de su software financiero. Puede deberse a que el departamento de marketing o ventas lo haya implementado, mientras que el departamento financiero sólo estaba interesado en software contable. Muchos sistemas ERP incorporan excelentes módulos de CRM, por lo que convendría evaluar si es sencillo reemplazar su CRM actual. Por otro lado, puede que prefiera mantener su sistema actual, siempre y cuando pueda integrarse o comunicarse sin fisuras con su nueva solución ERP.

En este escenario puede evaluar las ventajas y desventajas de ambos enfoques y analizar las oportunidades e inconvenientes que cada una representa.

¿Tiene el Presupuesto para un Nuevo Proyecto ERP?

El coste de un proyecto de implementación de un nuevo ERP no tiene por qué ser prohibitivo. Pero es importante verificar que todos los costes asociados al proyecto se han incluido en la previsión y en los presupuestos, para asegurar que se puede poner en marcha sin desviaciones.

Debe incluir no solo la implementación inicial, sino también considerar costes de integraciones y personalizaciones. Además, debería presupuestar costes de formación y licencias anuales, así como el mantenimiento y soporte.

Exceder el presupuesto es algo que todos queremos evitar. Para ello, busque asesoramiento y tenga reservado un colchón para posibles contingencias. Las consultorías de implementación deberían proporcionar asesoramiento experto y consultoría sin compromiso, y poder anticipar el detalle de costes del ERP por adelantado.

Algunos consultores también le proporcionarán opciones de financiación que le permitirán pagar a plazos, de modo que se reduzcan los costes iniciales. 

¿Cuánto Tiempo Requiere un Nuevo Proyecto ERP?

El tiempo de implementar un nuevo sistema ERP varía dependiendo de la metodología y el sistema, así como el tamaño y tipo de la empresa para la que se va a implementar.

Es necesario asegurarse de que ha planificado la cantidad de tiempo necesario para afrontar el proyecto, calculando también posibles desviaciones por contingencias.

Puede resultar útil evaluar el tiempo con cada uno de los proveedores que esté considerando. Juntos pueden construir un plan de ruta con tiempos e hitos realistas. Con la aplicación de una buena gestión de proyectos obtendrá la escala de tiempo global que la ejecución del proyecto necesitará.

No olvide incluir tiempo para el análisis de requerimientos, la recolección de datos, limpieza y migración.

¿Dispone de los Recursos Internos Necesarios?

Llevar a cabo un proyecto de un nuevo ERP es un esfuerzo considerable para cualquier empresa. Aparte de consideraciones presupuestarias y de tiempo, debe asegurarse que dispone de recursos internos para gestionarlo.

Trabajar con una consultoría de implementación aliviará la carga de trabajo. Pero el proyecto sigue necesitando supervisión interna. Necesitará un Project Manager que pueda dedicar total atención al proyecto y ser el último responsable de su éxito. Necesitará asignar y liderar los equipos de la empresa y asegurar una comunicación y colaboración efectiva.

Su equipo de Proyecto deberá tener experiencia en la gestión de cambios IT que involucran a toda la empresa y coordinar todas las áreas. Mientras que los equipos de Finanzas e IT a menudo lideran los proyectos ERP, es importante tener representación de todos los departamentos que utilizarán el software, de modo que deberá incluir personal de ventas, marketing, recursos humanos y operaciones – ya sea almacén, fabricación o equipos de servicios profesionales.

Conclusión

Si no está listo y no ha llevado a cabo el análisis y trabajo mencionado arriba, es muy posible que su proyecto de implementación fracase.

En NoBlue, nunca alentaremos a nuestros clientes a afrontar un nuevo Proyecto ERP si no están preparados. Sin embargo, si ya se ha planteado las cuestiones anteriores y cree que es el momento de avanzar, contáctenos para una consultoría o reserve una cita sin compromiso.