Implementación ERP | Planes y Estrategias

Implementar un nuevo Sistema ERP es un esfuerzo formidable para cualquier empresa, no importa el sector. Dado que involucra múltiples departamentos y funciones empresariales requiere un esfuerzo coordinado de recursos internos y externos.

Una implementación ERP de éxito será más probable si se ha planificado cuidadosamente la estrategia y el proyecto. Esto incluye planificar las etapas del proceso de implementación y una estrategia adecuada para su empresa.

Las 8 Etapas del Proyecto de Implementación

Una vez decidido cuál será el nuevo Sistema ERP, hay algunas etapas lógicas en el proyecto. Para empresas más grandes esto puede llevar varios meses y pueden solaparse. Lo importante para asegurarse que se elige el mejor software y socio implementador es la ruta a seguir por las empresas.

Planificación.

Durante esta fase, el equipo asignado al Proyecto hablará con los involucrados para entender las necesidades de la empresa. Diferentes grupos empresariales o departamentos tendrán requerimientos distintos, por eso es importante explorarlos y registrarlos al máximo detalle. Como con cualquier Proyecto, la planificación es clave para asegurar el éxito, por lo que deberá tomarse el suficiente tiempo y dedicar atención en esta etapa.

Definición.

En la segunda etapa se identifican las áreas del Sistema que cubren esos requerimientos y se define el diseño adecuado del sistema. Al analizar los procesos empresariales y flujos de trabajo puede decidir qué funcionalidad del ERP necesita y si será necesario llevar a cabo personalizaciones o adaptaciones o si es mejor modificar el proceso empresarial.

Proceso de selección.

Las etapas anteriores se centraban en el “qué”. En esta etapa nos centraremos en el “cómo”. En la implementación de un Sistema ERP, incluye la evaluación del proveedor y la solución. Cuál se ajusta mejor a sus necesidades: ¿En la nube o en servidores locales? Es importante valorar la reputación de la solución analizada, leer sus casos de éxito, testimonios de clientes y sitios web de valoraciones. El proceso de selección de proveedor puede llevarse a cabo con un tender o RFP (solicitud de propuesta) y termina al elegir la consultoría que implementará la solución.

Configuración.

Una vez elegido el software y el implementador, empieza el proceso de configuración. Con NetSuite se trabaja y se configura en el sistema. La configuración del Sistema se optimiza, se configuran los paneles de control e informes y se migran los datos. Este proceso puede requerir desarrollos específicos para añadir funcionalidad, cambios, o mejoras necesarias para la empresa.

Formación.

Antes de terminar el Desarrollo de su nueva solución ERP es necesario formar a los usuarios de modo que éstos tengan las habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo las pruebas de funcionalidad y que estén preparados para trabajar desde el momento en que el Sistema esté en producción. La formación es parte de la estrategia de gestión del cambio -para reducir la Resistencia de los empleados al cambio. Hay diferentes enfoques en el plan de formación. Dependiendo de las preferencias de la empresa, puede incluir a todos los usuarios o enseñar en una fase inicial a usuarios clave para acelerar la implementación, y formar al resto una vez que el Proyecto está terminado.

Pruebas de Usuario.

Antes de ir a producción, es importante probar que el sistema funciona correctamente. Para ello se definen los diferentes escenarios y tareas de cada departamento y se prueban en el sistema. Esta prueba de aceptación de usuario debe cubrir todos los escenarios y funcionalidad. Se proporciona una lista de escenarios y pasos y el cliente comprueba y valida cada uno para confirmar que funciona correctamente.

Go-Live.

Con el Sistema probado, los datos migrados y los usuarios formados, su Sistema puede pasar a producción. En la fecha fijada para el go live los usuarios empezarán a trabajar con el nuevo sistema.

Mantenimiento y soporte.

La última etapa tiene lugar -de forma continuada- cuando ya se está trabajando en el nuevo ERP para asegurar que su empresa y el sistema tiene el mantenimiento y soporte que necesita. Si su software está alojado en servidores locales, probablemente necesite interrumpir sus operaciones para implementar las actualizaciones y realizar el mantenimiento, mientras que los sistemas en la nube se actualizan por detrás, sin necesidad de interrumpir la actividad diaria y sin impactar en las personalizaciones realizadas.

Diferentes Estrategias de Implementación

Respecto a la implementación hay cuatro enfoques posibles.

Implementar en una sola etapa.

Incluyendo todas las operaciones y desarrollos de una vez. Esto significa que implementará el nuevo software para reemplazar su antiguo Sistema, todos al mismo tiempo. Una de las ventajas de este enfoque es que el retorno de la inversión será más rápido debido a las mejoras que el nuevo sistema incorpora, como mayor productividad o mejor información.

Implementación por fases.

En una implementación por fases, es posible implantar el Sistema para algunos departamentos o divisiones empresariales mientras otras siguen aún en fase de configuración. De ese modo, podría decidir empezar por los módulos financieros y dar formación al equipo contable, mientras que la configuración del CRM para el equipo comercial o la automatización del marketing siguen en fase de desarrollo. O puede que prefiera implementar el sistema básico y añadir módulos adicionales después. Este enfoque retrasa el retorno de la inversión, pero para empresas que no quieren arriesgar o que están ubicadas en diferentes localizaciones, puede ser el enfoque adecuado.

Adopción en parelelo.

Con una estrategia de adopción en paralelo, la empresa continúa usando sus sistemas antiguos al tiempo que el nuevo sistema. Este enfoque facilita la transición y asegura que la formación es completa. El punto negative es que la empresa estará pagando por dos sistemas a un tiempo, y mientras se adopta totalmente el nuevo sistema tendrá que duplicar la carga de datos durante un tiempo.

Implementación híbrida.

Un enfoque híbrido combina los aspectos de varias de las estrategias mencionadas. Una empresa puede adoptar completamente el sistema en una subsidiaria, implementar el software básico en otra y usar un enfoque gradual para incorporar nuevas subsidiarias o departamentos a medida que el tiempo y los recursos lo permitan.

Elegir el Método de Implementación Adecuado para su Negocio

Decidir qué estrategia de implementación es adecuada para su empresa dependerá del peso de una serie de factores.

El tamaño de su empresa y su dispersión geográfica marcarán cuán fácil es implementar toda la empresa a la vez. Para compañías grandes un enfoque por fases puede ser mejor que todo a una. Pero puede suponer un riesgo para grandes multinacionales con miles de empleados.  

Cuán reacia al riesgo es la empresa es otro factor a considerar. Hacer el cambio de un sistema a otro puede ser demasiado para empresas cuyo margen de tolerancia al riesgo es bajo. Para compañías que quieren limitar el impacto del cambio es mejor un enfoque más mesurado. 

Otra consideración a tener en cuenta es la velocidad del retorno de la inversión. Si está conforme con demorarlo, una estrategia por etapas tapas puede funcionar. Puede implementar en ubicaciones o departamentos donde quiere obtener un retorno más rápido y mejor, dejando otras áreas del negocio para después. En cambio, si necesita ver las mejoras cuanto antes, una implementación en una sola fase será la mejor alternativa.

Por último, el presupuesto a dedicar marcará el enfoque. El coste que supone mantener el antiguo Sistema en funcionamiento mientras migra al nuevo puede ser demasiado. Por el contrario, si es reacio al riesgo y puede permitirse el gasto de mantener dos sistemas a un tiempo, este factor no debería tener mayor peso. 

Si está pensando implantar un nuevo Sistema ERP Podemos ayudarle. Envíenos los requerimientos de su tender, solicite un presupuesto sin compromiso o reserve una cita para hablar sobre sus necesidades y ver cómo NetSuite puede cubrirlas o aconsejarle en general sobre los sistemas ERP.