Implementar un nuevo Sistema ERP es un esfuerzo formidable para cualquier empresa, no importa el sector. Un ERP de gestión bien planificado es la base para coordinar procesos, personas y datos en toda la organización. Dado que involucra múltiples departamentos y funciones empresariales, requiere un esfuerzo coordinado de recursos internos y externos.
Una implementación ERP de éxito será más probable si se ha planificado cuidadosamente la estrategia y el proyecto. Esto incluye planificar las etapas del proceso de implementación y una estrategia adecuada para su empresa.
Una vez decidido cuál será el nuevo Sistema ERP, hay algunas etapas lógicas en el proyecto. Para empresas más grandes esto puede llevar varios meses y pueden solaparse. Lo importante para asegurarse que se elige el mejor software y socio implementador es la ruta a seguir por las empresas.
Durante esta fase, el equipo asignado al Proyecto hablará con los involucrados para entender las necesidades de la empresa. Diferentes grupos empresariales o departamentos tendrán requerimientos distintos, por eso es importante explorarlos y registrarlos al máximo detalle. Como con cualquier Proyecto, la planificación es clave para asegurar el éxito, por lo que deberá tomarse el suficiente tiempo y dedicar atención en esta etapa.
En la segunda etapa se identifican las áreas del Sistema que cubren esos requerimientos y se define el diseño adecuado del sistema. Al analizar los procesos empresariales y flujos de trabajo, puede decidir qué funcionalidad del ERP necesita y si será necesario llevar a cabo personalizaciones o adaptaciones o si es mejor modificar el proceso empresarial.
Las etapas anteriores se centraban en el “qué”. En esta etapa nos centraremos en el “cómo”. En la implementación de un Sistema ERP, incluye la evaluación del proveedor y la solución. Cuál se ajusta mejor a sus necesidades: ¿En la nube o en servidores locales? Es importante valorar la reputación de la solución analizada, leer sus casos de éxito, testimonios de clientes y sitios web de valoraciones. El proceso de selección de proveedor puede llevarse a cabo con un tender o RFP (solicitud de propuesta) y termina al elegir la consultoría que implementará la solución.
Una vez elegido el software y el implementador, empieza el proceso de configuración. Con NetSuite se trabaja y se configura en el sistema. La configuración del Sistema se optimiza, se configuran los paneles de control e informes y se migran los datos. Este proceso puede requerir desarrollos específicos para añadir funcionalidad, cambios, o mejoras necesarias para la empresa.
Antes de terminar el Desarrollo de su nueva solución ERP es necesario formar a los usuarios de modo que estos tengan las habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo las pruebas de funcionalidad y que estén preparados para trabajar desde el momento en que el Sistema esté en producción. La formación es parte de la estrategia de gestión del cambio -para reducir la Resistencia de los empleados al cambio. Hay diferentes enfoques en el plan de formación. Dependiendo de las preferencias de la empresa, puede incluir a todos los usuarios o enseñar en una fase inicial a usuarios clave para acelerar la implementación, y formar al resto una vez que el Proyecto está terminado.
Antes de ir a producción, es importante probar que el sistema funciona correctamente. Para ello se definen los diferentes escenarios y tareas de cada departamento y se prueban en el sistema. Esta prueba de aceptación de usuario debe cubrir todos los escenarios y funcionalidad. Se proporciona una lista de escenarios y pasos y el cliente comprueba y valida cada uno para confirmar que funciona correctamente.
Con el Sistema probado, los datos migrados y los usuarios formados, su Sistema puede pasar a producción. En la fecha fijada para el go live los usuarios empezarán a trabajar con el nuevo sistema.
La última etapa tiene lugar -de forma continuada- cuando ya se está trabajando en el nuevo ERP para asegurar que su empresa y el sistema tiene el mantenimiento y soporte que necesita. Si su software está alojado en servidores locales, probablemente necesite interrumpir sus operaciones para implementar las actualizaciones y realizar el mantenimiento, mientras que los sistemas en la nube se actualizan por detrás, sin necesidad de interrumpir la actividad diaria y sin impactar en las personalizaciones realizadas.
Respecto a la implementación hay cuatro enfoques posibles.
Incluyendo todas las operaciones y desarrollos de una vez. Esto significa que implementará el nuevo software para reemplazar su antiguo Sistema, todos al mismo tiempo. Una de las ventajas de este enfoque es que el retorno de la inversión será más rápido debido a las mejoras que el nuevo sistema incorpora, como mayor productividad o mejor información.
En una implementación por fases, es posible implantar el Sistema para algunos departamentos o divisiones empresariales, mientras otras siguen aún en fase de configuración. De ese modo, podría decidir empezar por los módulos financieros y dar formación al equipo contable, mientras que la configuración del CRM para el equipo comercial o la automatización del marketing siguen en fase de desarrollo. O puede que prefiera implementar el sistema básico y añadir módulos adicionales después. Este enfoque retrasa el retorno de la inversión, pero para empresas que no quieren arriesgar o que están ubicadas en diferentes localizaciones, puede ser el enfoque adecuado.
Con una estrategia de adopción en paralelo, la empresa continúa usando sus sistemas antiguos al tiempo que el nuevo sistema. Este enfoque facilita la transición y asegura que la formación es completa. El punto negativo es que la empresa estará pagando por dos sistemas a un tiempo, y mientras se adopta totalmente, el nuevo sistema tendrá que duplicar la carga de datos durante un tiempo.
Un enfoque híbrido combina los aspectos de varias de las estrategias mencionadas. Una empresa puede adoptar completamente el sistema en una subsidiaria, implementar el software básico en otra y usar un enfoque gradual para incorporar nuevas subsidiarias o departamentos a medida que el tiempo y los recursos lo permitan.
Decidir qué estrategia de implementación es adecuada para su empresa dependerá del peso de una serie de factores, especialmente cuando se trata de implantar un software de gestión empresarial que impactará a toda la organización.
El tamaño de su empresa y su dispersión geográfica marcarán cuán fácil es implementar toda la empresa a la vez. Para compañías grandes, un enfoque por fases puede ser mejor que todo a una. Pero puede suponer un riesgo para grandes multinacionales con miles de empleados.
Cuán reacia al riesgo es la empresa es otro factor a considerar. Hacer el cambio de un sistema a otro puede ser demasiado para empresas cuyo margen de tolerancia al riesgo es bajo. Para compañías que quieren limitar el impacto del cambio es mejor un enfoque más mesurado.
Otra consideración a tener en cuenta es la velocidad del retorno de la inversión. Si está conforme con demorarlo, una estrategia por etapas tapas puede funcionar. Puede implementar en ubicaciones o departamentos donde quiere obtener un retorno más rápido y mejor, dejando otras áreas del negocio para después. En cambio, si necesita ver las mejoras cuanto antes, una implementación en una sola fase será la mejor alternativa.
Por último, el presupuesto a dedicar marcará el enfoque. El coste que supone mantener el antiguo Sistema en funcionamiento mientras migra al nuevo puede ser demasiado. Por el contrario, si es reacio al riesgo y puede permitirse el gasto de mantener dos sistemas a un tiempo, este factor no debería tener mayor peso.
Para una empresa mediana sin operaciones en múltiples países y con un único sistema a reemplazar, la implementación en una sola fase suele ser la opción más eficiente: reduce el periodo de convivencia entre sistemas, acelera el retorno de la inversión y evita la complejidad de mantener dos entornos en paralelo. La implementación por fases tiene más sentido cuando la empresa tiene departamentos o filiales con niveles de madurez digital muy distintos, cuando el presupuesto no permite abordar todo el alcance simultáneamente, o cuando hay módulos que requieren desarrollos a medida que necesitan más tiempo de configuración y pruebas que el resto.
La fase de pruebas de usuario es consistentemente la más subestimada. Las empresas tienden a planificarla como una validación técnica rápida al final del proyecto, cuando en realidad es el momento en que los usuarios descubren que algunos procesos no están configurados exactamente como trabajan en el día a día, que faltan escenarios de prueba relevantes o que la formación recibida no era suficiente para operar con fluidez. Una fase de pruebas bien ejecutada requiere que los usuarios clave de cada departamento dediquen tiempo real a validar sus escenarios operativos completos, no solo los más habituales. Reducir este tiempo para cumplir el calendario es una de las causas más frecuentes de arranques problemáticos.
Es uno de los momentos más valiosos de un proyecto ERP bien gestionado. La fase de configuración obliga a documentar y analizar los procesos actuales con un nivel de detalle que pocas empresas han hecho antes, y es habitual descubrir ineficiencias que se habían normalizado con el paso del tiempo. La decisión de si adaptar el ERP al proceso existente o rediseñar el proceso aprovechando las mejores prácticas incorporadas en el sistema debe tomarse con criterio y con implicación de la dirección, no solo del equipo técnico. Un partner con experiencia sectorial es especialmente valioso en este momento, porque puede aportar referencias de cómo otras empresas similares han resuelto el mismo proceso.
En una estrategia de implementación en una sola fase, lo habitual es mantener el sistema antiguo accesible en modo consulta durante entre 3 y 6 meses tras el arranque, exclusivamente para consultar histórico. No debería usarse para registrar nuevas transacciones desde la fecha de corte, porque eso invalida la integridad de los datos en el nuevo sistema. Mantenerlo activo más tiempo del necesario incrementa los costes de licencia y mantenimiento sin beneficio operativo real. En una estrategia de adopción en paralelo, el periodo de convivencia es más largo por diseño, pero debe tener una fecha de cierre definitiva acordada desde el inicio del proyecto.
Las garantías más relevantes no son las que el partner ofrece espontáneamente, sino las que se negocian antes de firmar. Entre las más importantes: definición precisa del alcance con los módulos y funcionalidades incluidos, metodología documentada para gestionar cambios de alcance durante el proyecto, compromiso sobre el perfil y la experiencia mínima del equipo asignado, condiciones del soporte post-arranque durante al menos los primeros 3 meses, y referencias verificables de proyectos similares en sector y tamaño. Un contrato que no especifica qué ocurre cuando el proyecto se desvía del plan deja a la empresa en una posición vulnerable en el momento en que más necesita claridad.
Si está pensando implantar un nuevo Sistema ERP Podemos ayudarle. Envíenos los requerimientos de su tender, solicite un presupuesto sin compromiso o reserve una cita para hablar sobre sus necesidades y ver cómo NetSuite puede cubrirlas o aconsejarle en general sobre los sistemas ERP.
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