La migración de datos al ERP es el proceso de mover toda la información de su empresa al nuevo sistema. Dado que un sistema ERP se ejecuta en todas sus operaciones, debe incluir datos como: información del cliente y del proveedor, órdenes de venta y compra, facturas, transacciones, balances, informes financieros, información del personal, recursos humanos.
Desde el punto de vista operacional, según el tipo de negocio, puede ser necesario considerar otros datos. Si tiene un almacén que vende stock físico, los datos que se migrarán incluirán el SKU, niveles de stock y detalles específicos sobre los productos que tiene, tal vez pesos y tamaños, o números de lote. Si es una empresa de servicios profesionales, querrá migrar datos sobre su personal de servicio y sus clientes, información de las hojas de tiempo y los proyectos.
Antes del nuevo sistema ERP, esta información se mantendrá en varias bases de datos diferentes. Quizá ya disponga de un CRM y un paquete de recursos humanos junto con software de contabilidad, por ejemplo. Y es posible que utilice otras fuentes de datos, como hojas de cálculo, o incluso otras fuentes no digitales, como información en papel.
Todos estos datos dispares deben introducirse en su nuevo sistema, que la información sea precisa, tenga un formato uniforme y no esté duplicada.
Los pasos clave para lograr migrar los datos con éxito deben ejecutarse metódicamente. En primer lugar, necesita llevar a cabo una auditoría detallada de todos los datos de su empresa para planificar el proceso. Una vez hecho -para cada fuente de datos- debe analizar y evaluar la información para verificar su idoneidad y decidir cómo debe gestionarse. Posteriormente es necesario extraer los datos, limpiarlos y deduplicar antes de convertirlos o reformatearlos para importarlos al nuevo sistema ERP.
Incorpore todos estos pasos a su plan. Es importante que las partes interesadas lo aprueben, para que todos los afectados, de toda su empresa, puedan participar y aportar. Sería bueno componer un equipo responsable para que la migración se lleve a cabo de manera efectiva y en tiempo, y que los resultados puedan ser evaluados y validados.
Un de los objetivos principales de un proyecto de migración de datos es incorporar datos correctos en su nuevo sistema, en el momento adecuado para no retrasar la implementación de su nuevo sistema ERP. Si lo planifica con antelación, tendrá la oportunidad de limpiar sus datos, eliminando datos obsoletos o en desuso. Pero aún así, es posible que se enfrente a algunos desafíos que hay que tener en cuenta.
Se necesita tiempo, dinero, personas y conocimientos para ejecutar un proyecto de migración de datos eficaz. Debe asegurarse de que todos estos estén disponibles para que su migración de datos no retrase la implementación de su ERP. Querrá asignar suficiente presupuesto para garantizar que sus datos se extraigan, limpien y racionalicen adecuadamente. ERP Focus advierte que incluso simplemente mover datos de un sistema a otro, sin reestructurarlo, puede aumentar los costos totales de implementación de ERP involucrados en un 10-15%.
Puede que cada uno de los departamentos que integran la empresa mantenga registros sobre sus clientes, productos o servicios. Probablemente haya registros duplicados o complementarios entre departamentos, con campos categorizados y formateados de manera diferente, y alojados en diferentes bases de datos o aplicaciones. Es sencillo, no es posible simplemente importar todos los datos de las distintas fuentes. No solo es necesario normalizar el formato, sino también verificar que los datos correspondan a cada registro. Por ejemplo, el departamento de ventas puede tener un número de teléfono móvil para un contacto de compras en su cliente, mientras que finanzas tiene el número de teléfono fijo para un contacto diferente en el departamento de cuentas. Ambos son válidos, por lo que uno no puede reemplazar al otro durante la migración; tendrían que fusionarse y categorizarse correctamente.
Cada uno de sus colegas tiene sus propias responsabilidades, y la migración de datos probablemente no figurará en su lista de prioridades. Pero debe asegurarse de que todas las partes principales interesadas de la empresa participen en la migración de datos, de modo que cualquier diferencia interna pueda resolverse fácilmente. Dado que los departamentos están acostumbrados a introducir sus datos de manera diferente, se necesitará un método consistente, de modo que se asegure de que todos colaboren y estén de acuerdo con el formato único y consistente de los datos.
Existen muchas regulaciones diferentes que influirán en la forma en que almacena y procesa los datos que posee. Las empresas españolas deben tener en cuenta no solo las leyes nacionales, como RGPD, sino también las internacionales si comercian con clientes o proveedores extranjeros. Es posible que también apliquen diferentes normativas dependiendo de su sector. Debe garantizar el cumplimiento de toda la legislación aplicable.
Estos retos pueden hacer que la migración de datos genere problemas y exija mucho de la empresa a la hora de plantearse implementar un nuevo sistema ERP. Pero con un plan sólido es posible asegurar su éxito.
En nuestro artículo sobre Mejores prácticas para una migración de datos de éxito, damos algunos consejos y pasos a seguir para construir una estrategia de migración ganadora.
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