Requisitos para elegir ERP: Lista de Comprobación y Prácticas Recomendadas

ELIJA EL ERP QUE MEJOR CUBRE SUS NECESIDADES

El sistema ERP adecuado puede poner orden en el caos proporcionando una mayor eficiencia y capacidad de respuesta al integrar y automatizar procesos empresariales aislados. Sin embargo, dependerá de su sistema ERP para administrar gran parte del negocio. Por eso es crucial planificar cuidadosamente sus requisitos con anticipación para encontrar la solución adecuada.

No escatime esfuerzos en la planificación y definición de requisitos, porque de la elección del sistema ERP dependerá el éxito o fracaso del proyecto y por ende, el buen funcionamiento de la empresa.

¿Qué es un ERP y cómo funciona?

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) unifica las funciones empresariales de una organización. El ERP utiliza una base de datos unificada y compartida para respaldar y conectar las diferentes áreas del negocio, incluyendo contabilidad, gestión de inventarios, gestión comercial y marketing y recursos humanos, entre otros. El sistema proporciona a las empresas una fuente única de información precisa y ayuda a automatizar muchos procesos. Los sistemas ERP generalmente incluyen paneles de control e informes que no sólo proporcionan los datos de toda la organización en tiempo real, sino que los muestran de modo que éstos sean digeribles.

¿Qué modalidades ERP existen?

Hay dos tipos principales de software ERP: basado en la nube o alojado en servidores locales. Las soluciones ERP basadas en la nube tienen un costo inicial más bajo porque las organizaciones no necesitan instalar hardware para usarlas. Los usuarios acceden al ERP en la nube a través de Internet y, generalmente, estas soluciones se brindan mediante suscripción, un enfoque conocido como Software-as-a-Service (SaaS) -como Netflix o Spotify, se paga el derecho de uso y se accede desde cualquier dispositivo-. Las implementaciones de ERP en la nube también tienden a ser más rápidas y fáciles que las implementaciones locales, y por tanto tienen un menor coste al dedicar menos tiempo de consultoría. El ERP en la nube, también se actualiza automáticamente a nuevas versiones sin coste adicional.

Por el contrario, con un sistema ERP local, las empresas son las responsables de mantener y actualizar el sistema -con recursos IT propios o contratando servicios externos-. Habitualmente el software local exige a as empresas pagar una gran tarifa de licencia en el momento de la compra, además de contratar el mantenimiento continuo en lugar de una suscripción. Este tipo de implementación de ERP puede resultar atractivo para empresas con importantes recursos de IT y que quieren tener los datos alojados en sus instalaciones.

Algunas empresas desarrollan soluciones «propias» para administrar el negocio. Sin embargo, estos sistemas acaban perdiendo funcionalidad y “parcheados” a lo largo del tiempo, a medida que la empresa crece y necesita programar nuevas funcionalidades o procesos. Este enfoque se ha vuelto mucho menos popular, no sólo por el alto coste, sino por la creciente oferta disponible en el mercado que puede adaptarse a las necesidades de empresas de diferentes tamaños y sectores.

¿Por qué es importante definir los requerimientos del ERP?

Equivocarse en la elección de la solución ERP para su empresa puede ser un error costoso, tanto en términos económicos como del costo de oportunidad de perder los beneficios que le proporcionaría la solución correcta.

Recopilar y priorizar los requisitos del ERP con antelación le ayudará a tomar una mejor decisión y reducirá drásticamente las posibilidades de un proyecto fallido. La enumeración y mapeo de los procesos empresariales y los requisitos y funcionalidad correspondientes le asegurarán que elija un sistema ERP que no solo responda a las necesidades actuales de su empresa, sino que también pueda evolucionar para cubrir sus objetivos empresariales futuros.

Prácticas recomendadas para definir los requisitos

Tener en cuenta estas tres P: personas, procesos y prioridades le ayudará en el proceso de selección de su ERP.

Personas: en primer lugar, debe involucrar a las personas adecuadas a la hora de definir los requisitos. Es importante que el equipo incluya representantes de cada uno de los departamentos a los que prestará servicio su sistema ERP. Normalmente, esto significa incluir personal de ventas y marketing, finanzas, fabricación, cadena de suministro, TI y servicio al cliente.

Aunque es importante tener un ejecutivo que haga de portavoz para cada departamento, incluir a los usuarios finales en este grupo puede ser particularmente valioso. Los usuarios finales tienen conocimientos prácticos y detallados -incluyendo puntos críticos y procesos que no funcionan correctamente- que ayudan a lograr una implementación más fluida, y su participación en la definición de requisitos puede ayudar a satisfacer las necesidades empresariales y conseguir una mejor aceptación del nuevo sistema cuando se implementa. Es mejor seleccionar personal que sea innovador, tenga una actitud positiva y pueda equilibrar sus necesidades individuales con los objetivos de la empresa. Algunas empresas también incluyen a personas ajenas a su organización en este equipo, como consultores de ERP, contratistas, especialistas en cumplimiento o inversores.

Procesos: uno de los objetivos principales de la implementación de ERP es simplifica los procesos empresariales y hacerlos más eficientes. Por eso es un buen ejercicio identificar y mapear los procesos existentes y cuándo se utilizan. Hacerlo le permitirá identificar áreas de mejora y evitará heredar los mismos problemas en el nuevo sistema. También ayuda a los responsables de la toma de decisiones a comprender si determinadas soluciones pueden satisfacer todas sus necesidades. Puede encontrar que un proveedor de ERP ha incorporado las mejores prácticas de la industria basadas en la experiencia con otros clientes y que son más eficientes que los procesos internos existentes.

Prioridades: una vez que el equipo ha ha profundizado y conoce la situación actual, la organización puede elaborar una imagen clara de su estado futuro deseado en función de los objetivos empresariales y utilizarlos para establecer prioridades del ERP. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, razonables y oportunos, a menudo denominados SMART. Por ejemplo, los objetivos SMART para un sistema ERP pueden incluir disminuir el tiempo promedio de recolección y empaque de artículos en los almacenes.

Es igualmente importante priorizar qué módulos y características del sistema ERP necesita de inmediato. La mayoría de las empresas comienzan con finanzas y contabilidad porque el registro de transacciones es el núcleo de la empresa y del sistema ERP. Otras áreas como RR.HH. o gestión de inventario pueden implementarse junto con las finanzas. Dependiendo de las necesidades y recursos disponibles también es posible adoptar un enfoque por fases, agregando características y funcionalidades en varias etapas. Dar prioridad a características específicas dentro de esos módulos le ayuda a mantener enfocado en sus objetivos y evitar distraerse con características llamativas que pueden ser agradables, pero que no son esenciales, a las que a menudo se hace referencia como “alcance progresivo”.

Requisitos Funcionales del ERP

Usar una lista de verificación de requisitos puede ayudarle a determinar qué módulos y funciones de ERP necesita su empresa. Esta lista de verificación incluye algunas de las funciones y procesos empresariales más comunes que los sistemas ERP necesitan respaldar:

• Contabilidad y finanzas: este módulo incluye todos los sistemas básicos de contabilidad finanzas y fiscalidad, como informes financieros, libro mayor, cuentas por cobrar (AR), cuentas por pagar (AP), facturación, reconocimiento de ingresos, flujo de caja y presupuestación.
• Gestión del capital humano*: el módulo HCM maneja todos los datos de los empleados y otra información de recursos humanos para los gerentes, el personal de recursos humanos y los empleados. Gestiona tareas como incorporación, beneficios, nómina, productividad, impuestos, seguimiento de tarjetas de tiempo y solicitudes de tiempo libre.
• Fabricación y distribución: esta aplicación ayuda a las empresas a ejecutar todas las facetas de sus operaciones de fabricación, proporcionando visibilidad y análisis de principio a fin de todos esos pasos y procesos. Las características comunes incluyen control de producción, programación de distribución, análisis de calidad y gestión de almacenes.
• Gestión de materiales: un módulo de gestión de materiales puede ayudar a optimizar los procesos de la cadena de suministro involucrados en garantizar que una organización tenga suficientes materiales para la producción planificada. Las características específicas del software de planificación de recursos de materiales (MRP) pueden incluir adquisiciones automatizadas, gestión de inventario y gestión logística.
• Gestión de inventario y pedidos: una aplicación de gestión de inventario ofrece la funcionalidad necesaria para gestionar el inventario, asegurando que haya suficiente inventario para satisfacer la demanda, al tiempo que reduce el riesgo de falta de existencias y mantiene las existencias actualizadas. Por lo general, admite el seguimiento y almacenamiento de inventario, la gestión de precios, el comercio electrónico, la entrada de pedidos y las devoluciones de los clientes.
• Gestión de la cadena de suministro (SCM): un módulo de SCM automatiza y organiza todos los pasos desde la realización de un pedido con un proveedor hasta la entrega de productos terminados a un cliente. Las características incluyen previsión de la demanda; automatización de órdenes de compra, órdenes de trabajo y órdenes de transferencia; gestión de envíos; y gestión de garantías.
• Gestión de relaciones con los clientes: un módulo de CRM rastrea y gestiona todos los contactos y la comunicación con los clientes. Puede capturar el historial de pedidos de los clientes, coordinar y automatizar campañas de marketing, administrar clientes potenciales y generar cotizaciones de ventas.
• Business intelligence e informes: este módulo agrega una capa de herramientas de informes multifuncionales que proporcionan paneles y análisis. Proporcionando información valiosa sobre el desempeño de la empresa en general y los departamentos específicos, lo que ayuda a priorizar e tomar decisiones informadas.

Otras Consideraciones al Elegir un Sistema ERP

Además de conocer cómo el sistema ERP soportará las funciones empresariales específicas, también es importante centrarse en otros requisitos generales, como:

• Experiencia en el sector: ¿El proveedor conoce y comprende las particularidades de su sector?¿Tiene clientes similares a su negocio? ¿Pueden proporcionar referencias?
• Integración: ¿Con qué facilidad se integra el sistema ERP con otras aplicaciones o hardware que utiliza para su negocio, como los escáneres en los almacenes o AutoCad? ¿Tiene interfaces de programación de aplicaciones (API) abiertas que faciliten esas integraciones con otras soluciones o software propio?
• Implementación: ¿Qué tipo de implementación de ERP tiene más sentido para su negocio, dados sus recursos de IT, presupuesto y fecha de implementación deseada? ¿Basada en la nube o en servidores locales? ¿Su proveedor utilizará recursos externos o sólo personal de la empresa? ¿Cuál es su grado de conocimiento del sistema que están implementando?
• Soporte: ¿Cuánto soporte requiere el sistema?¿El proveedor da servicios de soporte? ¿Usa su propio personal o externaliza el servicio?¿Qué coste tiene?¿Hay un compromiso de nivel de servicio?
• Capacitación: ¿Existe material de formación?¿Está en el idioma? ¿Es una solución más fácil de usar que otras, y cómo afecta eso a la rapidez con la que los usuarios pueden manejar el sistema y la empresa ve estos beneficios?
• Plataforma y personalización: ¿Es difícil trabajar con la plataforma en la que se desarrolló el sistema? ¿Se necesitarán habilidades especiales para personalizar el sistema según sus necesidades únicas?
• Ecosistema: ¿Tiene el proveedor un ecosistema sólido de socios que brinden experiencia en implementación y consultoría, así como soluciones complementarias, ya sea por industria o departamento, como intercambio electrónico de datos (EDI) o automatización de servicios de campo?

*Próximamente disponible para España

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