Transformación Digital: Retos y Tendencias en la implantación de un ERP

Entrevista con Ian Irwin, Managing Director NoBlue

En un lenguaje sencillo, ¿Podrías decirnos para qué sirve un ERP?

Bueno, ERP siginifica literalmente Planificación de Recursos Empresariales, lo que no ayuda mucho a entender en qué consiste. De una forma muy simple, lo que hace es gestionar el back-office -los procesos administrativos- de la empresa, pero tampoco esto es muy descriptivo, así que intentaré profundizar un poco más y explicar sus beneficios.

Un ERP integra procesos e información en toda la organización. Ayuda a automatizar los procesos, de modo que los empleados pueden centrarse en ser productivos en lugar de dedicar tiempo a las tareas administrativas.

Toda la información se almacena y comparte desde una única base de datos, por lo que todo el mundo trabaja con una única fuente, reduciendo los errores y permitiendo una mejor comprensión, basándose en información real y precisa.

Esto a su vez supone que los informes son más fiables y no existen diferencias entre la información que manejan los distintos departamentos.

Trabajar en una única base de datos en toda la organización permite agilizar los procesos, por ejemplo, un pedido de venta fluye automáticamente al sistema financiero sin necesidad de realizar ningún trabajo manual, de modo que el pedido se procese más rápidamente y que el cierre financiero de los libros sea más rápido.

Qué es específico de Oracle NetSuite

Bueno, ERP siginifica literalmente Planificación de Recursos Empresariales, lo que no ayuda mucho a entender en qué consiste. De una forma muy simple, lo que hace es gestionar el back-office -los procesos administrativos- de la empresa, pero tampoco esto es muy descriptivo, así que intentaré profundizar un poco más y explicar sus beneficios.

Un ERP integra procesos e información en toda la organización. Ayuda a automatizar los procesos, de modo que los empleados pueden centrarse en ser productivos en lugar de dedicar tiempo a las tareas administrativas.

Toda la información se almacena y comparte desde una única base de datos, por lo que todo el mundo trabaja con una única fuente, reduciendo los errores y permitiendo una mejor comprensión, basándose en información real y precisa.

Esto a su vez supone que los informes son más fiables y no existen diferencias entre la información que manejan los distintos departamentos.

Trabajar en una única base de datos en toda la organización permite agilizar los procesos, por ejemplo, un pedido de venta fluye automáticamente al sistema financiero sin necesidad de realizar ningún trabajo manual, de modo que el pedido se procese más rápidamente y que el cierre financiero de los libros sea más rápido.

En el caso de Oracle NetSuite, el sistema ERP está basado en la nube, lo que significa que el software es más asequible y permite realizar las actualizaciones sin perder las customizaciones específicas que se han realizado en el sistema del cliente. NetSuite, además, ha diseñado el ERP para que sea flexible y escalable, permitiendo que crezca a medida que la empresa crece, pasando del negocio local al global sin necesidad de cambiar el sistema, por lo que podríamos decir que está garantizado de por vida.

Otra ventaja de NetSuite es que ofrece la agilidad para ajustar sus procesos y adoptar nuevos flujos de trabajo, tipos de productos, canales de venta, almacenamiento, etc., sin necesidad de realizar grandes y costosas modificaciones.

¿Cuáles son los principales retos a la hora de implementar ERP?

El principal reto es la cultura de la empresa y la definición de los procesos de negocio. El sistema ayuda a automatizar y optimizar, pero la base tiene que estar ahí. Es importante a la hora de afrontar la implantación de un ERP que los empleados sean conscientes y estén dispuestos a adoptarlo. Ningún sistema funcionará si los usuarios no están dispuestos a participar, ya que la digitalización supone un gran cambio en la cultura de empresa y será necesario superar la preocupación por un nuevo sistema y por adoptar un nuevo proceso que desafíe la forma en que sienten que deben trabajar para conseguir completar sus tareas y objetivos.

¿Cuáles son las mejores prácticas a la hora de adoptar sistemas ERP?

• Utilizar una metodología que ha demostrado su éxito y eficacia en otras implementaciones, como la metodología SuiteSuccess, que se basa en replicar las mejores prácticas del sector y en la experiencia de NetSuite en más de 40.000 implementaciones realizadas a lo largo de más de 20 años. Esto permite que el software tenga roles predefinidos y cuadros de mando de rendimiento predefinidos, ahorrando tiempo y recursos y permitiendo la implementación en menos de 100 días.
• Tener una visión clara de lo que desea lograr con la implementación. Sus resultados deseados.

• Planificar-planificar-planificar. Los requisitos clave, las métricas de desempeño deben decidirse mucho antes de la implementación para evitar el desperdicio de recursos o posibles demoras en la implementación.

• Definir los requisitos, diferenciar los requisitos que se debe, los que sería bueno tener y los que se desea tener. Priorizar es esencial, pero no debe ser algo fijo, sino flexible para ser modificado y alinearse con las necesidades de la compañía.

• Es necesario obtener el apoyo y la participación de todo el personal. La dirección y las partes interesadas deben estar completamente comprometidas, pero también los usuarios finales. Este último puede identificar problemas potenciales y optimizaciones sobre los procesos existentes, asegurando que el proceso de implementación sea un éxito. Y, por supuesto, contar con los propietarios de los diferentes procesos, que sean de confianza en la empresa, para que sean ellos los que hagan el análisis y la definición de requisitos relativos a su área de negocio. Es fundamental la plena comprensión de lo que se requiere y por qué, así como el por qué es necesaria la transformación digital. Por supuesto los requisitos pueden variar una vez evaluadas para adaptarlos a las mejores prácticas del sector… pero es necesario entender el «por qué» de cada uno de los procesos y cuál debe ser el resultado. El proceso de implementación puede ser intenso e implicar muchas decisiones de estrategia de negocio que deben ser tomadas por la alta dirección. Además, es vital para el éxito de la transformación digital designar un gestor de proyectos, una sola voz para guiar tanto al proveedor como a la empresa a través del proceso.

• Educar a los empleados en el cambio de cultura y darles tiempo para que se adapten a los posibles cambios de roles y posiciones y, por supuesto, planificar la capacitación antes, durante y después del proceso de implementación.

• Los datos son vitales para toda empresa, por lo que, para evitar un impacto negativo en el negocio, es esencial planificar y probar la migración de datos.

• Normalmente recomendamos contratar a un consultor de negocios externo para auditar los procesos, ellos añadirán objetividad a sus requerimientos a partir de muchos años de experiencia en dichos procesos. El coste añadido que esto supone se compensa al añadir controles rigurosos al proceso, ahorrando tiempo y costos de cambios necesarios por falta de planificación.

Podemos facilitarte cifras o ejemplos de lo que se puede lograr cuando los sistemas de planificación de los recursos se instalan de manera eficiente y eficaz. No puedo hablar de otro software, ya que NoBlue ha sido la única práctica de Oracle NetSuite durante más de 10 años». NetSuite tiene una trayectoria probada de mejoras logradas para aquellas empresas que han implementado.

¿Hacia dónde va el mercado de los ERPs/algunas predicciones futuras?

El mercado ERP seguirá creciendo con fuerza, además, la mayor parte del negocio estará en la nube debido a los beneficios que tiene. A medida que las nuevas generaciones se incorporan a la fuerza laboral, la demanda sistemas ERP en la nube aumentan para satisfacer una demanda de sistemas que no se ejecuten con tecnologías obsoletas.

Es probable que la movilidad regule las características del ERP para el año 2020, de hecho es ya una tendencia en alza. Tener acceso móvil inmediato a la producción, o al almacén, permite a los usuarios hacer frente a los problemas en tiempo real, reduciendo el desperdicio de recursos y materiales. Los gerentes pueden asegurar el buen funcionamiento del negocio o incluso hacer un seguimiento de sus indicadores clave de rendimiento (KPI) u obtener información, cuando están fuera de la empresa. La flexibilidad seguirá siendo una necesidad. Los ERP deben ser capaces de conectar dispositivos, departamentos, socios, proveedores y clientes en una base de datos única y versátil.

Business Intelligence: cada empresa utiliza los datos proporcionados por su ERP para planificar sus estrategias de negocio, pero los informes no son suficientes, las empresas quieren formas inteligentes de utilizar esta información.

Experiencia de usuario: ERPs más intuitivos y fáciles de usar.