Cuando llega el momento de elegir un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para una empresa o negocio, nos vamos a encontrar con multitud de opciones disponibles. Pero sin duda, uno de los criterios principales sobre los que basaremos nuestra decisión será si nos decantamos por una solución cloud ERP o por un sistema instalado de forma local.
La principal diferencia entre ambas alternativas es clara: la opción de una herramienta de instalación local emplea los recursos (servidores y/u ordenadores) de la propia compañía, además, su gestión y mantenimiento también suelen corre a cargo de la empresa. Por el contrario, los software ERP cloud o ERP en la nube se ofrecen bajo un formato SaaS (siglas de Software-as-a-Service), lo que significa que tanto el propio «programa», como los datos creados con el mismo, se gestionan de forma centralizada por el proveedor y se alojan en sus servidores, por lo que el acceso a la herramienta se realiza a través de Internet, desde cualquier navegador.
Elegir entre una u otra opción puede suponer una gran diferencia a la hora de implantar este tipo de sistemas en una empresa. Así, repasamos algunos aspectos a tener en cuenta que nos aportarán una visión más clara.
Los formatos de sistemas ERP de instalación local suelen requerir de una inversión mayor, tanto en el momento de su implantación, contratando la propia licencia del software y adquiriendo los equipos informáticos que lo soporten, como en su mantenimiento.
Y es que, si la empresa no cuenta con un departamento técnico que tenga la capacidad de gestionar la herramienta, será necesario formarlo o contratar el soporte de forma externa. Y aún más importante, requerirá de una inversión de tiempo y presupuesto para el funcionamiento continuo de la herramienta, incluyendo el mantenimiento del hardware. Cada vez que el software reciba una actualización, el departamento o responsable correspondiente tendrá que realizar la implementación en todo el sistema (servidor central y terminales de cada usuario), así como, en su caso, reactivar las personalizaciones propias efectuadas sobre el programa.
En el otro lado, los costes iniciales de las soluciones cloud ERP suelen ser mucho menores, ya que sólo necesitan una configuración inicial adaptada a las necesidades de cada empresa, al realizar el acceso al programa mediante conexión a Internet. El proveedor del software también se encarga de alojar y mantener la infraestructura técnica que le da soporte, asegurándose de que siempre resulta accesible, de la seguridad de los datos y de que las actualizaciones se realizan sin menoscabo de esa configuración personalizada.
Esta no necesidad de mantenimiento técnico por parte de la propia empresa suele ser el factor determinante en el ahorro del formato de ERP en la nube frente a la instalación local. Además, en el primero los costes son conocidos de antemano, ya que suelen ofrecerse bajo un modelo de suscripción periódica, basado en el número de usuarios y colaboradores, de módulos que aportan funcionalidades adicionales, etc.
Con todo esto, las cifras del sector estiman que el ahorro de un sistema en la nube frente a la instalación por cuenta propia puede alcanzar el 50% del coste total, en un periodo de unos cuatro años.
Incorporar un sistema de planificación de recursos en una empresa es un proceso que requiere de una cuidadosa organización, pero un software cloud ERP parte con la ventaja de que esa implantación será mucho más rápida.
Como ya hemos mencionado, la fórmula basada en la nube no necesita que la compañía adquiera o configure ningún tipo de equipo informático. De hecho, la herramienta se puede implementar fácilmente aunque la compañía esté organizada en múltiples divisiones, centrales territoriales o sociedades subsidiarias, con el ahorro de costes que supondría una instalación para cada elemento.
Relacionado con el punto anterior, otra de las ventajas que presentan los cloud ERP es el factor de escalabilidad, esto es, la flexibilidad que ofrecen los proveedores de estas soluciones para aumentar o reducir la capacidad del software, ya sea en número de usuarios o de tratamiento de datos.
Esto es posible gracias a que, frente al formato de instalación local, los sistemas informáticos están optimizados para que el funcionamiento del programa consiga el máximo rendimiento. Y es que las arquitecturas que dan soporte a «la nube» se adaptan dinámicamente a los recursos requeridos en cada momento, pudiendo hacer frente a cualquier «pico» de carga.
También cabe destacar que las soluciones cloud ERP ofrecen el acceso a los datos que maneja en tiempo real, y pueden ser consultados desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto supone que los empleados tienen a su disposición toda la información desde sus portátiles o teléfonos móviles, estén donde estén, sin costes adicionales.
Dentro de los criterios de selección de un formato de ERP u otro, hay que tener en cuenta que, en el caso de la instalación independiente, prácticamente toda la gestión «queda en casa», y la seguridad dependerá principalmente de nosotros mismos.
Respecto a un software cloud, ofrece mayores garantías de las que pueda conseguir la propia empresa cliente de forma interna. No hay que olvidar que se trata de una de las competencias de su negocio, por lo que el proveedor se encargará de proporcionar a sus clientes los estándares de seguridad más avanzados así como las actualizaciones necesarias.
En vista de todo lo expuesto, no cabe duda de que la elección de un sistema ERP en la nube cuenta con múltiples ventajas que convierten al software local en un sistema totalmente obsoleto.
Recuerda que NoBlue somos especialistas en soluciones cloud integrales para empresas, si quieres saber más sobre las ventajas de un software ERP en la nube no dudes en contactarnos.
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