Las empresas necesitan datos precisos, consistentes y en tiempo real para obtener y mantener una ventaja competitiva y asegurar su crecimiento y desarrollo. Un componente clave para lograr esta fuente central de datos confiables y procesables es un sistema ERP. Pero ¿cómo se debe evaluar un sistema ERP y por qué deberías comprar uno o actualizar el que ya tienes?
Con tantas soluciones de software disponibles, es vital encontrar el sistema ERP adecuado para tus necesidades específicas.
ERP significa Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning) y se refiere al sistema que las marcas utilizan para gestionar sus procesos comerciales diarios. Las soluciones ERP modernas pueden cubrir una variedad de funciones, incluyendo:
Algunos sistemas ofrecen paneles personalizables y funcionalidades de informes completos alineados con los requisitos de tu empresa.
Independientemente del tamaño de tu empresa, implementar un sistema ERP integrado puede mejorar la productividad.
Tener múltiples sistemas dispersos puede afectar negativamente al personal, reducir la moral y segregar departamentos. Esto puede provocar fallos en la comunicación y un aumento en los errores de duplicación, obstaculizando el buen funcionamiento del negocio.
Las soluciones ERP modernas no solo pueden mejorar el éxito de tu negocio, sino que también pueden crear un entorno de trabajo más feliz con aumentos tangibles en la productividad.
Modern ERP solutions can not only boost your business’s success but can also bring about a much happier working environment with tangible productivity increases.
Hay numerosas razones para invertir en un nuevo sistema ERP, incluyendo:
Un ERP abarca múltiples procesos y funciones dentro de la empresa. No es solo una solución para los departamentos de finanzas y contabilidad.
Tiene una base de datos compartida que puede ser utilizada por equipos de ventas, recursos humanos, marketing, almacenamiento y distribución, mejorando la sinergia y permitiendo que los procesos se gestionen sin problemas.
Contar con una única fuente de datos precisos facilita la toma de decisiones rápidas y eficientes.
Esta es una tarea compleja para las empresas que dependen de hojas de cálculo para su contabilidad o que no tienen acceso a las cifras actualizadas.
Para las empresas que quieren maximizar sus oportunidades, ventas y beneficios elegir el mejor sistema ERP es la solución.
Con un mundo en constante cambio, desde una pandemia al incremento del coste de la vida, las marcas necesitan tener acceso en cualquier momento a información actualizada para poder tomar decisiones objetivas.
El software ERP automatiza muchos procesos, incrementando la productividad al reducir el esfuerzo manual y permitir a los empleados responder más rápido a las consultas de los clientes.
Aunque la inversión inicial pueda parecer alta, al unificar múltiples herramientas en un solo sistema, los costos de implementación se reducen significativamente
Además, si tienes un sistema de planificación de recursos empresariales alojado en la nube -como NetSuite-, eliminarás los costos asociados a infraestructura y mantenimiento interno de los equipos IT. A
Invertir en un ERP puede aumentar los ingresos de otras formas.
La información precisa del stock permite gestionar mejor el inventario y asegurarse que la demanda se cumple, lo que mejora la satisfacción del cliente y aumenta la retención y fidelidad.
Por otro lado, un sistema ERP identificará los productos más rentables pueden mejorar el flujo de efectivo y la previsión de la demanda.
Un ERP fomenta la colaboración entre equipos, automatiza procesos y proporciona inteligencia empresarial en tiempo real, haciendo tu negocio más eficiente.
Mejora el proceso de toma de decisiones -tanto a nivel estratégico como táctico. No es necesario «pescar» datos de los departamentos, o crear nuevos escenarios en hojas de cálculo cada vez que se estudie una nueva estrategia o táctica.
Con el software ERP adecuado, las empresas pueden decidir rápidamente qué productos vender, en qué mercados y a qué precio. Utilizando el tiempo que se ahorran en esas tareas para llevar el negocio adelante.
A la hora de invertir en tu sistema o mejorarlo, puede ser difícil escoger entre la cantidad de aplicaciones ERP disponibles en el mercado. Te damos algunos consejos si estás empezando tu viaje:
Adquirir un sistema ERP para tu empresa debería ser una inversión a largo plazo; sería un error elegir una solución que se ajusta a tus necesidades actuales sin considerar los requisitos futuros que puedas tener cuando la empresa crezca.
No querrás verte obligado a cambiar tu sistema en dos años porque has alcanzado el límite de usuarios o porque no puedes añadir la funcionalidad que necesitas.
A medida que la empresa crece, también lo hace el número de empleados, colaboradores y proveedores con los que te relacionas, de modo que es esencial elegir una solución que sea escalable.
También es buena idea elegir un ERP que pueda extender su funcionalidad cuando y como sea necesario, como posibilidad de tener un eComerce, finanzas avanzadas, portal de proveedores o planificación de la demanda.
Y si estás pensando en expandirte internacionalmente, te recomendamos que busques un sistema que tenga capacidad global, como consolidación de cuentas, gestión en diferentes monedas y front-end de usuario en múltiples idiomas.
El ERP adecuado debería poder personalizarse.
Muchas implementaciones ERP estandarizadas no se ajustarán al 100% con tus operaciones, por lo que debes buscar con el que puedas elegir la funcionalidad que necesitas.
Vale la pena averiguar si los proveedores con los que estás tratando ofrecen soluciones verticales que ya estén optimizadas para tu industria o sector .
Encontrar sistemas ERP flexibles significa que sólo pagarás por lo que necesitas y no por características que nunca usarás.
Una buena solución debería permitirte añadir funcionalidad si la necesitas y cuando sea necesario.
Uno de los mayores beneficios de usar sistemas ERP es que te dan acceso a información clave de toda tu organización.
Esto significa que puedes localizar e nformar de cualquier dato sobre cualquier departamento rápida y fácilmente.
Deberías poder crear informes precisos de aspectos clave de tu negocio, como proyecciones financieras o satisfacción del cliente con facilidad.
Además, deberías poder acceder a los datos históricos y tendencias clave a lo largo del tiempo, de modo que puedas reaccionar rápidamente y mantenerte competitivo.
La información sólo es útil si puedes encontarla fácilmente y darle el formato que deseas, por lo que el ERP adecuado para tí debería tener paneles de control fáciles de usar y personalizables, y herramientas de reporting y analítica.
Una buena solución ERP te permitirá gestionar todo tu negocio desde una única aplicación, incluyendo la gestión de relaciones con clientes (CRM).
La gestión efectiva de los clientes se ha vuelto mucho más compleja. A medida que emergen nuevos canales de compra y los hábitos de consumo cambian, las expectativas del usuario sobre el nivel de servicio han crecido exponencialmente -y esto aplica tanto al B2B como B2C.
Los clientes esperan que sepas quiénes son, qué pedidos han hecho en el pasado, sus condiciones de pago por defecto, qué productos les interesan y más.
Utilizar sistemas aislados por área de negocio significa falta de visibilidad en el contacto con el cliente. Necesitas una solución que pueda integrar información de ventas, marketing, servicio al cliente, gestión de pedidos, facturación y finanzas. Por eso es importante elegir un ERP que incorpore la funcionalidad CRM, o una que pueda integrar fácilmente con los sistemas CRM que tienes actualmente.
Cuando utilizas software para almacenar información clave del negocio, tal como finanzas o datos del cliente, necesitas estar seguro de que es un sistema seguro.
Ten en cuenta que si eliges una solución local, serás responsable de la privacidad de los datos, encriptación, protección contra el fraude, phising, política de cookies… Así que asegúrate que tu departamento de IT está preparado para asumir la tarea.
Si eliges una solución alojada en la nube, será el proveedor de software el que se encargue de todos esos aspectos. Te beneficiarás de una seguridad a nivel de gran corporación que inclue las últimas protecciones, actualizaciones y parches. En cualquier caso, asegúrate de que el proveedor dispone de las certificaciones y procedimientos adecuados.
El próximo paso a la hora de elegir un nuevo ERP para tu negocio es decidir qué tipo de partner necesitas para asegurar que tu empresa mejora la operatividad.
Una vez que estás en el proceso de búsqueda de una nueva solución de software, necesitas encontrar el proveedor que trabajará contigo para alcanzar tus objetivos empresariales más allá de instalar la solución y desaparecer.
Ten en cuenta los siguientes puntos a la hora de evaluar los proveedores:
Muchos proveedores se centran en la instalación y no mantienen con sus clientes una relación contínua y duradera que te permita optimizar el uso de tu ERP.
Esa es la diferencia entre un proveedor y un socio IT. Un socio cuidará por tí de muchos de los aspectos técnicos, liberándote del estrés que supone que el proyecto sea un éxito. Elegir un proveedor que puede abordar el proceso de implementación completo puede ayudarte a:
Un training de calidad es fundamental. Si tu equipo, los usuarios, no saben cómo usar el sistema, se resistirán al cambio y no usarán el sistema correctamente. Por no hablar de que cometerán más errores y por tanto, no conseguirás los resultados que buscas.
Asegúrate de que el proveedor o distribuidor puede ofrecer la formación como parte de los servicios, y si disponen de formación continuada.
No querrás estar ligado a un producto ERP que no te proporciona lo que necesitas o que no es capaz de dar soporte a tu empresa.
Asegúrate de averiguar qué pasa al finalizar el contrato. ¿Puedes extraer tus datos con facilidad si lo necesitas? ¿Tu proveedor tiene herramientas para ayudar con la migración de datos? No olvides leer la letra pequeña y pregunta sobre los costes ocultos.
El ERP adecuado para una empresa puede ser totalmente diferente al de otra. Estos son algunos de los motivos por los que las empresas nos han elegido al seleccionar un nuevo software ERP.
Aunque no es un listado en detalle de los motivos por los que las empresas quieren incorporar sus procesos empresariales en una única herramienta, alguno de los puntos a continuación puede resultar familiar para tu empresa y te ayudará a saber cómo debe ser el mejor ERP para tu negocio:
Implementar un sistema ERP amplía los canales de comunicación en la empresa, permitiendo que el equipo comparta ideas y colabore en proyectos de grupo. Como resultado se eliminan las barreras sociales profesionales y se estimula el trabajo entre departamentos.
Alcanzar la unidad entre departamentos históricamente enfrentados – como Finanzas y Contabilidad, Ventas, Recursos Humanos y Marketing – requiere que los equipos sean capaces de trabajar unidos. Un sistema ERP asegura que todos están trabajando en un mismo sistema unificado y comparten una base de información común.
La información es poder, y compartir la información proporciona una mejor experiencia para todos – equipo, proveedores, partners y más importante, clientes.
Además de promover una forma de trabajar más armoniosa, el equipo de dirección tendrá mayor visibilidad de los proyectos y puede hacer un seguimiento más exhaustivo de cómo se gasta el presupuesto y si los KPI se están alcanzando.
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La introducción y procesamiento manual de los datos puede ser monótono y tedioso. Que los miembros del equipo tengan que encargarse de esta actividad les consumirá el tiempo y la motivación. Por no hablar del riesgo de cometer errores caros.
Nuestro ERP elimina una gran cantidad de trabajo manual. El sistema es capaz de automatizar tareas repetitivas, liberando al equipo para concentrarse en tareas más productivas e importantes.
Tener sistemas dispares para cada departamento puede provocar problemas de acceso, al tiempo que supone mayor tiempo y coste para formar a los equipos en diferentes sistemas.Having multiple systems in use by different departments can cause problems for staff accessing the systems.
Si tu empresa funciona en un único sistema, todos los empleados estarán formados en su uso, lo que facilitará que cualquiera pueda ejecutar diferentes tareas, con lo que una baja por enfermedad o unas vacaciones no harán que el trabajo quede interrumpido.
Ahora más que nunca el trabajo en remoto es una realidad, y la posibilidad de acceder a los datos de forma remota se ha convertido en una necesidad. Los usuarios deben poder conectarse al sistema desde un portátil, una tablet o un móvil.
Pongamos por caso un comercial que necesita actualizar los detalles del cliente y no tiene a mano el portátil o no quiere esperar a volver a la oficina para hacer el cambio. Poder acceder al sistema desde el móvil o una tablet facilita mucho las cosas.
Con la solución NetSuite ERP, es posible registrar esos cambios en el sistema de forma fácil y siempre podrás consultar información sobre la marcha. Además, tu equipo puede acceder desde casa. Basta una conexión a internet y un navegador. Ya no hace falta que se desplacen a la oficina para usar un sistema que sólo es accesible desde las instalaciones de la empresa.
Si estás considerando implantar en la empresa un horario flexible para un mejor equilibrio trabajo-vida, la posibilidad de acceder en remoto en cualquier momento te dará el soporte técnico necesario para llevarlo a cabo.
Con la posibilidad de hacer seguimiento de los KPI de tu almacén, el ERP te ayudará a mejorar la productividad y la eficiencia.
Con la gestión de almacén podrás también controlar el picking, los ratios de envíos en tiempo o hacer control de inventario. El ERP ayuda a mejorar la eficiencia y optimizar el stock, de modo que no tengas más inmovilizado del necesario por un exceso de inventario.
La inversión en un nuevo sistema solo debe realizarse después de un proceso de evaluación cuidadoso. Este proceso puede incluir:
Dado que existen muchas funcionalidades y que los distintos sistemas ERP tienen fortalezas y debilidades variadas, definir cuál es el software adecuado para tu empresa puede ser un proceso complejo. A continuación, te presentamos algunas consideraciones clave que te ayudarán a seleccionar el ERP más adecuado para tu negocio, garantizando que la inversión tenga un impacto positivo en la eficiencia y el crecimiento de tu empresa.
El primer paso consiste en decidir quién debe estar involucrado en el proceso y cuáles serán los objetivos y plazos deseados. Definir objetivos específicos del proyecto es fundamental para garantizar una implementación exitosa.
Determina qué funcionalidades deseas incorporar en tu nuevo sistema ERP. Puedes comenzar con una visión general e ir profundizando en los detalles a medida que avances.
Algunas empresas elaboran una solicitud de información (RFI), que luego envían a los proveedores de software para que estos puedan determinar qué solución se ajusta mejor a sus necesidades.
Más allá del software en sí, es importante evaluar a los posibles proveedores. Debes considerar los costos de implementación y personalización, así como la capacidad del proveedor para ofrecer otros servicios, como soporte técnico y formación.
También es clave comprobar referencias, testimonios y casos de estudio para asegurarte de que el proveedor y el consultor de ERP son adecuados.
Puedes solicitar referencias de clientes para conocer cómo ha sido el proceso de implementación y cómo ha respondido el proveedor ante posibles desafíos o problemas. Algunas preguntas que podrías hacer son:
Antes de tomar una decisión, es fundamental entender las diferencias entre soluciones locales (on-premise), en la nube alojada (hosted cloud) y en la nube pura (true cloud):
El software ‘on-premise’ se adquiere e instala en los servidores de la empresa. Algunas compañías prefieren esta opción porque les permite mantener un control total sobre sus operaciones y cuentan con un equipo de TI experimentado que puede gestionar toda la infraestructura y la seguridad de los datos.
Sin embargo, una desventaja del software on-premise es que la empresa es responsable de su mantenimiento, seguridad y actualizaciones.
Con el software en la nube, en cambio, todo esto es gestionado por el proveedor. Si buscas acceso en cualquier momento y lugar, flexibilidad y actualizaciones automáticas, la nube puede ser la mejor opción.
El término ‘true cloud’ hace referencia a soluciones diseñadas específicamente para el entorno digital, accesibles desde cualquier navegador o dispositivo sin pérdida de rendimiento.
Son flexibles, personalizables y capaces de soportar un gran número de usuarios sin afectar su desempeño.
El ‘hosted cloud’ es un software originalmente diseñado para ser on-premise, pero que ha sido adaptado para poder ofrecerse en línea.
Aunque se considera parte de la nube, las soluciones alojadas suelen ser menos flexibles y más difíciles de actualizar que las soluciones en la nube pura.
En esta etapa, debes analizar toda la información recibida de los proveedores de ERP y compararla con tus requisitos.
Para tomar una decisión informada, ten en cuenta los siguientes aspectos:
Incluso podrías establecer un sistema de puntuación para tomar una decisión más objetiva.
Cuando hayas reducido la lista de posibles proveedores, el último paso es realizar un análisis coste-beneficio y proyectar el retorno de la inversión (ROI) asociado a la implementación del ERP.
Es crucial asegurarte de que el valor que aportará el nuevo sistema compensa los costes y riesgos de su implementación.
Para evaluar la viabilidad del ERP, analiza qué problemas de tu empresa puede resolver y en qué plazo.
Es posible que algunos beneficios se vean de inmediato, como la aceleración del cierre contable mensual. Otros, como la mejora en la productividad, pueden tardar más en materializarse, ya que dependen de que todos los empleados estén bien capacitados en el uso del sistema
Con la evolución de la tecnología moderna y las exigencias de gestionar un negocio, implementar una solución ERP integrada en la nube, como NetSuite ERP, podría ayudar a tu empresa a trabajar de manera más inteligente, eficiente y rápida.
Un buen sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es clave para gestionar e integrar con éxito todos los procesos esenciales de tu negocio. Debería permitirte administrar toda tu empresa desde un único sistema.
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