Una vez que has seleccionado el mejor sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para la operativa de tu negocio, el siguiente paso es asegurarse de llevar a cabo una revisión exhaustiva de los procesos que quieres mantener, planificar el traspaso de tu anterior sistema al nuevo ERP, decidir qué tipo de formación se va a proporcionar al equipo y más.
Si aún no has elegido tu solución, puede que encuentres útil esta guía sobre el proceso de selección ERP.
Las implementaciones de ERP hacen referencia al plan de acción para la transición de un software antiguo, obsoleto o difícil de usar a un nuevo sistema. Este cambio requiere una planificación y comunicación cuidadosas.
No te preocupes, hemos cubierto todo lo que necesitas saber para una implementación exitosa de un sistema ERP, incluyendo los errores más comunes y mucho más.
Si tienes alguna otra pregunta que no esté incluida en esta guía, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para obtener ayuda y asesoramiento adicional.
La respuesta exacta depende del tamaño de tu empresa, del enfoque que adoptes para la implementación del ERP y de la complejidad del nuevo software.
Por lo general, el proceso dura un mínimo de seis meses, pero puede extenderse hasta dos años. Te recomendamos consultar con tu proveedor de software, ya que podrá facilitarte una estimación más precisa en base a la definición del proyecto, necesidades y complejidad.
Un plan de implementación de ERP es la estrategia que sigue una empresa para integrar un nuevo sistema ERP, reemplazando software antiguo o ineficiente. Existen cuatro enfoques principales para llevar a cabo este proceso:
El enfoque de un solo paso en un proceso de implementación de ERP consiste en desplegar el nuevo sistema en toda la empresa de una sola vez.
Esto significa que el nuevo software reemplaza por completo al sistema existente, con todos los empleados cambiando simultáneamente al nuevo ERP.
Una de las ventajas de este método es que empezarás a ver el retorno de tu inversión mucho más rápido, beneficiándote de inmediato de todas las mejoras que aporta tu nuevo sistema, como un aumento en la productividad y una mejor capacidad de análisis. Descubre más sobre los beneficios del software ERP.
Con una implementación por fases, se pueden trabajar varios pasos del proceso de implementación de manera simultánea, mientras la transición se lleva a cabo en distintas unidades de negocio o divisiones de la empresa.
Por ejemplo, tu equipo de contabilidad puede estar completamente listo para empezar la formación en los módulos financieros principales, mientras que el equipo de marketing aún se encuentra en la fase de desarrollo, preparándose para utilizar el sistema principalmente para CRM.
Otra opción es desplegar primero las funciones básicas del nuevo software y añadir módulos adicionales más adelante, según las necesidades y la disponibilidad de recursos.
Este enfoque retrasa la obtención de beneficios inmediatos, pero puede ser adecuado para empresas con menor tolerancia al riesgo o negocios con múltiples sedes, donde la implementación del ERP se realiza de forma escalonada.
En una estrategia de adopción en paralelo, el nuevo ERP se integra con los sistemas heredados y ambos operan simultáneamente.
Este método permite una transición más controlada y garantiza que la formación de los usuarios finales sea completa.
Sin embargo, el principal inconveniente es que la empresa deberá mantener dos sistemas a la vez, lo que implica costes adicionales y la posible duplicación de registros en múltiples plataformas hasta que el nuevo ERP se adopte por completo.
Si optas por esta estrategia, es fundamental garantizar la integridad de los datos en todos los sistemas para evitar errores, inconsistencias o datos inexactos en el futuro.
El enfoque híbrido combina elementos de uno o más de los métodos mencionados anteriormente.
Por ejemplo, una empresa puede implementar el nuevo sistema por completo en una sede, desplegar solo las funciones básicas en otra y realizar una adopción gradual según la disponibilidad de tiempo y recursos.
Si decides optar por un proceso de implementación ERP híbrido, la planificación, la formación y la comunicación serán claves para garantizar el éxito del proyecto.
A continuación, analizaremos algunos aspectos clave que te ayudarán a elegir la mejor estrategia para implementar un nuevo sistema ERP en tu empresa.
Elegir la estrategia de implementación adecuada para tu empresa dependerá de varios factores. A continuación, te mostramos algunos aspectos que pueden influir en el éxito de tu proyecto:
El tamaño y la distribución geográfica de tu empresa determinarán qué enfoque será más fácil de gestionar para todas las partes involucradas.
Por ejemplo, en empresas grandes, una implementación por fases puede ser más viable que una implementación en un solo paso. Sin embargo, en algunos casos, un despliegue gradual podría suponer un riesgo mayor, especialmente en organizaciones con múltiples sedes y miles de empleados.
Otro elemento a evaluar es la rapidez con la que quieres conseguir el retorno de la inversión (ROI).
Si no tienes prisa, entonces una adopción por fases o en paralelo puede ser el enfoque adecuado. El ERP puede desplegarse en aquellas ubicaciones o departamentos donde crees que el retorno será más rápido y mejor, mientras dejas otras partes del negocio o subsidiarias para una siguiente fase.
Programar retrasos tácticos en la implementación del ERP puede hacer que el proyecto resulte más manejable. Además, disponer de historias de éxito de otros departamentos o subsidiarias puede animar al resto de equipos para ir adelante con más confianza.
Si por el contrario quieres ver mejoras inmediatas, entonces desplegar todo el sistema en una sola fase puede funcionar mejor.
Por último, tu presupuesto dictará qué enfoque utilizar. Las implicaciones de coste de mantener los viejos sistemas al tiempo que se migra a los nuevos puede ser demasiado.
Por el contrario, si no eres fan del riesgo y puedes permitirte pagar licencias para dos sistemas al mismo tiempo, la implementación en paralelo puede ser la mejor opción para tí.
Vale la pena tratar con tu proveedor de soluciones los diferentes enfoques para asegurar que tomas la mejor decisión para tu negocio, objetivos y presupuesto, y para una gestión efectiva del flujo de caja.
Independientemente del tamaño de tu empresa, la implementación de un nuevo software ERP puede parecer un reto. Sin embargo, si conoces los principales desafíos, podrás prepararte y planificar con antelación.
Aunque el proceso puede ser largo y surgir complicaciones, la actualización a un sistema que optimiza la eficiencia, aumenta la productividad y ofrece análisis avanzados para mejorar la toma de decisiones merece totalmente la pena.
A continuación, te presentamos los principales desafíos que podrías encontrar al implementar un nuevo ERP, las mejores prácticas para prevenirlos y cómo superarlos.
Los problemas pueden surgir si la planificación no es lo suficientemente detallada o si no se asignan los recursos y el tiempo adecuados. Como dice el dicho: «Quien fracasa en la preparación, se prepara para fracasar.».
Uno de los principales riesgos es el «scope creep» o ampliación descontrolada del alcance. Esto ocurre cuando se agregan nuevas funcionalidades al proyecto después de haber definido su alcance, lo que aumenta el tiempo y el coste y dificulta el cumplimiento del calendario de implementación.
Para evitar problemas en la planificación, es fundamental ser realista sobre la duración de cada fase y contar con margen de maniobra.
Puede resultar tentador diseñar un plan que implemente el ERP en tiempo récord, pero será más fácil cumplir los plazos si el plan es razonable y alcanzable desde el principio. Tu proveedor de ERP puede ayudarte en este proceso.
Incluso con documentación detallada, siempre puede haber lagunas o malos entendidos en la interpretación de los requisitos del sistema.
Esto puede hacer que el proveedor de ERP no comprenda exactamente lo que se espera de él.
Para evitarlo, es aconsejable mostrar al proveedor el funcionamiento real de la empresa antes de firmar el contrato. Esto permitirá identificar posibles lagunas y solicitar aclaraciones, asegurando que ambas partes están alineadas.
Una vez iniciado el proyecto, es fundamental cumplir con los hitos establecidos. Cualquier retraso o desviación del plan puede suponer pérdidas de tiempo y dinero.
Para mantener el proyecto en marcha, es necesario contar con un equipo de gestión de proyectos sólido que garantice la cooperación de todas las partes implicadas y supervise el progreso en todo momento.
La comunicación es clave: todos los interesados deben estar informados del estado del proyecto para gestionar correctamente las expectativas y abordar posibles problemas antes de que se conviertan en obstáculos.
Mover los datos de los sistemas anteriores al nuevo ERP es un paso crítico en el proceso de implementación. La migración de datos es una de las etapas más complejas de la implementación de un ERP.
Es posible que tu empresa tenga datos procedentes de múltiples fuentes y con diferentes formatos. Estos datos deben auditarse, limpiarse y estandarizarse antes de ser transferidos al nuevo sistema.
El primer desafío suele ser localizar y reestructurar toda la información. Cada departamento dispone de los datos con diferentes estructuras y categorías, y algunos incluso pueden seguir utilizando papel, hojas de cálculo o distintos programas de software.
Lejos de ser un problema, este proceso representa una oportunidad para optimizar los datos: eliminar duplicados, eliminar información irrelevante y archivar registros obsoletos.
Un reto habitual es consolidar los datos de un mismo cliente o proveedor. La información que tiene el equipo de ventas puede ser muy diferente a la del departamento de marketing, incluso si se trata del mismo cliente.
Para garantizar la precisión y relevancia de los datos, es imprescindible que todas las partes acuerden un enfoque común para su estructuración.
La implementación de un ERP es el momento ideal para revisar y mejorar los procesos empresariales.
Es posible que algunas tareas se realicen de cierta manera debido a las limitaciones del sistema anterior o que todavía se dependan de procesos manuales.
Un desafío clave es la resistencia al cambio por parte del personal. No todo el mundo acepta las transformaciones con la misma facilidad, por lo que la gestión del cambio es esencial para lograr una transición fluida.
Para fomentar la aceptación y adaptación al nuevo ERP, se recomienda:
Si se facilita la transición de manera efectiva, el personal se sentirá más valorado y el proceso de adaptación será más rápido y exitoso.
Si el proyecto se retrasa o si se amplía el alcance durante la implementación del ERP, los costes pueden dispararse.
Para minimizar este riesgo, es fundamental contar con una planificación detallada y ceñirse al plan del proyecto. Sin embargo, es frecuente que surjan imprevistos que requieran más tiempo o recursos.
Por ejemplo, la migración de datos puede acabar costando entre un 10% y un 15% más de lo previsto. Además, puede que no se hayan considerado ciertos costes, como formación adicional o personalizaciones imprevistas.
Por ello, es preferible asignar un presupuesto adicional como contingencia, en lugar de exceder el presupuesto y tener que buscar financiación extra a mitad del proyecto.
Una implementación ERP exitosa requiere una estrategia bien planificada. Esto implica definir un calendario realista para cada fase del proceso y elegir el enfoque de implementación más adecuado para tu empresa.
Si planificas cada etapa con detalle, te anticipas a los desafíos y aplicas las mejores prácticas, la transición a un nuevo ERP será mucho más fluida y rentable para tu negocio.
Una planificación adecuada es esencial para cualquier proyecto a gran escala, en especial aquéllos que van a tener un impacto positivo considerable para la organización.
Implementar un software ERP es uno de los mayores proyectos internos que una empresa puede abordar.
Por eso, es importante que elijas el equipo adecuado para el proyecto y que todos estén alineados en qué procesos de la empresa necesitan mejorar, de modo que podáis elegir el sistema y el proveedor más adecuado para asegurar el crecimiento del negocio.
Proponemos estos ocho pasos previos para afrontar el proyecto:
Antes de tomar cualquier decisión clave respecto al proyecto ERP, debes asegurarte que has reclutado las personas adecuadas.
Esta es una idea general de cómo debería ser un equipo de proyecto ERP.
El propósito principal de actualizar a un nuevo software ERP para tu negocio es hacer que los procesos clave sean más eficientes.
Por eso es importante tomarse el tiempo necesario para examinar y documentar en profundidad cómo opera tu empresa con el fin de medir la eficacia de tus procesos actuales.
No escatimes en tiempo para hablar con diferentes miembros del personal e identificar qué funciona, qué no y cómo se pueden mejorar las cosas.
Nuestro consejo sería mapear los procesos tal como ocurren realmente, no como crees que ocurren, y valorar cómo afectan a toda la organización.
Define el principio y el final de todos los procesos para identificar cualquier superposición, documentándolos a medida que avanzas.
Para una implementación exitosa que realmente mejore la vida laboral y la eficiencia de tu equipo, es importante no replicar o forzar procesos solo porque los has estado haciendo de esa manera durante mucho tiempo. Esta es tu oportunidad de actualizar y mejorar los procesos históricos para hacer las cosas más ágiles y efectivas.
Tu socio de implementación te puede ayudar, ya que tendrá una visión más objetiva de tus procesos de negocio. Pueden ser capaces de detectar áreas que puedes mejorar y que quizás no os hayáis planteado dentro de tu empresa por estar demasiado involucrados de las operaciones diarias.
Tu socio también podrá asesorarte sobre las mejores prácticas de la industria y cómo el software ERP puede ayudar.
Finalmente, necesitarás entender cómo funcionarán los procesos después de la implementación para tener más tiempo para gestionar el cambio y preparar a los empleados. También aquí tu proveedor también debería ayudarte.
Debes examinar lo que tus sistemas actuales están costando al negocio en áreas como seguridad, soporte, tiempo de inactividad, actualizaciones, seguros e ineficiencias.
Entender ampliamente lo que tu sistema actual está costando, no sólo por precio de las licencias en si, te ayudará a identificar un presupuesto para tu proyecto ERP. Tu proveedor de sistemas ERP actual debería poder ayudarte con este paso.
Decidir el proveedor de ERP adecuado (las personas que suministran tu nuevo software ERP) para tu negocio es vital para el éxito.
Recomendamos investigar numerosos proveedores y discutir tus necesidades específicas, plazos y presupuestos con ellos. Tienes más información aquí, pero detallamos algunos consejos adicionales:
Invita inicialmente a cinco proveedores a una entrevista. Prepárate con una lista de preguntas para hacerles. Las posibles preguntas que podrías querer hacer podrían incluir:
Hacer estas preguntas te ayudará a reducir tu lista de opciones. Una vez que tengas dos o tres proveedores que te interesen, deberías solicitar una demostración en vivo de su software, donde muestren procesos y escenarios específicos para tu negocio.
Para tomar la decisión final, es fundamental conocer con exactitud cuánto pagarás durante los próximos cinco años y que tu equipo legal revise el contrato en detalle.
Además, es imprescindible realizar una debida diligencia de datos, asegurándote de comprender exactamente de qué serás responsable y qué aspectos debes tener en cuenta antes de la implementación.
A menos que cuentes con un equipo de TI altamente capacitado dentro de tu empresa, necesitarás un socio de implementación que te ayude a minimizar las interrupciones, garantice una formación de calidad y facilite una transición fluida.
El proceso de selección es similar a lo mencionado anteriormente:
Busca dos o tres posibles partners, preferiblemente uno local que pueda visitarte fácilmente en tus instalaciones.
Asegúrate de que tengan experiencia en tu sector.
No olvides discutir con tu socio de implementación tus procesos empresariales actuales. Es posible que detecten necesidades que has pasado por alto o que te propongan una forma más eficiente de hacer las cosas.
La implementación de un ERP es un proyecto complejo que puede ser largo y disruptivo, y que exige una gran inversión de tiempo por parte del equipo encargado.
No subestimes esta carga de trabajo y asegúrate de que tu equipo tenga suficiente tiempo tanto para cumplir con sus tareas habituales como para llevar a cabo todas las acciones necesarias en la implementación del ERP, evitando así retrasos.
Desde el principio, tanto tú como el equipo del proyecto debéis tener claro qué tareas hay que completar, quién es responsable de cada una y cuáles son los plazos de entrega.
Por ejemplo, ¿quién se encargará de la depuración de datos históricos para garantizar una migración fluida y precisa al nuevo sistema?
Planificar con antelación evita tener que tomar decisiones impulsivas a mitad del proyecto, lo que podría causar no sólo desorden y confusión, sino también cambios que impacten en el tiempo y coste del proyecto.
Dicho esto, también es fundamental mantenerse flexible. Es probable que surjan imprevistos en el camino, así que, si es necesario modificar el plan original, adáptalo sin comprometer la calidad del proceso.
Lograr la implicación de los empleados en el proyecto es clave para conseguir su aceptación y compromiso.
Es importante que comprendan que el nuevo ERP no solo beneficiará a la empresa en su conjunto, sino también a ellos individualmente, mejorando su eficiencia y simplificando su trabajo.
Si involucras a los usuarios finales desde el principio, será más fácil que entiendan las razones del cambio y cómo funciona el sistema.
Tu socio de implementación puede ayudarte en este aspecto, mostrándoles el funcionamiento del ERP a medida que se vayan completando las distintas fases de la implementación, dependiendo del enfoque que hayas elegido.
La migración de datos es un paso fundamental en la implementación de un ERP, y prepararla correctamente puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.
Primero, decide qué datos quieres llevar al nuevo sistema y elimina la información obsoleta o innecesaria.
Luego, determina cuántos datos necesitas transferir y los costes asociados a esta tarea.
También es recomendable que evalúes si hay datos adicionales que te gustaría incorporar en el nuevo ERP y que actualmente no almacenas.
Uno de los problemas más comunes en la migración de datos es la mala calidad o falta de limpieza de la información.
Para que el proceso sea un éxito, es imprescindible que los datos sean precisos y coherentes. Antes de iniciar la migración, revisa y depura toda la información para evitar errores.
Aunque pueda parecer un trabajo laborioso, es una parte crucial para garantizar el éxito de la implementación.
Una vez que hayas decidido implementar un nuevo sistema ERP y seleccionado un proveedor, el proyecto seguirá una serie de etapas lógicas.
Aquí tienes una visión general de cómo podría desarrollarse el proceso de implementación de un ERP:
Con NetSuite ERP, la configuración y personalización se realizan dentro del propio sistema. Se optimizan los ajustes según tus necesidades, se configuran los paneles de control y los informes, y se lleva a cabo la migración de datos. En algunos casos, este proceso puede incluir desarrollo de software adicional si se requieren mejoras, cambios o funcionalidades extra.
Antes de que el sistema esté operativo, es fundamental probar su rendimiento en distintos escenarios habituales. Se recomienda evaluar todas las funcionalidades y procesos de negocio posibles para garantizar un funcionamiento óptimo.
Antes de desplegar completamente la nueva solución ERP, es esencial capacitar a tu equipo para que adquiera las habilidades necesarias. Primero, deberán participar en las pruebas del sistema y, después, realizar el cambio al nuevo ERP con confianza y sin complicaciones.
Una vez completadas las pruebas, finalizada la migración de datos y capacitados los empleados, podrás programar la fecha (o fechas) de lanzamiento del sistema ERP.
Cuando el plan de implementación de ERP ha finalizado, aún hay varios aspectos clave que debes mantener bajo control, incluyendo:
Una vez que el sistema esté en funcionamiento, la última fase (contínua), es garantizar su correcto funcionamiento. Para ello está el mantenimiento y soporte.
Si tu ERP funciona en servidores locales (on-premise), probablemente necesites gestionar actualizaciones, aplicar correcciones o parches y mantener el hardware.
Por otro lado, si optaste por un ERP en la nube, las actualizaciones se realizarán automáticamente en segundo plano, lo que reducirá significativamente las tareas de mantenimiento y gestión.
También será necesario asegurarte de que el sistema se revise periódicamente y funcione correctamente. Es recomendable hablar con los empleados que lo utilizan para conocer su experiencia, identificar qué aspectos están funcionando bien y cuáles les resultan más difíciles.
Si es necesario, puedes programar formación adicional para que todos los usuarios se sientan seguros y cómodos utilizando el nuevo software ERP.
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Tu nuevo sistema ERP debe evolucionar junto con tu empresa para evitar la necesidad de una renovación completa en el futuro.
Aquí es donde tu socio de implementación vuelve a ser clave. Debería ofrecerte una revisión del estado del sistema, incluyendo un análisis de su uso y sugerencias adicionales para optimizarlo aún más.
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Operamos en varios países y trabajamos con una amplia variedad de sectores, incluyendo:
No creemos en soluciones universales, por lo que dedicamos el tiempo necesario para comprender exactamente lo que buscas y qué soluciones se alinean mejor con tus necesidades y objetivos.
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