Basta con echar un vistazo a las búsquedas de Google para ver que muchas personas buscan cosas como “¿Qué es un ERP?”; “¿Qué significan las siglas ERP? ” and “¿Para qué sirven los sistemas ERP?” entre otras. Así que vamos a responder algunas de estas preguntas aquí.
Si revisamos Google Trends en los últimos cinco años, las búsquedas relacionadas con ERP han aumentado un 200%. Y en los últimos dos años, esta cifra se ha duplicado. La incertidumbre empresarial de los últimos tiempos ha obligado a las empresas a revisar sus estrategias y buscar tecnologías que las respalden y les aporten mayor agilidad. Adaptarse a nuevos entornos y formas de trabajo es vital, y los sistemas ERP pueden ayudar con ello.
Los directivos conocen su misión, crecimiento y rendimiento empresarial. Son conscientes de los problemas y necesidades de su negocio, de sus procesos, y saben que necesitan herramientas que los respalden, que sustenten el núcleo empresarial y que faciliten el acceso a datos en tiempo real para tomar decisiones informadas y afrontar cambios minimizando riesgos.
Aquí es donde entran en juego las soluciones ERP, aunque muchas empresas aún no sepan exactamente qué son.
ERP significa «Enterprise Resource Planning» o «Planificación de Recursos Empresariales», lo que no dice mucho por sí solo. En resumen, un ERP es un software que permite a las empresas gestionar todos sus procesos centrales de principio a fin dentro de un mismo sistema. Gartner
ofrece una excelente definición de ERP que lo explica de manera clara y concisa.
Las organizaciones de todos los sectores utilizan ERP para estandarizar, optimizar e integrar sus procesos empresariales. Un sistema ERP abarca todas las áreas de negocio, incluyendo finanzas, fabricación, distribución, ventas, adquisiciones, cadena de suministro, proyectos, servicios, atención al cliente y más.
¿En qué consiste la planificación de recursos empresariales? Algunas de las características clave de la planificación de recursos incluyen:
Read our guide to choosing the best ERP for your business.
Un ERP integra y gestiona los datos de todas las áreas de la empresa en una plataforma única. Esto elimina la necesidad de usar múltiples herramientas separadas y proporciona información en tiempo real.
Algunas funciones clave de un ERP incluyen:
Si estás buscando una descripción técnica detallada, este no es el sitio. En cualquier caso, nuestros Arquitectos de Sistema estarán encantados de contártelo. A modo de resumen, los Sistemas ERP optimizan los procesos empresariales al recoger, almacenar, gestionar y comunicar datos de todas las áreas de la empresa en una única plataforma. De este modo, se elimina la necesidad de usar multiples herramientas separadas y proporciona información en tiempo real.
El software ERP combina informes y métricas de diferentes departamentos en un mismo entorno, proporcionando una vision 360º de lo que está ocurriendo y cómo se están utilizando los recursos, ya sean económicos, materiales, mano de obra o cualquier otro.
Con la información disponible en tiempo real en una única fuente de datos, las empresas pueden obtener más rápidamente información sobre cómo se pueden mejorar los procesos o cómo se pueden distribuir los recursos para hacer un mejor gasto y dejar margen al crecimiento. Se acabaron las hojas de cálculo y la recopilación de información de distintas aplicaciones empresariales; todo está disponible y accesible desde la interfaz del ERP.
Sin un sistema ERP y una estrategia de planificación adecuada, la gestión empresarial se hace mucho más difícil. Además, la empresa puede estar rindiendo por debajo de sus posibilidades sin que el equipo directivo sea consciente de ello.
Aunque hemos dicho que no vamos a entrar en los detalles técnicos, vamos a ofrecer una breve descripción técnica básica del funcionamiento de un ERP.
La integración y visualización de datos permite mantener los datos de forma flexible y transparente. Las estructuras de datos integradas se implementan en un sistema ERP a través de un conjunto de transacciones empresariales con objetos de negocio visuales, utilizando relaciones adicionales para formar una base para la planificación simultánea y prospectiva de muchos componentes. Los distintos objetos empresariales de la estructura de datos integrada se representan visualmente mediante Scalable Vector Graphics (SVG), una tecnología basada en XML. Un componente de software proporciona al sistema ERP la capacidad de mostrar objetos empresariales y sus vínculos.
Los clientes y las operaciones están cambiando, por lo que las empresas deben ser capaces de reaccionar rápidamente a esos cambios, no sólo para mantenerse al día, sino también para adelantarse a los competidores.
En este nuevo entorno, que incluye cambios inesperados, las empresas se ven obligadas a planificar nuevas estrategias minimizando el riesgo.
El consejo tiene que actuar como facilitador e integrador.
Un sistema ERP es un catalizador para la innovación empresarial y minimiza el riesgo, permitiendo a las empresas simular diferentes escenarios. También es una plataforma para la eficiencia empresarial, ya que acelera las operaciones, reduciendo el tiempo necesario para completar casi todos los procesos empresariales y mejorando la eficiencia y la eficacia al unificarlo todo en una única suite.
La estandarización y simplificación que ofrece se traduce en menos estructuras rígidas, creando así empresas más ágiles que pueden adaptarse rápidamente a la vez que aumentan la colaboración.
El software ERP ayuda al director financiero a rastrear, analizar e informar sobre datos empresariales críticos de todos los departamentos para tomar decisiones sobre, por ejemplo, proyectos de capital, fuentes de financiación, gestión de tesorería y control financiero.
Algunas de las ventajas específicas de los ERP basados en la nube son:
Lee más en nuestra guía de los Beneficios del Software ERP.
En el mundo actual, la información es el rey. La importancia del ERP radica en su capacidad para ofrecer la visibilidad de 360º en tiempo real que exigen las organizaciones en su afán por mejorar el rendimiento empresarial y encontrar margen de crecimiento. Los sistemas ERP son importantes para las empresas porque también les permiten agilizar los procesos y aumentar la agilidad.
El ERP ayuda a los miembros del consejo de administración a tomar decisiones informadas utilizando la inteligencia empresarial para recopilar información más precisa y procesable; hace que las operaciones individuales y los departamentos trabajen más rápido; automatiza procesos específicos permitiendo que el personal dedique tiempo a actividades más productivas; mejora las relaciones con los clientes, haciéndolas más rápidas y eficientes, y mejorando así la satisfacción del cliente.
Otras razones para invertir en un ERP son:
Estandarización. El uso de sistemas dispares puede dar lugar a errores, dificultades en la transferencia de datos, procesos que consumen tiempo y lagunas de seguridad.
Contabilidad e informes financieros más precisos y rápidos. No sólo hay que controlar las transacciones entrantes y salientes, sino también la visibilidad de la empresa y el impacto de cada área en las finanzas. A medida que crecen las empresas, aumenta la complejidad de las transacciones. Con un ERP, las empresas pueden cerrar los libros en menos de 10 días, tener una visión consolidada de todas las filiales en tiempo real y un control estricto de todas las finanzas de la organización.
Empecemos por el final. Es un hecho que cuanta más información se introduzca en el sistema ERP, más fácil será identificar y resolver los problemas y aprovechar las oportunidades.
Los sistemas ERP empezaron en los años 60 y se desarrollaron originalmente para la industria manufacturera, con la planificación de necesidades de materiales (MRP) que permitía a las empresas hacer un seguimiento del inventario y la producción. Todo empezó con J.L. Case, un fabricante que trabajó con IBM para desarrollarlo. En los años 70, los MRP ganaron terreno, pero sólo estaban al alcance de grandes empresas con presupuesto y recursos suficientes. Los años 80 marcaron un hito con soluciones más sofisticadas para dar soporte a procesos que iban más allá de las materias primas y el inventario y que permitían la coordinación con varios departamentos. Gartner acuñó el término planificación de recursos empresariales en los 90, cuando debido a sus ventajas la tecnología evolucionó y se expandió y fue adoptada por otras industrias y ahora se aplica en casi cualquier sector imaginable. Desde proveedores de servicios, minoristas, mayoristas, industria del software y más.
En 1998 NetSuite lanzó el primer ERP en la nube, ampliamente visto como una mejora sobre los sistemas locales, ya que las empresas podían acceder a los datos críticos del negocio en línea y significaba que las empresas no tenían que gastar en la compra y mantenimiento de hardware. El año 2000 supuso un avance significativo, cuando se habilitaron los sistemas para extraer datos de otras fuentes, incluidas las aplicaciones frontales y back-end para alimentar el sistema ERP.
Los distintos tipos de sistemas ERP pueden clasificarse por sectores o por implantación.
A lo largo de los años, los sistemas ERP han ido creciendo. Como ya se ha mencionado, una de las características clave de los mejores ERP es la modularidad. Esta es la razón por la que los ERP pueden modificarse en función de las necesidades de cada industria, ofreciendo una suite «a medida» para sus necesidades específicas. Cuantos más módulos tenga el sistema, más operaciones cubrirá y automatizará. Un sistema ERP para un almacén o una empresa de fabricación, por ejemplo, tendría requisitos muy diferentes a uno para una empresa de IT, y los módulos ERP lo permiten.
Los sistemas ERP pueden ser en servidores locales, basados en la nube o híbridos.
Los Sistemas ERP Locales se instalan localmente en el hardware y los servidores de la empresa. Esto significa que necesitarán un equipo de TI para mantener el sistema, lo que costará una cantidad significativa de tiempo y dinero. Las actualizaciones requieren un gran esfuerzo de despliegue en los ordenadores de los usuarios y la reimplantación de personalizaciones e integraciones. A pesar del elevado coste inicial y de la dificultad de actualización, algunas empresas siguen prefiriendo este tipo por la sensación de mayor seguridad.
Los sistemas ERP en la nube tienen diferentes subtipos:
Multi-propiedad, también llamado SaaS, o Software-as-a-Service – es una única versión del software ERP y de la infraestructura que sirve a múltiples organizaciones.
SaaS de propietario único: software ERP que da servicio a una sola organización.
Nube pública: varias organizaciones comparten servicios de computación en nube. Algunos ejemplos son AWS, Google Cloud, Microsoft Azure u Oracle Cloud.
Nube privada: el servicio está basado en la nube, pero no se comparte con ninguna otra organización. El software ERP y los datos de una empresa son gestionados de forma centralizada por el proveedor de ERP y se accede a ellos mediante un navegador web. El esfuerzo se simplifica sustancialmente y el coste global es significativamente menor. Otras ventajas son la velocidad de despliegue, la ejecución de la última versión manteniendo las mejoras y personalizaciones, la accesibilidad y el rendimiento, que son mejores que los de los sistemas locales, pero también la seguridad, ya que suelen cumplir las normas más estrictas y disponen de sistemas para evitar filtraciones y pérdidas de datos, con herramientas de supervisión, controles y políticas 24 horas al día, 7 días a la semana.
Por su parte, los ERP híbridos son una combinación de soluciones ERP locales y en nube pública o privada. Los ERP híbridos suelen ser una buena opción para las empresas que ya disponen de un ERP local y desean integrar sus sistemas en servicios basados en la web.
El software de planificación de recursos empresariales puede resultar caro si se compara con otras soluciones alternativas (como una aplicación de contabilidad, por ejemplo). Sin embargo, el gasto en transformación digital debe considerarse una inversión tecnológica importante y positiva para impulsar el cambio y las mejoras, más que un coste. En términos de gasto real, el coste del ERP varía en función del tipo de implantación, el número de usuarios, los módulos y el nivel de personalizaciones.
La importancia de un software ERP puede resumirse en que es la herramienta más útil para la gestión diaria de las empresas. Las empresas tienen una visión y una misión. Su objetivo es alcanzarlas y, por tanto, necesitan que el negocio funcione sin problemas, pero también necesitan planificar, establecer objetivos y capitalizar oportunidades.
Para ello, es vital que tengan una imagen del rendimiento, y esto significa datos. Como hemos mencionado anteriormente, la información es el rey y los sistemas ERP son la mejor herramienta para proporcionar esa información en todas las funciones empresariales. Son cruciales para apoyar a los líderes de opinión y la transformación empresarial, ayudando a las empresas a tomar decisiones informadas, minimizando los riesgos, automatizando los procesos y aumentando la agilidad.
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