La disponibilidad de sistemas ERP en la nube adecuados para empresas de todos los tamaños – no solo grandes multinacionales – ha hecho que muchas empresas estén evaluando implementarlo. Pero ¿Cómo saber si es el momento de afrontar un proyecto ERP?
Si te encuentras en esta fase, es importante determinar si estás realmente preparado para un Proyecto ERP. Si actúas demasiado pronto, el Proyecto puede muy bien fallar. Para evitarlo, es mejor afrontar la implementación de un nuevo ERP una vez que estás en posición de hacerlo.
Hay varios factores que pueden afectar. Para evaluar su situación, te recomendamos que considere las siguientes cuestiones:
Dado que un ERP gestiona todas las áreas funcionales de la empresa, querrás optimizar los procesos como parte de la implementación. Por eso conviene considerar también si mantendrás los dos sistemas funcionando en paralelo temporalmente o cambiará de uno a otro sistema directamente.
Un buen ejemplo es el software CRM. Muchas empresas gestionan el CRM de modo independiente de su software financiero. Puede deberse a que el departamento de marketing o ventas lo haya implementado, mientras que el departamento financiero solo estaba interesado en software contable. Muchos sistemas ERP incorporan excelentes módulos de CRM, por lo que convendría evaluar si es sencillo reemplazar su CRM actual. Por otro lado, puede que prefieras mantener tu sistema actual, siempre y cuando pueda integrarse o comunicarse sin fisuras con su nueva solución ERP.
En este escenario puedes evaluar las ventajas y desventajas de ambos enfoques y analizar las oportunidades e inconvenientes que cada una representa.
Debes incluir no solo la implementación inicial, sino también considerar costes de integraciones y personalizaciones. Además, deberías presupuestar costes de formación y licencias anuales, así como el mantenimiento y soporte.
Exceder el presupuesto es algo que todos queremos evitar. Para ello, busque asesoramiento y tenga reservado un colchón para posibles contingencias. Las consultorías de implementación deberían proporcionar asesoramiento experto y consultoría sin compromiso, y poder anticipar el detalle de costes del ERP por adelantado.
Algunos consultores también te proporcionarán opciones de financiación que te permitirán pagar a plazos, de modo que se reduzcan los costes iniciales.
El tiempo de implementar un nuevo sistema ERP varía dependiendo de la metodología y el sistema, así como el tamaño y tipo de la empresa para la que se va a implementar.
Es necesario asegurarse de que has planificado la cantidad de tiempo necesario para afrontar el proyecto, calculando también posibles desviaciones por contingencias.
Puede resultar útil evaluar el tiempo con cada uno de los proveedores que esté considerando. Juntos pueden construir un plan de ruta con tiempos e hitos realistas. Con la aplicación de una buena gestión de proyectos obtendrá la escala de tiempo global que la ejecución del proyecto necesitará.
No olvides incluir tiempo para el análisis de requerimientos, la recolección de datos, limpieza y migración.
Llevar a cabo un proyecto de un nuevo ERP es un esfuerzo considerable para cualquier empresa. Aparte de consideraciones presupuestarias y de tiempo, debe asegurarse que dispone de recursos internos para gestionarlo.
Trabajar con una consultoría de implementación aliviará la carga de trabajo. Pero el proyecto sigue necesitando supervisión interna. Necesitarás un Project Manager que pueda dedicar total atención al proyecto y ser el último responsable de su éxito. Necesitarás asignar y liderar los equipos de la empresa y asegurar una comunicación y colaboración efectiva.
Tu equipo de Proyectos deberá tener experiencia en la gestión de cambios IT que involucran a toda la empresa y coordinar todas las áreas. Mientras que los equipos de Finanzas e IT a menudo lideran los proyectos ERP, es importante tener representación de todos los departamentos que utilizarán el software, de modo que deberás incluir personal de ventas, marketing, recursos humanos y operaciones – ya sea almacén, fabricación o equipos de servicios profesionales.
Si no estás listo y no has llevado a cabo el análisis y trabajo mencionado arriba, es muy posible que tu proyecto de implementación fracase.
En NoBlue2, nunca alentaremos a nuestros clientes a afrontar un nuevo Proyecto ERP si no están preparados. Sin embargo, si ya te has planteado las cuestiones anteriores y crees que es el momento de avanzar, contáctanos para una consultoría o reserva una cita sin compromiso.
Las señales aparecen en varias áreas a la vez, no solo en finanzas. En la dirección financiera, el cierre mensual se alarga, los informes se construyen a mano a partir de varias fuentes y consolidar sociedades exige días de trabajo. En operaciones, no hay visibilidad fiable del stock por ubicación y las compras se deciden por intuición. En ventas, el equipo comercial no sabe en tiempo real qué se puede servir ni el estado de los pedidos. En empresas de servicios, la rentabilidad de cada proyecto solo se conoce cuando ya ha terminado. Si varias de estas situaciones se dan al mismo tiempo, el problema ya no es una herramienta concreta, sino la falta de un sistema que conecte todos los procesos.
Es la fase en la que se documenta cómo funciona hoy la empresa y qué necesita del nuevo sistema, antes de configurar nada. Debe producir al menos tres resultados. El primero, un mapa de los procesos actuales por área, con sus problemas y excepciones. El segundo, una lista de requisitos priorizada que distinga lo imprescindible de lo deseable, para que el alcance no crezca sin control. El tercero, un inventario de los sistemas que se mantienen y de las integraciones necesarias. Con esa información, el partner puede estimar plazo e inversión con fundamento. Saltarse esta fase o hacerla de forma superficial es una de las causas más frecuentes de desviaciones en presupuesto y calendario.
Lo más eficaz es revisarlos durante el diseño del proyecto, con el nuevo sistema como referencia. Rediseñarlos antes, en abstracto, suele llevar a procesos que después no encajan con la forma de trabajar del ERP. Ignorarlos y replicar tal cual los procesos actuales es todavía peor: se traslada al nuevo sistema la ineficiencia del anterior, a menudo con personalizaciones costosas para imitar lo que ya no tiene sentido. El enfoque recomendable es partir de las buenas prácticas que incorpora el ERP para tu sector y adaptar solo lo que realmente diferencia a tu empresa. Cada personalización que se evita reduce el coste del proyecto y facilita las actualizaciones futuras.
Para que la comparación sea justa, todas las propuestas deben responder al mismo alcance: los mismos procesos, sociedades, integraciones y volumen de datos. Si cada partner interpreta el proyecto a su manera, las cifras no son comparables. Conviene analizar el coste total de propiedad (TCO) a varios años, no solo la inversión inicial. El primer año, con la implantación y la estabilización, suele ser bastante más alto que los siguientes. También influyen las modalidades de pago de licencias y servicios. Ten en cuenta que una demo sirve para valorar el encaje funcional, no para conocer el coste. Para obtener cifras reales, lo adecuado es pedir un presupuesto basado en tus requisitos. El propio partner puede ayudarte a estimar el TCO con su experiencia en empresas similares.
Un business case sólido traduce el proyecto a términos de negocio para que la dirección pueda aprobarlo con supuestos explícitos. Debe describir los problemas actuales y su coste (horas de trabajo manual, errores, retrasos en el cierre, roturas de stock), los objetivos medibles que se esperan alcanzar y la inversión total a varios años. También debe recoger los beneficios estratégicos con objetivos concretos, por ejemplo reducir el cierre financiero de diez a seis días, y no aspiraciones genéricas como “mejorar la visibilidad”. Por último, conviene incluir los riesgos del proyecto y el coste de no hacer nada. Mantener el sistema actual también tiene un coste que crece con la empresa.
No estar preparado no significa esperar sin hacer nada. Hay trabajo previo que reduce el riesgo y acorta el proyecto cuando llegue el momento. Por ejemplo, documentar los procesos principales y sus responsables, empezar a limpiar los datos maestros de clientes, proveedores y artículos, y hacer inventario de los sistemas y hojas de cálculo que se usan hoy y de cómo se conectan entre sí. También conviene identificar quién será el patrocinador del proyecto en la dirección y qué usuarios clave podrían participar. Con esa base, la fase de análisis será más rápida, las estimaciones del partner más precisas y el proyecto arrancará con menos incertidumbre.
Depende sobre todo de cuándo quieres que el sistema entre en producción. Muchas empresas prefieren arrancar con el nuevo ERP al inicio del ejercicio fiscal, porque simplifica la migración de saldos y evita convivir con dos sistemas dentro del mismo año contable. Si el objetivo es enero, el proyecto tiene que empezar con meses de antelación, y la decisión suele coincidir con la preparación de los presupuestos del año siguiente. También conviene evitar que las fases más intensas (pruebas, formación y puesta en producción) coincidan con los cierres anuales, los picos de actividad del negocio o los periodos de vacaciones, cuando cuesta más contar con los usuarios clave.
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