Claves para un seguimiento y control presupuestario eficiente

El control presupuestario nos permite no sólo analizar, sino mejorar la estructura financiera de nuestra empresa, optimizando sus beneficios. Son muchas las empresas que se dejan llevar por la inercia de la compra-venta sin hacer una correcta planificación y control presupuestario. Se conforman con hacer un balance al cierre de año o trimestre. Para que una empresa tenga éxito, no sólo debe establecer sus objetivos y planificar las acciones con antelación, sino medir, asignar los recursos, definir un presupuesto y monitorizar su evolución.

¿Qué es el control presupuestario?

El seguimiento presupuestario es el proceso de controlar los gastos, recibos y facturas para que un proyecto pueda completarse dentro del presupuesto asignado.

El control presupuestario puede realizarse mediante programas informáticos de presupuestación y previsión. También puede utilizarse un software de gestión de proyectos, en cuyo caso el presupuesto detalla los gastos y beneficios previstos para un proyecto específico y la previsión anticipa si la marcha del proyecto y el nivel de gastos actual está alineado o por el contrario puede esperarse una desviación. Este tipo de control presupuestario ayuda a los equipos a gestionar qué parte del presupuesto están utilizando, a dónde va el dinero y qué ajustes hay que hacer para completar el trabajo en tiempo y forma.

Un presupuesto bien estructurado permitirá saber el punto en que se encuentra la empresa o el proyecto concreto, anticipar los resultados y mejorar el proceso de toma de decisiones.

Un seguimiento adecuado ayudará a corregir las desviaciones antes de que sea demasiado tarde. Con el control presupuestario, los equipos pueden identificar fácilmente las partidas presupuestarias que necesitan más fondos de lo previsto y reasignarlos para compensar la situación, de modo que el proyecto pueda completarse sin salirse del presupuesto.

Tipos de control presupuestario

Existen muchos tipos diferentes de seguimiento presupuestario. Normalmente, la tipología se elige en función del objetivo específico de un equipo.

El presupuesto incremental es el tipo de seguimiento presupuestario más similar a un presupuesto tradicional. Funciona con variaciones presupuestarias en base al crecimiento o el declive de la empresa. Es una forma sencilla de calcular los ajustes presupuestarios, pero puede pasar por alto complejidades como las tendencias y la inflación.

La presupuestación por actividades funciona en sentido inverso, es decir, a partir de los objetivos que la empresa quiere alcanzar. Este método fija un resultado final deseado, define las acciones necesarias para para alcanzar ese objetivo y crea un presupuesto acorde a esas acciones. Es el mejor método para el seguimiento presupuestario a corto plazo y orientado a objetivos.

El presupuesto de propuesta de valor evalúa la razón por la que se incluye cada cantidad en un presupuesto, junto con el valor que aporta cada partida a los clientes, empleados o partes interesadas (coste/beneficio de las partidas). El presupuesto de propuesta de valor ayuda a los equipos a decidir si el valor de la partida es suficiente para justificar su coste. Este método ayuda a eliminar gastos innecesarios garantizando que cada parte del presupuesto aporte valor al proyecto.

Un presupuesto de base cero es aquella en la que todos los presupuestos de los departamentos parten de cero. A continuación, los equipos aumentan estas categorías presupuestarias, justificando cada gasto a lo largo del proceso. Este método es ideal para empresas con presupuestos ajustados. Suele usarse en escenarios que requieren una reducción drástica del presupuesto, pero necesita mucha dedicación.

Beneficios del control presupuestario

El seguimiento presupuestario ayuda a las organizaciones a optimizar su gestión y la de sus proyectos. Entre las principales ventajas se incluyen:

Control de costes: El seguimiento presupuestario ayuda a los equipos a controlar todos los costes y compromisos asociados a un proyecto. Si determinadas partidas presupuestarias necesitan más fondos, los equipos pueden reasignar recursos en tiempo real para evitar que se sobrepase el presupuesto una vez finalizado el proyecto.

Información exhaustiva: Un seguimiento adecuado del presupuesto proporciona a los equipos información detallada de lo que se ha gastado y en qué. Estos registros son útiles a la hora de crear nuevos objetivos de crecimiento y también pueden ayudar a los equipos a crear presupuestos de proyectos más precisos en el futuro.

Supervisar la eficacia del equipo: El gestor conocerá cuánto tiempo se dedica a cada aspecto de un proyecto y cuánto tiempo dedican los recursos a cada tarea.

Mejores prácticas para el control presupuestario

Para que el control del presupuesto tenga éxito, es necesario tener en cuenta algunas prácticas esenciales.

• Implicar al equipo: Implicar a todas las partes interesadas en la elaboración del presupuesto mejora la precisión, ya que garantiza que se incluya hasta el gasto más pequeño. Cuando los gestores son transparentes con sus equipos sobre el estado actual del presupuesto, es más probable que los equipos cumplan sus objetivos presupuestarios.
• Crear una lista de tareas: No importa el nivel presupuestario que quiera controlarse, ya sea de alto nivel referido a la gestión de la empresa, a nivel departamento o para proyectos de clientes. La creación de una lista de tareas detallada al inicio del proyecto mediante un software de gestión de proyectos puede garantizar que se tengan en cuenta todos los costes al elaborar el presupuesto.
• Utilice las herramientas adecuadas: Hacer un seguimiento manual del presupuesto lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores humanos. Para un seguimiento preciso y eficiente, los equipos deben optar por utilizar herramientas específicas, ya sea un software de gestión para el control de proyectos de clientes, o una herramienta de planificación financiera que permita hacer simulaciones de diferentes escenarios.

• Tener en cuenta los gastos ocultos: Asignar una partida de imprevistos para poder afrontar posibles gastos ocultos o que no se hayan tenido en cuenta a la hora de definir el presupuesto, puede ayudar a los equipos a mantener el rumbo a pesar de circunstancias imprevistas.
• Aprender de presupuestos anteriores: Examinar lo que salió mal en presupuestos anteriores es una gran manera de evitar volver a cometer los mismos errores, ya sea de asignación de recursos, estimación de tiempos, definición de tareas, etc.

Control presupuestario vs. Control de gastos

El control de gastos es el acto de controlar todos los gastos salientes. Es una forma de controlar cuánto dinero gasta un departamento o un equipo en un proyecto determinado. El seguimiento de los gastos forma parte de la creación de un presupuesto y es simplemente una forma de que los equipos controlen cuánto gastan.

El seguimiento presupuestario ayuda a los equipos a controlar cuánto presupuesto se ha gastado. Se diferencia del seguimiento de gastos en que el seguimiento del presupuesto se ve afectado por los límites de un presupuesto y está pensado para evitar que los equipos gasten más de la cuenta.

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