Consejos NetSuite – Crear y editar la hoja de resultados de los KPI’s

Trabajar con un ERP de gestión como NetSuite permite visualizar el rendimiento de la empresa de manera integral y precisa, unificando datos contables, operativos y estratégicos en un solo entorno.

Continuamos escribiendo una serie de guías para nuestros clientes de NetSuite, dándoles consejos y trucos para hacer su manejo del sistema más sencillo. En la guía de este mes, nos vamos a centrar en crear un tablero de KPI’s, desde donde podrás comparar y ver toda la información relevante de un vistazo.

En la guía anterior “Entender el panel de control”, explicamos cómo añadir cuadros de KPI’s al panel de control, y en “Personalizando KPI’s (Indicadores de Rendimiento)” explicamos cómo crear KPI’s personalizados para usarse al mismo tiempo que los KPI’s standard que NetSuite te ofrece.

Sin embargo, esto puede llevarse un paso más allá creando hojas de resultado de los KPI’s. Estas ofrecen muchas opciones para el cálculo y presentación de los datos, y puede ofrecer complejas comparaciones entre múltiples rangos de datos o periodos contables.

Continúa leyendo para ver cómo configurar, editar y añadir las hojas de resultados de los KPI’s a tu pantalla principal.

Cómo crear y personalizar hojas de resultados de KPI en NetSuite

Crea una hoja de resultado de KPI’s

1. 
   Ve a Personalización > Centros y pestañas > Tarjetas de KPI > Crear

Nota: Si esta opción del menú no está disponible, la opción de crear hojas de resultados de KPI’s no está habilitada, o no tienes permiso para crear hojas de resultados. Consúltalo con tu administrador para asegurarte que te habiliten la función.

2. En la parte de arriba de la página, introduce la información básica.

3. En la sub-pestaña de Indicadores de Rendimiento dentro de Contenido puedes añadir KPI’s y definir las comparaciones, y añadir fórmulas y definirlas.

Define tus KPI’s:

• Selecciona un Indicador de Rendimiento de la lista:

• En el campo “Comparar Valor con”, si lo necesitas, puedes seleccionar un Indicador de Rendimiento para compararlo con el primero ya seleccionado.
• Si seleccionas un KPI personalizado en cualquiera de las listas, debes ir a sub-pestaña de Personalizado, y seleccionar el KPI en las listas que aparecen. Selecciona la Búsqueda Guardada que quieres utilizar para el KPI personalizado.

Nota: Solo Búsquedas Guardadas con información en “Filtros Disponibles” están disponibles para usarse como KPI’s personalizados en las hojas de resultados clave

• Vuelve atrás a la sub-pestaña de Indicadores de Rendimiento, si tienes más de una línea puedes activar la opción de “Comparar con Anterior” para comparar los resultados con la línea anterior.
• Selecciona un tipo de comparación.
• Introduce una etiqueta para el KPI si quieres más información aparte del nombre del KPI para mostrar en la fila o columna.
• Pincha en Añadir.

Define tus fórmulas:

• Selecciona una fórmula, dese el listado de KPI’s (Todas empiezan con “Fórmula”)
• Selecciona la fórmula, seleccionando “Establecer Fórmula” que se abrirá en una ventana nueva.

En esta ventana, puedes:

• Seleccionar desde la lista de Funciones para añadirla a la fórmula
• Seleccionar el KPI para añadirlo a la fórmula
• Editar la fórmula directamente en el campo Fórmula.

Cuando termines de establecerla, selecciona Guardar.

• Si has incluido un KPI personalizado, ve a la sub-pestaña “Personalizado” y en el correspondiente KPI selecciona la Búsqueda Guardada que quieres usar para el KPI personalizado.

Nota: Solo Búsqueda Guardada con información en “Filtros Disponibles” está disponible para usarse como KPI’s personalizados en las hojas de resultados clave.

• Si los resultados más bajos son los que queremos ver como resultados, selecciona y marca “Menos es Más”. Cuando esta opción está seleccionada, las flechas hacia abajo son verdes, y las flechas hacia arriba rojas.
• S no quieres estos resultados en tu hoja de resultados, selecciona y marca “Oculto” La opción está disponible por si quieres usar la fórmula para otra comparación.
• Introduce una etiqueta para la fórmula. Esta etiqueta aparece como una columna o fila.
• Clic en Añadir.

Consejo: Después de que hayas seleccionado KPI’s y fórmulas, puedes reorganizarlos pinchando y arrastrando o usando los controles de mover.

4. En la sub-pestaña de Intervalos de Fechas, puedes definir múltiples intervalos o periodos distintos. Estos periodos se aplican a toda tu hoja de resultados. Después de haberlos establecido, puedes reorganizarlos, arrastrándolos de un lugar a otro o usando el teclado (Seleccionándolos antes)
5. en la sub-pestaña de resaltado, se pueden resaltar opciones para hacer que los resultados sean más visibles en el menú principal. Por ejemplo, si un valor sobrepasa cierto límite.
6. En la pestaña Audiencia, puedes definir quién tiene acceso a tu hoja de resultados de los KPI’s, lo que significa quién puede ponerlo en su menú principal. Puedes establecer esto dependiendo de los roles, departamentos, filiales, empleados o socios.
7. Pincha en Guardar.

Añade tu hoja de resultados de KPI’s a tu menú principal

1. Ahora que has creado tu hoja de resultados, puedes añadirla a tu menú principal siguiendo estos pasos: Selecciona, “Personalizar” en la esquina arriba a la derecha.
2. Después selecciona “Cuadro de mandos KPI” y este aparecerá automáticamente en tu menú principal. Ten en cuenta que debes tener habilitada la función de medidor de KPI para que esta aparezca en tu lista.

3. Para configurarlo hay que pinchar en la esquina superior derecha, la opción de “Configurar”.
4. Selecciona la hoja de resultados que quieres que aparezca de la lista, y selecciona si quieres compartir los resultados con más personas dentro de tu organización.
5. Elige la orientación y decide qué tipo de gráfico quieres que se muestre.
6. Clic en Guardar.

Edita la hoja de resultados de KPI.

Si la hoja de resultados de KPI es tuya, puedes hacer cambios en ella. Para abrir una hoja de resultados personalizada, puedes:

• En el menú principal, en la esquina superior derecha, haz clic en Editar, o 

• Ve a Personalización > Centros y Pestañas > Tarjetas de KPI y haz clic en “Personalizar” al lado del nombre del cuadro de resultados que queramos editar.

Si tu empresa gestiona grandes volúmenes de datos financieros, contar con un ERP contable como NetSuite te permitirá automatizar procesos, reducir errores y obtener informes precisos para mejorar la toma de decisiones.

Si quieres aprender más sobre cómo usar las características de NetSuite, como la creación de hojas de resultados de KPI’s, para tener una mejor visión de las actividades dentro de tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros o llámanos al 91 434 7576.

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