La implementación de un sistema ERP puede ser una tarea de enormes proporciones, con retos para cualquier empresa, grande o pequeña. Sin embargo, si conoce los principales retos, podrá prepararse y planificarlos. El resultado será una implantación de éxito de su ERP, proporcionándole una solución de gestión empresarial que le ayude a dirigir toda su compañía, aportando mayor eficiencia y productividad a través de la automatización, además de dotarle de potentes herramientas de análisis para una mejor toma de decisiones. Un ERP de gestión bien implantado permite centralizar procesos, unificar datos y mejorar la visibilidad del negocio, sentando las bases para una toma de decisiones más ágil y fiable.
A continuación, enumeramos los principales retos que puede encontrar en la implantación de un ERP, además de algunas prácticas recomendadas para evitar que se produzcan, o cómo superarlos en caso de que hayan ocurrido.
Un proyecto de implantación de ERP requiere un plan exhaustivo, con un desglose detallado de todas las fases. Estas incluyen el descubrimiento, el diseño, la migración de datos, las pruebas previas al lanzamiento, la implantación, las pruebas de aceptación por parte de los usuarios, el soporte y los cambios y actualizaciones posteriores al lanzamiento.
Si la planificación de la implementación ERP no está detallada o no se dedican tiempo y recursos suficientes, pueden surgir problemas. El dicho “si fallas en la preparación te estás preparando para fallar” se convierte en una realidad a la hora de afrontar un proyecto ERP.
Un caso frecuente se produce cuando se modifica el alcance del proyecto a medida que se avanza. Este cambio de alcance puede producirse por añadir requisitos funcionales que no estaban en la planificación inicial, provocando un incremento de tiempo y coste del proyecto.
La mejor manera de evitar problemas en la planificación es ser realista en cuanto a la duración de cada etapa y prever tiempo adicional para imprevistos. Puede ser tentador crear un plan que haga que su nuevo ERP se implemente en un tiempo récord, pero las metas deben ser razonables y alcanzables.
Una vez que su proyecto está en marcha, es importante que los hitos clave se alcancen a tiempo. Los retrasos y desviaciones del plan acabarán costándole tiempo y dinero.
Para cumplir el calendario, es necesario un equipo consistente para la gestión de proyectos. Debe garantizar la cooperación y participación de todas las partes involucradas y, en general, mantener una buena supervisión del proyecto. La comunicación también es un aspecto clave. Fomentar el diálogo hace que las dudas o problemas se expongan y afronten con prontitud. Además, garantizar que todas las partes interesadas conocen el estado y los detalles de un proyecto ayudará a gestionar las expectativas.
La integración de los datos de su antiguo sistema, o de sus diversos sistemas, es un paso crítico en la implementación. La migración de datos del ERP es un proceso complejo, que en sí mismo tiene muchas etapas. Es posible que tenga datos en varias fuentes diferentes, con un formato variado. Es necesario auditarlos, limpiarlos y normalizarlos con un enfoque coherente.
El reto suele empezar por localizar y normalizar todos los datos. Es probable que cada departamento tenga diferentes tipos de datos, con diferentes campos y subconjuntos de información. Además, algunos pueden estar en papel, otros en hojas de cálculo o en todo tipo de aplicaciones informáticas.
El momento de la migración es una oportunidad no solo para racionalizar los datos, sino también para de-duplicarlos y limpiarlos, y eliminar o archivar cualquier información obsoleta. Es muy posible que vincular diferentes datos a un solo cliente o proveedor, por ejemplo, suponga un reto. Los datos que tienen el equipo de ventas y el departamento de marketing – para un mismo cliente o potencial pueden ser muy diferentes. Todos los datos deben ser evaluados y validados, y todas las partes interesadas tendrán que acordar un enfoque común para el formateo y normalización. Aunque las necesidades de datos difieren, un ERP es una única base de datos de información, por lo que esta limpieza y formateo es una etapa crucial para garantizar que los datos sean lo más precisos y relevantes posible.
La implementación de un nuevo Sistema ERP es el momento perfecto para evaluar y cambiar procesos empresariales. Es posible que, debido a las limitaciones de su sistema actual o por carecer de un software ERP, su proceso no sea el más ágil o adecuado.
Cuando se juntan en el tiempo un cambio a un nuevo sistema y cambios en los procesos de la empresa, es necesario que el personal se acostumbre. Este proceso puede provocar resistencia entre algunos empleados. Por eso es fundamental que se gestione la adopción de estos cambios. Si se facilita la incorporación de cualquier transformación, las actitudes y los comportamientos cambiarán en consecuencia y se verá una mejor adaptación y aceptación. Existen algunas prácticas recomendadas para conseguirlo. Entre ellas se encuentran: conseguir el compromiso de la cúpula de la empresa; garantizar una comunicación frecuente, honesta y oportuna; y ofrecer una formación temprana y completa a todos los usuarios.
Si su proyecto se pasa de tiempo, o si el alcance se amplía durante el transcurso de la implantación del ERP, es muy probable que los costes se incrementen. Una planificación precisa y el cumplimiento del plan del proyecto ayudarán a evitarlo.
Pero a menudo surgen circunstancias o necesidades imprevistas que requieren tiempo o recursos humanos adicionales. Para asegurarse de que se mantiene dentro del presupuesto, es necesario realizar una cuidadosa planificación presupuestaria. La migración de datos puede costar un 10% o un 15% más de lo previsto, o que no se haya considerado en el presupuesto la formación o las personalizaciones adicionales que surgen una vez que el proyecto está en marcha. Es preferible incluir en el presupuesto una partida extra como contingente a tener que reasignar fondos de otros proyectos.
Suponer que los retos han terminado una vez que el nuevo sistema está en funcionamiento es muy poco realista. Las empresas crecen y evolucionan. Con el tiempo puede ser necesario implementar nuevos procesos o adaptarlos para lograr una mayor agilidad empresarial. El crecimiento puede suponer también la incorporación de nuevas empresas, filiales o la expansión internacional. Con cualquier evolución de este tipo necesitará que su sistema ERP evolucione y se adapte con usted.
Algunos de estos cambios son bienvenidos, porque reflejan la progresión y el crecimiento de su negocio. Sin embargo, para afrontarlos es necesario que revise periódicamente el sistema y comprobar que sigue respondiendo a sus necesidades para, a continuación, planificar cualquier novedad. Un sistema obsoleto o no adaptado a los nuevos procesos y circunstancias de la empresa puede obstaculizar su negocio.
En este caso, los sistemas basados en la nube como NetSuite ERP son mejor opción que las soluciones ERP locales. Se actualizan y mejoran de forma continua, sin coste adicional, y sin necesidad de interrumpir su negocio o contratar a personal informático especializado para supervisar las actualizaciones. Facilitan mantener un sistema ERP actualizado, que mejora continuamente y, por lo tanto, maximiza el rendimiento de su negocio
NoBlue2 tiene amplia experiencia en proyectos de implantación de ERP y puede ayudarle a afrontar y superar todos estos retos. Nuestros consultores estarán encantados de atender sus consultas, hacer una demostración de producto o preparar un presupuesto personalizado ajustado a sus necesidades. Sin ningún compromiso.
Las señales tempranas de desviación suelen ser sutiles: reuniones de seguimiento que se posponen repetidamente, entregables que se aprueban sin validación real por parte de los usuarios, o un alcance que crece sin que nadie lo documente formalmente. A nivel de datos, los indicadores más fiables son el porcentaje de hitos cumplidos en plazo y el ratio entre horas consumidas y avance real del proyecto. Un buen partner de implementación establece desde el inicio un mecanismo de control que permite detectar estas desviaciones en semanas, no en meses, cuando el margen de corrección todavía es amplio.
La práctica habitual en proyectos de implementación ERP es reservar entre un 15% y un 20% del presupuesto total como contingencia. Este margen cubre principalmente las partidas que con más frecuencia se subestiman: migración de datos, formación adicional y personalizaciones que emergen durante la fase de diseño. Proyectos con mayor complejidad, como empresas multisede, operaciones en varios países o integraciones con sistemas de terceros, deberían situar esa reserva en el extremo superior del rango. Presupuestar sin contingencia no significa que los imprevistos no vayan a ocurrir, sino que cuando ocurran habrá que reasignar fondos de otros proyectos.
La resistencia al cambio en proyectos ERP tiene casi siempre la misma raíz: el equipo no entiende por qué cambia, no ha participado en la decisión y teme perder el control sobre sus procesos habituales. Las medidas más efectivas para reducirla son involucrar a los usuarios clave desde la fase de diseño, no solo en la de formación, y comunicar con antelación qué cambia, qué mejora y qué no cambia. El compromiso visible de la dirección es determinante: cuando el equipo percibe que el proyecto es una prioridad real de la empresa y no solo una iniciativa de IT, la adopción es significativamente más rápida.
Un ERP en la nube como NetSuite está diseñado para escalar con la empresa sin necesidad de proyectos de migración cada vez que hay un cambio relevante. La incorporación de nuevas filiales, la operación en nuevas divisas o el cumplimiento de requisitos fiscales locales en nuevos países son funcionalidades que NetSuite gestiona de forma nativa a través de su módulo OneWorld. En un ERP local o en soluciones que no contemplan el crecimiento desde el diseño, cada expansión puede convertirse en un proyecto independiente con su propio coste y riesgo.
La migración de datos es consistentemente la fase más subestimada de un proyecto ERP. El tiempo necesario depende del volumen de datos, el número de fuentes origen y el estado de calidad de esos datos. En empresas que han operado durante años con hojas de cálculo y sistemas departamentales independientes, la limpieza y normalización previa a la migración puede representar entre el 20% y el 30% del tiempo total del proyecto. Iniciar el análisis de datos en las primeras semanas del proyecto, y no en la recta final, es la diferencia entre una migración controlada y una que retrasa el arranque.
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