En nuestro artículo «RETOS DE LA MIGRACIÓN DE DATOS ERP«, señalamos los puntos a tener en cuenta para migrar datos al ERP. En esta ocasión comentaremos algunas prácticas líder y daremos consejos para ayudarle a afrontar esos retos.
Tener un plan sólido es la mejor manera de garantizar que su proyecto de migración de datos ERP tenga éxito. Una migración bien ejecutada garantiza que su software de gestión empresarial funcione con datos precisos, limpios y listos para soportar todos los procesos críticos desde el primer día.
Siga estos cuatro pasos en el proceso. De ese modo evitará las complicaciones que pueden surgir.
Es importante que haya miembros de su organización supervisando el proyecto. Debe incluir al personal que trabaja en la implementación de su ERP, así como a otros miembros de la empresa. Trate de involucrar a personas propietarias de los datos de todos los departamentos que vayan a migrar información, de modo que se consideren sus aportaciones. Probablemente, desee incluir representantes de: finanzas y contabilidad, ventas, marketing, recursos humanos y otros equipos operativos, como almacén, compras, producción o servicios profesionales.
El siguiente paso de la migración al ERP es analizar y mapear los datos. Su equipo debe verificar qué datos tiene, dónde están y en qué formato. Si hay problemas de coherencia y normalización, deberán determinar la mejor manera de resolverlos, acordando un formato común que la organización usará en el nuevo sistema.
Una vez que los datos están normalizados, deben asignarse a la estructura de la base de datos del ERP. También puede ser necesario convertirlo a un formato que comprenda su nuevo ERP. Esto permitirá que sus datos se importen al ERP sin ningún problema. El equipo de consultores que está realizando la migración le indicará qué formato y cómo estructurarlos.
En cualquier ERP para empresas, una estructura de datos bien definida es esencial para evitar errores, inconsistencias o bloqueos durante la puesta en marcha.
En muchas empresas, hay información redundante u obsoleta. Es posible que tenga datos sobre clientes o proveedores que ya no existen. Es posible que no sea necesario conservar el histórico de transacciones superiores a 5 años. El equipo debe decidir qué datos son superfluos o innecesarios y descartarlos o eliminarlos. Si sus propias políticas dictan que se mantenga todo, es posible que prefiera archivarlo, en lugar de migrarlo al nuevo sistema.
Finalmente, es hora de migrar los datos. La empresa de servicios profesionales que está implementando el sistema puede hacerlo por usted. Algunos sistemas tendrán herramientas de importación que lo gestionarán por usted. Validar la integridad de sus datos antes de que el sistema entre en funcionamiento es fundamental. Verifique que se haya importado correctamente y en su totalidad, para todas las unidades de negocio, y que los datos se vean y se comporten como se esperaba. Ejecute pruebas que verifiquen el rendimiento de los datos para evaluar si todo funciona según lo planeado.
Algunas de las prácticas líder a la hora de migrar datos al ERP son:
La migración de datos debe considerarse una prioridad. Es vital para la organización que los datos no se pierdan, corrompan o pongan en peligro de ninguna manera. Migrar correctamente puede ser un proceso complicado y lento que no debe subestimarse. Dedique tiempo al proceso como parte de su plan de implementación de ERP y asegúrese de asignar suficientes recursos al proyecto para que no retrase la implementación de su nueva solución de ERP. Si aborda los aspectos de la migración de datos desde el principio, también tendrá más tiempo para abordar cualquier problema imprevisto.
Dedique tiempo a analizar sus datos -de toda la empresa- y cómo se asignan al nuevo sistema. Utilice esta etapa como una oportunidad para estudiar cómo cada una de las funciones de su empresa utiliza los datos para tomar decisiones empresariales. Esto puede generar usos alternativos de los datos o ayudar a definir sus procesos cuando se trata de la migración en sí.
Asigne claramente la responsabilidad de quién es el propietario de qué datos. Por ejemplo, alguien debería ser responsable de los datos que se archivarán y deberá cumplir con las regulaciones nacionales o de la industria. Todas las empresas deberán haber designado un oficial de protección de datos según el RGPD, por lo que esta persona deberá supervisar el cumplimiento del RGPD.
No es necesario migrar todos sus datos a su nuevo sistema. Sea selectivo con lo que conserva, lo que descarta y lo que archiva. Mover todo podría incluso ser perjudicial para el rendimiento del sistema, ralentizándolo o dificultando que los usuarios encuentren lo que buscan. Si el acceso a algunos datos se realiza con poca frecuencia, o nunca, entonces vale la pena considerar mantenerlos en un sistema separado, en lugar de migrarlos a su nuevo ERP.
A continuación, se incluyen algunos consejos sobre las pruebas que le ayudarán a garantizar que la migración de datos sea exitosa.
Como mínimo, un ERP nuevo necesita los datos maestros activos para operar desde el primer día: plan de cuentas, clientes y proveedores vigentes, inventario actual con valoración, empleados y condiciones contractuales activas. El histórico de transacciones es el mayor volumen y el que más debate genera: lo habitual es migrar entre 2 y 3 ejercicios completos al nuevo sistema para mantener comparativas y cumplimiento fiscal, y archivar el resto en un sistema de solo lectura. Datos como presupuestos caducados, contactos inactivos de hace años o transacciones de sistemas que ya no existen raramente justifican el coste y complejidad de migrarlos.
Lo recomendable es realizar al menos tres migraciones de prueba antes del arranque definitivo. La primera, con un subconjunto pequeño de datos representativos, sirve para detectar problemas de formato y mapeo. La segunda, con el volumen completo, permite validar tiempos de carga y comportamiento del sistema con datos reales. La tercera es un ensayo general que simula el arranque real en condiciones lo más cercanas posible a producción, incluyendo las validaciones funcionales de cada departamento. Empresas que solo hacen una migración de prueba al final del proyecto son las que más frecuentemente retrasan su fecha de arranque.
Una migración de datos ERP implica mover datos personales de clientes, empleados y proveedores entre sistemas, lo que bajo el RGPD requiere garantizar que el tratamiento de esos datos sigue siendo lícito durante todo el proceso. En la práctica esto significa documentar qué datos se transfieren, quién tiene acceso durante la migración, cómo se protegen en tránsito y qué ocurre con los datos en el sistema origen una vez completada la migración. El responsable de protección de datos de la empresa debe estar involucrado desde la fase de planificación, no como validación final. Si el partner de implementación accede a datos personales durante la migración, debe existir un contrato de encargado de tratamiento que lo regule.
La calidad de los datos de origen es el factor que más frecuentemente subestiman las empresas al planificar una migración. El proceso de limpieza incluye identificar y eliminar duplicados, normalizar formatos inconsistentes como nombres de empresa escritos de formas distintas en diferentes sistemas, completar campos obligatorios que el nuevo ERP requiere y que el sistema origen no exigía, y resolver conflictos entre los datos que tienen distintos departamentos para un mismo registro. Esta fase requiere que los propietarios de datos de cada departamento dediquen tiempo real al proyecto, no solo el equipo de IT, porque son ellos quienes conocen qué dato es correcto cuando hay discrepancias.
Todo proyecto de migración ERP debería tener definido un plan de rollback antes del arranque, aunque nunca se use. Este plan debe especificar hasta qué momento es posible revertir al sistema anterior, qué transacciones realizadas en el nuevo sistema durante el periodo de pruebas necesitarían reconciliarse, y quién tiene autoridad para tomar la decisión de revertir. Arrancar sin este plan no significa que el proyecto vaya mejor, sino que si algo falla no habrá tiempo para pensar con calma. En la práctica, la mayoría de los arranques tienen incidencias menores que se resuelven sin necesidad de rollback, pero tener el plan definido cambia radicalmente la gestión del estrés del equipo en ese momento crítico.
Plataformas como NetSuite ERP permiten simplificar la importación y validación de datos gracias a herramientas avanzadas de carga, automatización y control de calidad. La migración de datos es solo una parte del proceso de implementación de un ERP. Si está planteándose actualizar su sistema ERP, NoBlue tiene a su disposición una amplia gama de servicios profesionales NetSuite para ayudarle en el proceso. Reserve una cita o contáctenos hoy sin compromiso.
Podemos asesorarle sobre la mejor manera de planificar su migración de datos, así como ayudarle a configurar y personalizar su sistema ERP para que se adapte a su negocio.
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