Consejos y Prácticas Líder para un Plan de Migración de Datos ERP Robusto

En nuestro artículo «RETOS DE LA MIGRACIÓN DE DATOS ERP«, señalamos los puntos a tener en cuenta para migrar datos al ERP. En esta ocasión comentaremos algunas prácticas líder y daremos consejos para ayudarle a afrontar esos retos.

Estrategia y Planificación de la Migración de Datos

Tener un plan sólido es la mejor manera de garantizar que su proyecto de migración de datos ERP tenga éxito.
Siga estos cuatro pasos en el proceso. De ese modo evitará las complicaciones que pueden surgir.

1. Constituya un equipo para la migración de datos

Es importante que haya miembros de su organización supervisando el proyecto. Debe incluir al personal que trabaja en la implementación de su ERP, así como a otros miembros de la empresa. Trate de involucrar a personas propietarias de los datos de todos los departamentos que vayan a migrar información, de modo que se consideren sus aportaciones. Probablemente desee incluir representantes de: finanzas y contabilidad, ventas, marketing, recursos humanos y otros equipos operativos, como almacén, compras, producción o servicios profesionales.

2. Audite y mapee los datos

El siguiente paso de la migración al ERP es analizar y mapear los datos. Su equipo debe verificar qué datos tiene, dónde están y en qué formato. Si hay problemas de coherencia y normalización, deberán determinar la mejor manera de resolverlos, acordando un formato común que la organización usará en el nuevo sistema.

Una vez que los datos están normalizados, deben asignarse a la estructura de la base de datos del ERP. También puede ser necesario convertirlo a un formato que comprenda su nuevo ERP. Esto permitirá que sus datos se importen al ERP sin ningún problema. El equipo de consultores que está realizando la migración le indicará qué formato y cómo estructurarlos.

3. Seleccione los datos que quiere conservar

En muchas empresas, hay información redundante u obsoleta. Es posible que tenga datos sobre clientes o proveedores que ya no existen. Es posible que no sea necesario conservar el histórico de transacciones superiores a 5 años. El equipo debe decidir qué datos son superfluos o innecesarios y descartarlos o eliminarlos. Si sus propias políticas dictan que se mantenga todo, es posible que prefiera archivarlo, en lugar de migrarlo al nuevo sistema.

4. Migre y verifique los datos

Finalmente, es hora de migrar los datos. La empresa de servicios profesionales que está implementando el sistema puede hacerlo por usted. Algunos sistemas tendrán herramientas de importación que lo gestionarán por usted. Validar la integridad de sus datos antes de que el sistema entre en funcionamiento es fundamental. Verifique que se haya importado correctamente y en su totalidad, para todas las unidades de negocio, y que los datos se vean y se comporten como se esperaba. Ejecute pruebas que verifiquen el rendimiento de los datos para evaluar si todo funciona según lo planeado.

Prácticas Líder en la Migración de Datos ERP

Algunas de las prácticas líder a la hora de migrar datos al ERP son:

1. Priorice la migración

La migración de datos debe considerarse una prioridad. Es vital para la organización que los datos no se pierdan, corrompan o pongan en peligro de ninguna manera. Migrar correctamente puede ser un proceso complicado y lento que no debe subestimarse. Dedique tiempo al proceso como parte de su plan de implementación de ERP y asegúrese de asignar suficientes recursos al proyecto para que no retrase la implementación de su nueva solución de ERP. Si aborda los aspectos de la migración de datos desde el principio, también tendrá más tiempo para abordar cualquier problema imprevisto.

2. Considere todos los usos de los datos

Dedique tiempo a analizar sus datos -de toda la empresa- y cómo se asignan al nuevo sistema. Utilice esta etapa como una oportunidad para estudiar cómo cada una de las funciones de su empresa utiliza los datos para tomar decisiones empresariales. Esto puede generar usos alternativos de los datos o ayudar a definir sus procesos cuando se trata de la migración en sí.

3. Nombre un responsable de la gestión de datos

Asigne claramente la responsabilidad de quién es el propietario de qué datos. Por ejemplo, alguien debería ser responsable de los datos que se archivarán y deberá cumplir con las regulaciones nacionales o de la industria. Todas las empresas deberán haber designado un oficial de protección de datos según el RGPD, por lo que esta persona deberá supervisar el cumplimiento del RGPD.

4. No intente migrarlo todo

No es necesario migrar todos sus datos a su nuevo sistema. Sea selectivo con lo que conserva, lo que descarta y lo que archiva. Mover todo podría incluso ser perjudicial para el rendimiento del sistema, ralentizándolo o dificultando que los usuarios encuentren lo que buscan. Si el acceso a algunos datos se realiza con poca frecuencia, o nunca, entonces vale la pena considerar mantenerlos en un sistema separado, en lugar de migrarlos a su nuevo ERP.

Consejos Clave para el Test Migración de Datos ERP

A continuación, se incluyen algunos consejos sobre las pruebas que le ayudarán a garantizar que la migración de datos sea exitosa.

1. Realice pruebas iniciales pequeñas. Comience a probar una pequeña muestra de sus datos migrados desde el principio, para detectar problemas lo antes posible. Puede ir ampliando gradualmente sus pruebas a lo largo de la implementación.
2. Seleccione inicialmente algunos datos habituales para pedidos y clientes y pruébelos. Amplíe después, probando datos de toda su empresa, para todas las áreas y usos.
3. Configure una lista de verificación detallada de pruebas -escenarios funcionales- que reflejen los procesos diarios que llevará a cabo su personal. Siga esa lista para evaluar que cada procedimiento y acción funciona como usted desea y que los datos se comportan como estaba previsto.

¿Necesita Ayuda?

La migración de datos es solo una parte del proceso de implementación de un ERP. Si está planteándose actualizar su sistema ERP, NoBlue tiene a su disposición una amplia gama de servicios profesionales NetSuite para ayudarle en el proceso. Reserve una cita o contáctenos hoy sin compromiso. Podemos asesorarle sobre la mejor manera de planificar su migración de datos, así como ayudarle a configurar y personalizar su sistema ERP para que se adapte a su negocio.