¡Prepara la vuelta del verano, actualiza tu software de gestión!
A medida que una empresa madura y su negocio crece, también lo hace el número de procesos necesarios para su gestión en el día a día, así como la información que se genera, o dicho de otra forma: el «papeleo». Y lo que en un principio podíamos controlar con una hoja de cálculo, ahora se ha convertido en una larga serie de datos que es necesario analizar, sobre todo si queremos reducir costes y tiempo de gestión.
Los dos escenarios más comunes en las empresas son: las que ya utilizan un software de gestión pero que no soluciona sus necesidades; y las que aún no utilizar ningún sistema de gestión empresarial y utilizan solo herramientas más básicas como el Excel, o incluso que lo sigue gestionando todo en papel.
Un sistema de gestión es una parte muy importante en el desarrollo de una empresa ya que es capaz de presentar el estado de cualquier aspecto de un negocio en base a los datos que recopila, por lo que esos datos deben adquirirse de una forma consistente, y las decisiones que tomemos hay que plantearlas sobre los que sean clave, diferenciando los que no lo son.
Por ejemplo, si hablamos de una cadena de tiendas, el mejor programa de gestión no será capaz de controlar el inventario si en algunas se emplea el sistema de registro conectado al programa pero en otras se hace «a mano».
Y en cuanto a los informes y análisis de datos, también habrá que fijarse en áreas distintas según si los gastos principales de nuestro negocio se destinan a materiales respecto de si lo hacen a la mano de obra; en el primer contexto podríamos centrarnos en la información sobre las mermas o los desperdicios, mientras que en el segundo serían más relevantes los datos sobre turnos o rendimiento laboral.
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Seguir manejando los datos, registros, calendarios… con herramientas simples como hojas de cálculo e incluso en papel puede parecer sencillo porque es a lo que “estás acostumbrado” , pero su propia simplicidad conlleva muchas limitaciones.
La principal limitación que tiene es lo complicado que resulta el uso compartido dentro de una empresa. Como trasvasar la información tampoco suele ser una tarea que se pueda automatizar fácilmente, a medida que la organización crece y genera más datos, también lo hace la posibilidad de errores. De hecho, se calcula que la probabilidad de que una tabla contenga algún valor erróneo es del 90% cuando tiene más de 150 filas. También es conocido el caso de JPMorgan, que en 2012 sufrió pérdidas de más de 6.000 millones de dólares a causa de un fallo en una hoja de Excel tras «copiar y pegar a mano una serie de datos de un documento a otro».
En comparación con por ejemplo una hoja de cálculo, un programa de gestión para empresas –como pueda ser un ERP– habilita el seguimiento de la información en tiempo real, la búsqueda de datos y la comunicación entre áreas o empleados, evitando duplicidades y errores.
También permite analizar esta información, aportándonos claves para mejorar la eficiencia en cualquier área, desde el departamento financiero, con datos de facturación y contabilidad; hasta en el departamento de recursos humanos, mediante comparativas de rendimiento y costes. Unos conocimientos que nos permiten saber, por ejemplo, si los recursos del negocio se están destinando de la manera adecuada en el momento preciso, o de una forma más concreta, qué artículo a la venta es el más vendido y cuál realmente el más rentable.
Un software digital facilita el acceso a toda esta información a todos los miembros de la empresa. Además, incorporan un sistema de alertas, que manda determinados avisos cuando se produce alguna actualización de interés o que requiera una revisión por parte de los mismos. Todos los responsables de cualquier área tendrán la información más reciente siempre disponible.
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Tan importante es saber qué puede hacer un programa de gestión por nuestra empresa como averiguar qué es lo que nos hace falta. Es habitual que, cuando empleamos los mismos métodos y sistemas durante años, perdamos cierta perspectiva; que no nos planteemos un cambio porque «ya decidimos hacerlo así». Por eso el primer paso consiste en revisar nuevamente nuestros procesos internos, evaluar qué información se está recopilando, cuál es trascendente y cuál nos interesaría conocer.
Después vendría una fase de preparación, en la que hay que decidir si nos conviene hacer un cambio completo y rápido o si, por el contrario, es preferible afrontarlo gradualmente. También habría que implicar a todo el equipo, tanto aquellos miembros que intervendrán directamente en el cambio, como los usuarios finales. Si atendemos a sus opiniones y prevemos un plan de formación, podremos evitar problemas más adelante.
Por último, debemos asesorarnos sobre qué herramienta de gestión es la más adecuada para nuestro caso, ya que hay soluciones más genéricas y otras adaptadas a modelos de negocio de sectores particulares. Algunas nos aportarán más opciones de las que necesitamos, y con otras será posible ampliar sus utilidades cuando nos hagan falta.
En definitiva, optar por la digitalización de la empresa y/o la mejora de los software de gestión que utiliza puede parecer complejo en un principio pero la realidad es que los beneficios que esto aporta se notan casi de inmediato y acostumbrarse a esta nueva forma de gestión es muy sencilla además de beneficiosa en tiempo y coste.
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