Software ERP: Características, Beneficios y Razones por las que debería usarlo

Características, Beneficios y Razones por las que Debería Usar un ERP

Para que una empresa aproveche las oportunidades del mercado, su información debe ser coherente, precisa, actualizada en tiempo real y procesable. A medida que las empresas crecen y las operaciones se vuelven más complejas, los ejecutivos a menudo descubren que están operando con información en la que no pueden confiar, que no pueden usar de manera efectiva o ambas cosas. Entender lo que realmente está sucediendo en sus negocios requiere mucho tiempo y la toma de decisiones es engorrosa y basada en información poco fiable o desactualizada. Los procesos que deberían ser simples no lo son. Todos ellos son factores que llevan a muchas empresas a considerar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Pero, ¿Cómo evaluar y comprar un sistema ERP?

Qué es un ERP

La mayoría de los beneficios potenciales encajan en tres categorías: ahorros de costos directos e indirectos, oportunidades para aumentar los ingresos y una mayor efectividad comercial.

Razones principales para comprar ERP

Las empresas a menudo eligen ERP porque:

1. Sus sistemas actuales no les permiten gestionar y controlar sus procesos de una manera simple, o no tienen capacidad para gestionarlos. Piense por ejemplo en un software contable que no pueda manejar la contabilidad de sus filiales o que no esté conectada al inventario de la empresa.
2. El crecimiento de la empresa hace que sea necesario contar con un sistema que reduzca el trabajo manual, de modo que los miembros del equipo puedan dedicar menos tiempo a tareas rutinarias, por ejemplo, conocer el flujo de caja o envejecimiento de la deuda y se dediquen a tareas más productivas.

3 Principales Beneficios de un ERP

1. Ahorro de costes directos e indirectos. Los sistemas ERP ahorran costos de múltiples formas. Por ejemplo, ayudan a simplificar y automatizar procesos empresariales complejos, ahorrando horas dedicadas al trabajo manual. También eliminan procesos que no agregan valor e integran funciones entre los diferentes departamentos, de modo que los empleados están mejor informados y reaccionan más rápido.

Al estandarizar procesos repetibles, pueden ayudar a mejorar la calidad y reducir el desperdicio. Al unificar muchos sistemas de software en uno, se reduce el número de proveedores tecnológicos, generalmente ahorra costes de licencia y mantenimiento, elimina la necesidad de integrar sistemas dispares, facilita la gestión de las aplicaciones y reduce la necesidad de formar al personal en los diversos sistemas.

La selección de un sistema ERP tipo software como servicio (SaaS) basado en la nube, donde el proveedor de ERP administra la infraestructura, el rendimiento, el tiempo de actividad, la seguridad y las actualizaciones, reduce aún más las responsabilidades de IT.

2. Oportunidad de incrementar los ingresos. Los sistemas ERP pueden impulsar las ventas al asegurar el nivel adecuado de inventario para satisfacer la demanda de los clientes y fidelizarlos a través de un servicio al cliente mejorado. El ERP permite a su equipo dar respuestas más ágiles a las consultas de sus clientes, mejorar el ratio de precisión en los pedidos y entrega en tiempo, e incorporar más opciones, como el autoservicio para que los clientes puedan comprar y consultar su historial cuando deseen.

Además, al tener una base de datos centralizada para toda la información, un sistema ERP ayuda a la empresa a identificar sus productos más rentables, mejorar el flujo de caja y pronosticar la demanda.

3. Mayor eficiencia empresarial. Los sistemas ERP actuales mejoran la eficacia empresarial al promover una colaboración más fácil y rápida, introducir las mejores prácticas y la automatización en los procesos y proporcionando datos en tiempo real sobre el rendimiento de todos los equipos de la empresa. Ayudan a los gestores a identificar tendencias y oportunidades emergentes y respaldan la toma de decisiones informadas, tanto estratégicas como tácticas. Trabajando con un software ERP, los equipos comparten los mismos datos, en lugar de integrar datos de múltiples fuentes – con diferente antigüedad y nivel de precisión-. Una vez implementados, los sistemas ERP ofrecen también una plataforma para el crecimiento y el cambio, ayudándole a crear nuevas ofertas o acceder a nuevos mercados de manera más rápida y sencilla.

Características Comunes

Muchos sistemas ERP son modulares, de modo que su proyecto puede comenzar con la funcionalidad clave e ir añadiendo módulos específicos de su sector o su negocio para ampliar su capacidad de gestión.

Además de gestionar la información desde una base de datos integrada, la mayoría de los sistemas ERP ofrecen herramientas para la contabilidad, la planificación financiera, el control de la cadena de suministro y compras, la gestión de la producción, la gestión de las relaciones con los clientes, gestión y envío de pedidos, etc. Las ofertas más sólidas incluyen comercio electrónico, automatización de servicios profesionales y gestión de recursos humanos. Los sistemas ERP también pueden incluir capacidades de análisis e inteligencia empresarial, integración y automatización del flujo de trabajo y paneles de control para que los administradores tengan un acceso y un control más fáciles.

Cómo Elegir un ERP

Como con cualquier decisión empresarial importante, comience por definir sus objetivos y expectativas. Seleccione a los usuarios clave que mejor conocen la empresa y sus procesos y que más beneficio obtendrán de una implementación de éxito -o que más perderán si hay problemas-. Una vez que tenga el equipo interno definido para la implementación del ERP, identifique el software que mejor se ajusta a su negocio.

Si está en la fase inicial, puede comenzar preparando un documento con una solicitud de información para enviar a los proveedores de ERP incluyendo los objetivos que pretende lograr y los requisitos que debe cubrir la solución ERP. El documento puede incluir:

1. Introducción al proyecto
2. Confidencialidad
3. Situación actual y esperada (antecedentes)
4. Alcance del Proyecto
   • Alcance geográfico
   • Alcance funcional
   • Alcance organizativo
   • Integraciones
   • Fases del proyecto
5. Requisitos funcionales de alto nivel
   • Requisitos Técnicos / IT (integraciones con otras soluciones, tipo de software…)
   • Idoneidad de la solución software ERP propuesta
   • Ventas/CRM
   • Marketing
   • Gestión Cadena Suministro/Compras
   • Planificación Producción
   • Proyectos
   • Servicio Posventa / Reparaciones / Agentes de campo
   • Trazabilidad – Producción y calidad
   • Trazabilidad – Gestión de materiales
   • Atención al Cliente – Garantías
   • Contabilidad y transacciones intercompany
   • Fiscalidad Local
   • Planificación y Presupuestos Financieros
   • BI e Informes
6. Requisitos de seguridad. Información
   • Arquitectura
   • Seguridad
   • Usuarios
   • Actualizaciones
   • Movilidad
7. Instrucciones para cumplimentar el documento
   • Forma de envío y fecha
   • Criterios de decisión
   • Proceso de selección
   • Detalles de Contacto
8. Solución Propuesta
   • Resumen de la solución propuesta
   • Enfoque de implementación propuesto
9. Información del Proveedor de servicios ERP
   • Información geográfica – oficina principal y otras sedes
   • Contacto
   • Información financiera
   • Capacidad para dar soporte a proyectos internacionales
   • Soporte
   • Referencias
10. Presupuesto orientativo
    • Licencia y suscripciones
    • Mantenimiento
    • Implantación
11. Información del proveedor de servicios ERP

Algunas empresas utilizan servicios de consultores externos para ayudar a evaluar las opciones. Para poder hacer una licitación -tender- y que las opciones presentadas sean comparables, es recomendable que los proveedores de ERP se ajusten al formato enviado por la empresa con el detalle de sus requerimientos, marcando aquellos que cumplen y dando información lo más detallada posible a fin de poder cotizar más adelante.

A medida que reduce sus potenciales proveedores de ERP, querrá crear una lista de verificación de implementación de ERP(link) y hacer preguntas detalladas y específicas sobre soporte técnico, resolución de problemas y costos. Por ejemplo:

• Tiempos. ¿Cuánto tiempo llevará la implementación? ¿Qué calendario tienen las actividades? ¿Qué recursos tendré que asignar, cuándo y en cuánto se estima el esfuerzo en horas/semana? ¿Cómo se minimizan las interrupciones operativas y cuándo podrían ocurrir?
• Personalización. ¿Cuánto se puede personalizar el sistema según mis necesidades? ¿Dónde son realmente necesarias las personalizaciones y dónde puedo usar módulos, informes u otros recursos específicos de mi sector y pre-existentes en el software? ¿El software ERP pre-seleccionado, comprende la singularidad de mis procesos y requisitos? ¿Entiendo qué procesos y requisitos podrían no ser tan diferentes de los estándar del sector?
• Gestión de proyectos. ¿Cómo gestionará el proveedor mi proyecto? ¿Tendré un único interlocutor con experiencia? ¿Qué miembros de mi equipo participarán en la implementación? ¿Cómo me ayudará el proveedor a realizar un seguimiento del progreso? ¿A quién llamo si hay un problema? ¿Qué velocidad de respuesta tendrán?
• Usabilidad. La adopción por parte del usuario es una pieza fundamental para la implementación exitosa de un ERP. Determine cómo de intuitiva y fácil de usar es la aplicación en los diferentes roles/funciones.
• Costes de suscripción. En un ERP SaaS – por suscripción-, ¿cómo se estructuran los costes? ¿Qué costes son por adelantado, cuáles mensuales y cómo contempla el contrato la gestión de los cambios -por ejemplo, aumentos en el número de usuarios o un módulo adicional-?
• Costos del proyecto. ¿Mi implementación podría generar costos adicionales? ¿Dónde han surgido costes adicionales en proyectos de otros clientes? En el alcance del proyecto, ¿Qué debo tener especial cuidado en comprender?
• Migración de datos. ¿Qué debo saber sobre la migración de mis datos existentes? ¿Estoy alineado con mi proveedor de ERP para evaluar las complejidades de migrar desde sistemas heredados, limpiar datos, eliminar datos redundantes u obsoletos, etc.?
• Actualizaciones y mantenimiento. ¿Cómo podré hacer cambios en el sistema ERP después de la implementación? ¿Cuál es el proceso para agregar nuevas funciones, cambiar la cantidad de usuarios, personalizar nuevos informes u otros cambios? ¿Qué cambios puedo hacer, por ejemplo, crear nuevos informes y consultas? ¿Qué actividades requerirán la ayuda del proveedor o de un consultor o programador especializado?
• Flexibilidad de la plataforma. ¿Ofrece el proveedor herramientas de programación para personalizar el sistema? ¿Existe una comunidad que ofrezca aplicaciones complementarias por departamento o sector, o integraciones predefinidas con otras aplicaciones?
• Formación. ¿Qué tipo de formación ofrecen? ¿Presencial o a distancia? ¿Es gratuíta? Si no, ¿Cuánto cuesta?¿Con qué frecuencia se actualizan y amplían?

Exija una demostración técnica completa, dando la oportunidad a su equipo para explorar la experiencia del usuario, y visualice cómo sería trabajar con este software.

Asegúrese de solicitar referencias de empresas similares a la suya que hayan implementado el mismo software y tómese el tiempo para verificar esas referencias a fondo. Pregunte si tuvieron problemas durante la implementación y cómo se resolvieron, si la comunicación fue ágil, con un único interlocutor; qué tal funciona el software y cómo la experiencia del usuario ayuda o dificulta la productividad. Consúlteles si su equipo adoptó rápidamente el nuevo entorno -o si buscaron soluciones alternativas fuera de él-, cómo fue trabajar con este proveedor de ERP, cuánto tiempo tardó en comenzar a ver el valor, dónde se encuentran ahora y cuáles serán su próximos pasos.

En NoBlue, brindamos soluciones que se adaptan a las necesidades de nuestros clientes. Nos especializamos en comercializar, personalizar y dar servicio al software de NetSuite para proporcionarle una solución empresarial a medida. Somos una consultora NetSuite certificada de 5 Estrellas, con un equipo interno de consultores y desarrolladores certificados de NetSuite que han estado trabajando con el software durante más de una década.

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