Hemos hablado con anterioridad de los 8 pasos de la implementación ERP que cualquier empresa debería seguir al trabajar con una empresa de ERP especializada. Pero hay 3 factores críticos a los que se debe prestar atención si quiere asegurar que su implementación ERP sea un éxito.
El punto de partida de cualquier Proyecto es que su nuevo software sea capaz de solucionar sus necesidades o funcionalidades que el actual no cubre.
Si no sabe de dónde parte, no podrá fijar objetivos claros ni basarse en ellos para crear un alcance de proyecto bien definido.
Las necesidades no cubiertas impiden a la empresa funcionar de forma óptima. Pero identificar esas lagunas no siempre es tan evidente, y descubrirlas requiere un análisis profundo del negocio.
La fase de descubrimiento implica hablar con los dueños de los procesos de modo que sepamos qué necesitan. Involucre a todo el personal que usará el software -no solo el departamento financiero e IT. Los sistemas afectan también al departamento de compras, almacén, ventas, marketing, atención al cliente, entre otros. Puede ser necesario definir o reevaluar los procesos empresariales de estos departamentos.
Con la asistencia de un equipo transversal, puede descubrir qué es lo que está limitando su negocio y construir objetivos y planes para que el nuevo software resuelva estos problemas.
Hay muchos aspectos a considerar al elegir la consultoría que llevará a cabo la implementación. Aparte de elegir una que tenga experiencia en el software elegido, es importante que posea una sólida experiencia en el sector.
Cada una tiene una forma particular de gestionar su negocio. La forma de gestionar los procesos internos, el personal, los proveedores y clientes, todo ello la hace única. Pero hay aspectos del negocio que pueden ser similares, por lo que la experiencia de la consultoría será clave, tanto para el asesoramiento como para la correcta configuración.
Si elige una consultoría de implementación que nunca haya trabajado con su sector, tendrá que dedicar gran parte del tiempo a aprender cómo funciona su sector y qué tiene que hacer. Por no hablar de cómo son los procesos, regulaciones y requerimientos legales, qué tipo de clientes y proveedores hay, y más.
Una consultoría con experiencia no solo conocerá de antemano todo lo mencionado, sino que también le pueden aportar recomendaciones basadas en experiencias anteriores. Añadirán valor a su proyecto al aplicar los conocimientos previos adquiridos en otros proyectos similares al suyo.
Lo vemos con nuestros clientes. Por ejemplo, clientes del sector de comercio mayorista y distribución a los que hemos asesorado en la optimización de su estrategia de preparación de pedidos. O clientes del sector servicios, recomendando prácticas líderes utilizadas en la industria al implantar un ERP para empresas de servicios, especialmente en la configuración y previsión de costes de proyecto.
Revise los casos de éxito y testimonios de las empresas preseleccionadas de modo que pueda identificar sus sectores de experiencia y, por tanto, quién está mejor posicionado para ayudarle en su proyecto.
Un buen implementador le ayudará a sacar el máximo rendimiento de su software.
Conocen el Sistema de arriba abajo y saben cómo optimizarlo y afinarlo para optimizar su rendimiento.
Pueden proporcionarle su experiencia en el diseño de requerimientos y planificando las etapas. Incluso afinar sus procesos empresariales internos. Perpetuar una mala práctica o proceso ineficiente solo por el hecho de que siempre se ha hecho así es ineficiente para la empresa.
Su equipo de consultoría es también un gran apoyo en aspectos de configuración e implementación. Entienden, por ejemplo, los retos que supone la migración de datos ERP y serán capaces de asesorarle en las mejores prácticas para un plan de migración de datos consistente.
Incluso después -o durante- de que la implementación esté complete, hay oportunidades para maximizar el uso del software. Sus consultores pueden formar al equipo en el uso del Sistema, ayudándoles a adquirir experiencia más rápidamente y permitiéndole obtener antes el retorno de la inversión realizada.
Y no menos importante es el soporte continuo que la consultoría de implantación puede darle, de modo que esté siempre al día de las actualizaciones que se realizan en el Sistema, pueda llevar a cabo cambios y mejoras, desarrollar nuevas funcionalidades y, en definitiva, hacer que el sistema rinda al 100%.
Contáctenos o reserve una cita para hablar sin compromiso con un consultor certificado que puede ayudarle a sacar el máximo de su software NetSuite ERP y ayudarle a planificar una implementación ERP de éxito. Y no olvide echar un vistazo a los sectores de experiencia de NoBlue y Casos de Éxito.
Un proyecto ERP que se desvía del plan puede tener consecuencias operativas serias: retrasos en el arranque, datos inconsistentes en el sistema nuevo, pérdida de productividad durante la transición y sobrecostes que en algunos casos duplican el presupuesto inicial. La causa más frecuente no es técnica sino organizativa: objetivos mal definidos al inicio, falta de implicación de los usuarios clave o un alcance que crece sin control durante el proyecto. Contar con un partner que haya gestionado proyectos similares en tu sector reduce significativamente este riesgo, porque los problemas habituales ya están identificados y tienen solución antes de que aparezcan.
El retorno de la inversión de un ERP rara vez es inmediato. Los primeros beneficios tangibles suelen aparecer entre 3 y 6 meses después del arranque, cuando el equipo ya tiene fluidez con el sistema y los procesos automatizados empiezan a liberar tiempo real. Los beneficios estratégicos, como la mejora en la toma de decisiones o la reducción del ciclo de cierre financiero, se consolidan entre los 6 y 18 meses. Acelerar ese retorno depende en gran medida de la calidad de la formación inicial y del soporte continuo durante los primeros meses de operación.
Las señales más claras de que una empresa necesita un ERP son acumulación de hojas de cálculo para consolidar información entre departamentos, cierres financieros que tardan más de una semana, incapacidad de conocer el estado del inventario o los proyectos en tiempo real, y procesos manuales que generan errores recurrentes. La preparación interna se mide por otros factores: disponibilidad de un equipo de proyecto con poder de decisión, claridad sobre los procesos actuales y voluntad de la dirección de liderar el cambio organizativo que acompaña a cualquier implementación ERP.
Un contrato de implementación ERP bien estructurado debe definir con precisión el alcance funcional del proyecto, los módulos incluidos, los hitos y entregables con fechas concretas, la metodología de migración de datos, el número de horas de formación incluidas y las condiciones del soporte post-arranque. Los aspectos que más frecuentemente generan disputas son los que quedan ambiguos: qué se considera una personalización fuera de alcance, quién es responsable de la calidad de los datos a migrar y qué ocurre si el proyecto se extiende más allá del plazo previsto. Revisar los casos de éxito y referencias del partner antes de firmar es una forma directa de validar que cumple lo que promete.
No. Una implementación ERP bien gestionada se diseña para minimizar la interrupción operativa. Lo habitual es trabajar en paralelo durante un periodo definido, donde el sistema antiguo sigue operativo mientras el nuevo se configura, prueba y valida. El arranque en producción se planifica en una fecha de corte acordada, normalmente coincidiendo con el inicio de un periodo contable. Lo que sí requiere dedicación real del equipo interno durante el proyecto son las fases de definición de requerimientos, validación de datos y formación, que no pueden delegarse completamente en la consultora.
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